С задачей поиска необходимых документов связано 30% перемещений сотрудников по офису. Этот процесс в итоге занимает примерно один месяц в год, при этом безвозвратно теряются 15% бумажных документов. Согласование бумаг занимает 60-70% рабочего времени, в связи с этим до трети поставленных задач не исполняются вообще. Эти проблемы можно решить благодаря грамотной организации бумажных технологий управления, а именно – внедрению программного обеспечения для создания электронного документооборота.
Задачи программного обеспечения
1. Работа с регистрационной карточкой
Регистрация документов. Эта функция является базовым процессом. ПО, позволяющее организовать электронный документооборот, дает возможность заполнять реквизиты документов, присоединять файлы различных типов и в дальнейшем модифицировать их.
Дизайнер форм карточек. В ПО можно настраивать как сам набор реквизитов, так и их размещение в необходимом порядке в регистрационной карточки.
Номенклатура дел. Программа, обеспечивающая документооборот, поддерживает стандартную номенклатуру и другие потоки документов, установленных пользователем.
Составные документы. Благодаря данной функции возможна поддержка ряда выделенных файлов (частей) в одном документе и установление логических связей с другими объектами документооборота в программе.
Справочники и словари. ПО позволяет добавлять и редактировать пользовательские данные для ускорения ввода в поля регистрационной карточки.
2. Контроль исполнительской дисциплины
Автоматическое уведомление. Система электронного документооборота периодически или разово напоминает исполнителю и контролеру о текущем либо просроченном задании.
Сроки поручений. ПО позволяет задавать временный, точный и бессрочный график решения контрольных поручений по документу.
Протокол обработки. ПО, отвечающее за документооборот, предоставляет информацию о том, каким изменениям был подвергнут документ и на каком участке он находится.
Задание маршрута. Программа документооборота позволяет выбрать очередность и относительный порядок прохождения документов по инстанциям.
3. Поиск документа
Реквизитный поиск. Программа документооборота позволяет задавать точные или частичные значения одного либо нескольких известных реквизитов, набор и промежуток значений, номенклатуру, обеспечивает конкретный поиск и выдачу списка результатов.
Поиск по форме. Система, обеспечивающая электронный документооборот, задает значение реквизитов непосредственно по форме, которая соответствует регистрационной карточке по определенной номенклатуре дел.
Полнотекстовый поиск. ПО позволяет осуществлять индексацию и дальнейший поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.
Учет морфологии. После введения запроса и при индексации ПО приводит все слова к стандартному виду, что расширяет возможности поисковой системы.
4. Ввод документов
Средства просмотра. В системе имеются встроенные средства для просмотра и печати присоединенного файла и его экспорта во внешние приложения-обработчики.
Распознавание. ПО для организации документооборота позволяет распознать текстовую информацию по отсканированному графическому образу и затем присоединить ее к электронному документу.
Сканирование. Система переводит отсканированный бумажный документ в цифровые графические образы и далее присоединяет их к документу.
5. Вывод документов
Редактор отчетов. ПО для управления документооборотом позволяет делать запросы на выбор информации из базы данных и создавать формы вывода новых документов, соответствующих этому запросу.
Генерация отчетов. Система электронного документооборота обеспечивает создание выходных документов в виде журнала регистрации, отчета по исполнительской дисциплине и других форм.
Средства просмотра и печати отчетов. В ПО имеются встроенные средства для просмотра и печати выходного документа и функция его экспорта во внешние приложения-обработчики с возможностью последующего редактирования.
6. Организация защищенного документооборота в сети
Веб-доступ. ПО организует защищенный доступ к текущим данным по движению документа и к самим документам через интернет с помощью обычного браузера.
Поддержка ЭПЦ. Система электронного документооборота позволяет согласовывать и визировать документ личной цифровой подписью руководителя.
Шифрование. ПО, организующее документооборот, дает возможность хранить и передавать документы и информацию о поручениях в зашифрованном виде.
Разграничение прав доступа. Система электронного документооборота позволяет задавать права на модификацию/чтение для выбранной номенклатуры дел и для каждого из документов.
Lotus Notes
Lotus Notes продвигается в России как эффективное и зарекомендовавшее себя программное обеспечение документооборота. На момент создания пакет Lotus Notes, выпущенный в 1980-х годах, в принципе не имел аналогов. На протяжении долгого времени это было единственное программное обеспечение, которое реально позволяло быстро создать единое информационное пространство и систему корпоративных коммуникаций компании.
Преимущества Lotus Notes
Коллективная работа с документами
Главная особенность базы данных Lotus Notes – возможность хранения плохо структурированных больших документов и коллективная работа с ними. Коллективная работа позволяет одновременно нескольким пользователям править один и тот же документ или запись. Следовательно, программа документооборота поддерживает аппарат версий и возможность отслеживания изменений, которые были сделаны отдельными сотрудниками. Записи базы данных Lotus Notes могут включать произвольное количество реквизитов разных типов, настраиваемых пользователем. В базе ПО документы могут ссылаться друг на друга. В тексте можно кликнуть ссылку, и откроется документ, связанный с записью.
Синхронизация баз данных
Впервые в Lotus Notes, отвечающей за электронный документооборот, был реализован такой базовый механизм, как репликация. Это означает, что серверы Lotus Notes синхронизируют свои базы, обмениваясь документами в свободное от запросов время. Тем самым программное обеспечение позволяет работать в территориально распределенной среде при медленном канале связи, когда каждый пользователь работает со своим ближайшим сервером по быстрому каналу, а, например, ночью серверы синхронизируют базы.
Возможность разработки приложений
ПО предусматривает разработку специализированных приложений в среде Lotus Notes. Для этого в систему встроили язык программирования (Lotus script), который открывает доступ к API системы. Разработка приложений для Lotus Notes также ведется на традиционных Java & JavaScript, к которым тоже имеются библиотеки объектов для работы с API.
