На сегодняшний день во всем мире возрастает популярность систем автоматизации документооборота, способствующих оптимизации бизнес-процессов, снижению трудозатрат, упорядочиванию подготовки документов и повышению эффективности предприятия в целом. По данным исследовательской и консалтинговой компании Gartner, системы электронного документооборота (СЭД) активно используют в своей деятельности более 70 миллионов человек. Мировой рынок СЭД, согласно отчету International Data Corporation, ежегодно увеличивается на 47,2%. Ниже будут изложены основные причины и особенности внедрения программы автоматизированного делопроизводства.
Причины автоматизации
Автоматизированный процесс подготовки документов обусловлен потребностью в более быстрой и качественной обработке информации. Система позволяет избежать потери и передачи электронных данных, в том числе представляющих коммерческую тайну, в руки конкурентам или сотрудникам, не имеющим доступа к данной информации. Благодаря автоматизации текущего документооборота Вы всегда будете знать сферу применения, источники и место нахождения любого документа и разграничивать права доступа. Сотрудникам не придется тратить рабочее время на формирование электронной тематической классификации. Кроме того, внедрение программного комплекса уменьшает длительность и сложность подготовки и согласования документов.
Выбор систем автоматизации
Программные комплексы предназначены для решения конкретного круга задач – так, существуют системы управления архивами документов, управления потоками работ и другие. При выборе программы для автоматизации рекомендуется учитывать следующие факторы.
- 1. Назначение. Автоматизированная система ведения документооборота подбирается в зависимости от того, какие конкретные проблемы она должна решать. Если в Вашей компании отсутствуют специалисты, разбирающиеся в классах программных продуктов, обращайтесь за помощью к консультантам. Он подберет нужный класс в соответствии с потребностями Вашего предприятия или предложит на выбор несколько продуктов, рассказав об их отличиях. Выбирайте программные комплексы с возможностью расширения функционала, так как по мере развития компании нагрузка будет расти, документооборот усложнится.
- 2. Комфорт и простота. Оптимальная система автоматизации легко настраивается и масштабируется. Обучение сотрудников, осуществляющих документооборот, работе с СЭД должно занимать минимальное время – один или несколько месяцев, иначе внедрение продукта может затянуться на полгода – год. Программа подбирается с учетом ее удобства в использовании, эргономичности интерфейса.
- 3. Программно-аппаратная платформа. Эффективность работы электронного документооборота зависит от уровня программно-аппаратной платформы. Он должен соответствовать функциональности продукта и обеспечивать его высокую производительность. Если Ваша система управления базами данных не позволяет производить синхронизацию копий таблиц в распределенной среде, то эффективность и функциональность программы электронного документооборота на практике будет на минимальном уровне.
- 4. Необходимость проверки. Прежде чем заключать договор о приобретении программы, необходимо проверить ее в действии на конкретном бизнес-процессе. Большинство производителей предлагают для ознакомления демонстрационные версии систем или возможность поставки с оценочной лицензией. Установите программу в своей компании, проверьте ее функциональность, соответствие Вашим ожиданиям, скорость и эффективность работы, недостатки при решении конкретных задач. Для этого выделите 10 – 30 рабочих мест, на которых будет внедрен электронный документооборот.
После выбора программы оценивается длительность и сложность его внедрения, разрабатывается стратегия обучения для сотрудников.
Внедрение систем автоматизации документооборота
В процессе подготовки к внедрению СЭД в компании решаются все организационные вопросы. Их недостаточная проработка может снизить эффективность работы продукта. Основным организационными аспектами являются разработка и согласование программы, плана внедрения, выбор руководителя проекта, создание рабочей группы. После решения данных вопросов происходит непосредственно внедрение программного комплекса, осуществляемое в несколько этапов.
Порядок
- 1. Анализ. Исследуется организационная структура компании, выявляются основные бизнес-процессы, пути их оптимизации, описывается схема движения внутреннего и внешнего документооборота.
- 2. Классификация. Требуется составления номенклатуры документов, формирования справочников и классификаторов, подготовки инструкций.
- 3. Адаптация и установка. Автоматизированная система документооборота адаптируется в соответствии с информацией, которая получена на этапе анализа. Устанавливается программа, проводится настройка и опытная эксплуатация. Если после проверки выявляются недочеты, производится повторная настройка.
- 4. Обучение персонала. Программа предоставляет возможность обучения пользователей, которая может представлять собой интегрированный модуль или подключаемый отдельно. Система автоматизации должна позволять сотрудникам, использующим электронный документооборот, вызывать контекстную справку для разрешения трудностей в работе с программным комплексом.
Длительность
Срок, в который будет осуществлена автоматизация процесса подготовки электронных документов на предприятии, зависит от следующих факторов.
Масштабность. Установка программного обеспечения на всех серверах, АРМ и персональных компьютерах займет более длительное время, если программный комплекс рассчитан на множество пользователей.
Класс. Если программа, автоматизирующая документооборот, состоит из одного APM секретаря, внедрение будет длиться около недели. Большую часть времени при этом займет обучение сотрудника. Длительность внедрения ERP (Enterprise Resource Planning System — системы планирования ресурсов предприятия) может составить несколько недель независимо от количества рабочих мест.
Кастомизация. Система электронного документооборота может быть модернизирована посредством настройки или изменения программного кода. Если достаточно использования стандартной версии, внедрение происходит быстрее.
В зависимости от вышеперечисленных факторов внедрение автоматизации электронного документооборота происходит в срок от 1 – 2 недель до 5 – 6 месяцев. Чтобы внедрить программный комплекс для управления ресурсами компании, может потребоваться большее время.
