Автоматизация делопроизводства и документооборота в системе CompanyMedia

Модуль CompanyMedia-Делопроизводство — программа, предназначенная для автоматизации документооборота в территориально-распределенных организациях, технология которых предполагает централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени. В нём сохраняются все традиции и правила, утвержденные нормами и требованиями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Вместе с тем, настройки автоматизированной системы позволяют адаптировать ее к особенностям делопроизводства в конкретной организации, сделать ее максимально соответствующей любым специфическим требованиям.

Модуль обеспечивает автоматизацию следующих функций делопроизводства и документооборота:

• фиксирование всех реквизитов документов в соответствии с ГСДОУ и требованиями заказчика;

• распределенное (на местах) внесение поручений и резолюций;

• контроль исполнения документа в целом, отдельных поручений и отдельных исполнителей;

• фиксирование передачи бумажных экземпляров и копий;

• ручная и автоматизированная установка связей между документами с указанием типов связей, информации о документе и необходимого комментария;

• автоматическое формирование дел при отнесении документов к номенклатурным делам;

• использование сканера для получения графических образов документов и файлов с распознанными текстами;

• поиск по набору реквизитов или по контексту;

• построение отчетов по найденным или выделенным документам в соответствии с шаблоном отчета документооборота;

• заверение содержания документов, поручений и отчетов об исполнении с помощью ЭЦП;

• возможность учета всей (в том числе нерегистрируемой) входящей корреспонденции;

• поддержка работы с сопроводительными письмами.

Система автоматизации «CompanyMedia- Делопроизводство» состоит из следующих функциональных подсистем документооборота:

• Входящие документы;

• Исходящие документы;

• Внутренние документы;

• Организационно-распорядительные документы.

Каждая из подсистем делопроизводства может состоять из множества комплектов баз данных, позволяющих вести раздельное хранение документов по временному принципу (по годам), по отношению к вопросу, по степени конфиденциальности и т.п.

Преимущества, получаемые в результате внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота:

• сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

• обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможность оперативного контроля всех стадий управленческих бизнес-процессов документооборота;

• ускорение и упрощение получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса;

• сокращение времени поиска информации, необходимой руководству для принятия управленческих решений;

• сокращение бумажного документооборота, экономия людских и производственных ресурсов, сокращение других издержек на управление потоками документов.

Календарь событий

пн	вт	ср	чт	пт	сб	вс
	1	2	3	4	5	6
7	8	9	10	11	12	13
14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27
28	29	30	31
Май 2012