В рамках деятельности коммерческих организаций и государственных учреждений документы являются универсальным носителем информации. Они используются в качестве инструмента управления и выполняют функцию обеспечения взаимодействия между внутренними и/или внешними контрагентами: отдельными сотрудниками, целыми подразделениями, клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Все задействованные в бизнес процессах сотрудники, как рядовые специалисты, так и топ-менеджеры, принимают участие в создании, обработке, хранении и распространении документов. Эффективность постановки и внедрения документооборота влияет на качество работы всего предприятия в целом.
Цели внедрения электронного документооборота
Существует более 20 вариантов определения понятия «документооборот». Наиболее точной и полной является формулировка, представляющая собой цикличное правило:
«записывать -> делать -> контролировать -> анализировать -> записывать».
Электронный документооборот (СЭД) позволяет обеспечить поддержку делопроизводства посредством внедрения компьютерных технологий. Регламентация и контроль процесса движения внешних и внутренних документов на предприятии основываются на работе информационных систем.
Основное назначение документооборота заключается в постановке работы с информацией, которая обрабатывается внутри и вне предприятия. Этот процесс включает в себя поиск, сбор, консолидацию, публикацию и использование знаний. Таким образом, высшей ценностью СЭД является систематизация информационных потоков. В качестве преимущества внедрения систем электронного документооборота на предприятии выделяют окупаемость знаний и/или информации – return on knowledge (ROK) и/или return on information (ROI). В перечень причин для перехода к СЭД входят следующие организационные цели.
Формирование единого информационного пространства. Создание единого пространства для хранения, обработки и многократного использования информации обеспечивает вовлеченность всех сотрудников организации в процесс коллективной работы. Функционал СЭД позволяет фиксировать и вести последовательный учет данных о том, какой именно сотрудник, сколько раз и какую информацию добавляет в общую базу. Информационное пространство программы исключают необходимость хранения документов на локальном компьютере. С помощью такой системы руководитель предприятия может отслеживать фактическую деятельность каждого работника.
Стандартизация работы с документами. Единый для всех сотрудников регламент устанавливает четкий порядок процедур, на основе которых обрабатывается электронный вариант документа. Стандартизация процессов позволяет обеспечить доступность, управляемость и защищенность информации. Технологии делопроизводства унифицируются и систематизируются, обретая единую форму исполнения. Благодаря стандартизации процессов обработки документов на предприятии создается возможность оповещения об их создании и изменении, а также производится своевременная автоматическая доставка ответственным лицам.
Документальное сопровождение бизнес процессов. Внедрение СЭД способствует созданию качественно новой системы управления на основе соблюдения электронных регламентов. Администрация компании определяет параметры процессов и применяет формальные методики для их описания. Электронное сопровождение бизнес процессов создает ряд конкурентных преимуществ:
- наличие четко определенного регламентированного комплекса действий с фиксацией изменяющихся в процессе их выполнения результатов;
- обеспечение немедленного информирования о нарушениях или несоответствиях в рамках деятельности компании;
- возможность своевременного внесения актуальных корректировок, способствующих повышению эффективности процессов.
Одновременно с этим решаются вопросы достоверности информации, которая содержится во входящей и исходящей документации, а также скорости ее передачи.
Повышение эффективности управления организацией. Цель достигается за счет обеспечения прозрачности процессов на предприятии. Перевод делопроизводства на «электронный режим» и строгий контроль соблюдения сотрудниками своих должностных обязанностей осуществляется на всех уровнях управления. Электронный документооборот обеспечивает эффективность накопления информационных ресурсов компании и доступа к ним персонала.
Упрощение процессов поиска и хранения документации. СЭД позволяет сократить циклы документооборота в организации, временные затраты на контроль выполнения функций. Облегчается процесс принятия управленческих решений. Электронное делопроизводство помогает повысить эффективность поиска и хранения данных, обеспечивая полноту, качество и надежность используемой информации. Упрощается работа с архивными данными, ускоряется получение сведений об актуальном состоянии процессов организации, в которых участвует тот или иной электронный документ.
Сокращение бумажного документооборота. Снижение доли бумажного документооборота в делопроизводстве компании позволяет экономить материальные и людские ресурсы. Удешевление процесса управления потоками деловой документации позволяет экономить время и средства для исполнения сотрудниками прямых должностных обязанностей. Хранение электронных версий документов не только снижает расход бумаги, но и значительно упрощает работу с информацией. Например, документы можно распечатывать только по мере необходимости.
Обеспечение сохранности информации. Внедрение СЭД и параллельное выстраивание общей культуры работы со служебной документацией позволяют контролировать доступ к информации. Это обеспечивает возможность выявлять случаи несанкционированного использования данных. В условиях хранения больших объемов информации электронное делопроизводство повышает эффективность работы специалистов, отвечающих за ликвидацию утечки информации.
Отслеживание взаимоотношений с контрагентами. Электронный документооборот создает отлаженный механизм фиксирования, хранения и отслеживания информации о взаимоотношениях компании с разными категориями контрагентов. В общей базе могут содержаться данные не только о сотрудниках организации, но и корреспонденция, связанная с поставщиками и клиентами.
Перечисленные преимущества внедрения СЭД позволяют рассматривать электронный документооборот не только как технологический, но и как организационный инструмент управления компанией.
Выбор поставщика
После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота в организации возникает вопрос о выборе поставщика, у которого будет приобретаться программный продукт. Каждый производитель имеет свою специализацию. Профиль потенциального подрядчика можно определить, проанализировав реализованные им проекты по внедрению технологических решений.
Источники информации
Источниками, позволяющими определить специализацию фирмы-производителя, могут служить аналитические отчеты, маркетинговые исследования или непосредственное тестирование демо-версии программного продукта. В публикациях сравниваются функциональные возможности и технические преимущества платформ, на основе которых разрабатывается документооборот. Аналитическая база учитывает специфику круга задач, которые ставит организация. Для их выполнения создаются конкретные прикладные решения.
При выборе поставщика заказчик опирается не только на опыт внедрения разработчиком аналогичных продуктов, но и на предполагаемые размеры бюджета проекта. Каждый производитель стремится реализовать максимум возможностей программного продукта, позволяющих охватить все аспекты предметной области. Например, масштабируемость системы или уровень сервиса.
Критерии выбора
Одним из показателей, на которые можно опираться при выборе поставщика и предлагаемого им прикладного решения, являются характеристики уже реализованных проектов. Основным критерием будет служить сходство организаций в области размеров, финансовых возможностей, корпоративной культуры и стратегического подхода.
Делая выбор между несколькими поставщиками, заказчик также может руководствоваться следующими критериями.
Вовлеченность руководителя. В большинстве случаев руководитель компании принимает непосредственное участие в реализации и контроле СЭД. Для эффективного выполнения поставленной задачи необходимо оптимальное сочетание деловых навыков топ-менеджмента, вовлеченности его в электронный документооборот и способности вникать в тонкости технологического процесса. Например, использование триггеров обеспечивает своевременное информирование руководителей или рядовых пользователей о необходимости принятия какого-либо решения.
Широкий функционал. Предлагаемый производителем функционал должен быть направлен на удовлетворение потребностей различных категорий пользователей, вовлеченных в систему электронного документооборота. Эффективность внедрения СЭД в этом случае складывается из общего числа положительных изменений, которые предполагаются для каждого сотрудника после установки программы. Учет интересов различных групп пользователей позволит компенсировать возможные трудности при работе с системой.
Уже на первой стадии внедрения СЭД сотрудники будут осознавать свою выгоду. Например, значительная часть обязанностей управления делами может быть распределена между работниками всех подразделений, из которых состоит организация. Это позволит упростить выполнение поставленных задач.
Разграничение доступа. Функционал СЭД включает возможность разграничения прав доступа к документам в зависимости от группы, к которой принадлежит конечный пользователь. Программный продукт может быть разработан как с учетом паролевого принципа, так и посредством группировки процессов по области деятельности. Обеспечение безопасности информации, хранящейся в общей базе данных и используемой сотрудниками, осуществляется в контексте конкретного документа. Некоторые производители предлагают разработку специализированных надстроек, не требующих внесения изменений в код программы.
Удобство использования. Простота и доступность являются основными критериями, на которых основывается принятие окончательного решения о покупке продукта. Понятие удобства платформы включает в себя полноту функционала и наглядность интерфейса. Программа предусматривает определенный набор сценариев применения предлагаемого инструментария для каждой конкретной ситуации. Исследования этой области позволяют лучше понять назначение и особенности каждой опции, используемой в заданных пользователем обстоятельствах.
Категории пользователей системы
При разработке, создании и внедрении систем, позволяющих автоматизировать электронный документооборот компании, учитываются интересы следующих групп пользователей.
Основной заказчик. Топ-менеджмент является одновременно главным заказчиком и потребителем результата, наиболее заинтересованным в эффективности внедрения систем электронного документооборота. Высшее руководство компании спонсирует реализацию проекта.
Прямой потребитель. К категории прямых пользователей и владельцев системы относятся канцелярия, секретариат и общий отдел. Эффективность работы зависит от вклада каждого сотрудника этих подразделений в достижение результатов.
Отдел обслуживания. Реализацию проекта и последующее сопровождение СЭД осуществляет отдел информационных технологий. К данной категории пользователей относятся техническое подразделение, ИТ-департамент и др.
Основным отличием СЭД от других видов информационных систем является необходимость вовлеченности всего персонала компании. В связи с этим электронный документооборот на предприятии должен сводить к минимуму возможность возникновения конфликта интересов. Например, уже на стадии выбора программного продукта и принятия решения может возникнуть ситуация, когда выбранная специалистами делопроизводства система не будет соответствовать технологическим предпочтениям ИТ-подразделения. Финансовый отдел может выдвинуть предложение о приобретении более дешевого варианта СЭД.
Внедрение
Личная заинтересованность высшего руководства в реализации проекта влияет на степень эффективности всего процесса внедрения. Проведение внутреннего PR систем электронного документооборота непосредственно перед запуском проекта и параллельное участие в разработке регламентов позволит донести до сотрудников основные принципы и преимущества СЭД. В случае если персонал осознает необходимость соблюдения регламентов, создается возможность пресечения бесконтрольного движения электронных копий документов, которые уже существуют в базе. Таким образом, значительно упрощается работа подразделения, отвечающего за обеспечение безопасности системы предприятия.
Вовлеченность представителей различных структурных подразделений в процесс внедрения систем электронного документооборота начинается на ранних стадиях проекта. Это позволит продемонстрировать сотрудникам преимущества реализации проекта и увидеть в этом явную выгоду лично для каждого работника.
