Управление документацией
Когда речь идет о таких критически важных для бизнеса вещах, как информация, участвующая в управлении, в принятии решений, в регулятивных отношениях, необходимо жестко следить за выполнением современных требований к управлению документами. Поэтому современная СЭД должна соответствовать требованиям к обеспечению аутентичности документов, достоверности информации, целостности информации и эксплутационной готовности.
Для обеспечения этих требований в состав CompanyMedia входят модули, обеспечивающие управление различными видами документов.
На сегодняшний день категория "Управление документацией" включает два модуля:
CompanyMedia и аутентичность документов
Аутентичный документ содержит в себе однозначные свидетельства того, что он:
-
является именно тем, что в нем заявлено;
-
создан/подписан лицом, о котором заявлено и которое уполномочено;
-
создан/послан в заявленное время.
Для того чтобы обеспечить аутентичность документов, модули категории "Управление документацией" включают инструментарий и предоставляют документированную политику и процедуры, которые контролируют создание, получение, передачу, хранение документов и распоряжение документами с целью гарантировать, что создатели документов уполномочены и идентифицированы и что документы защищены от несанкционированного добавления, стирания, переделки, использования и утаивания.
CompanyMedia и достоверность информации
Модули категории "Управление документацией" содержат средства, которые обеспечивают контроль содержания документов, позволяющий относиться к документу как к полному и точному представлению операций, деятельности или фактов, о которых он свидетельствует, в результате чего на документ можно рассчитывать в ходе последующих операций или деятельности.
CompanyMedia и целостность информации
Целостность информации означает, что она является полной и неизмененной. Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Модули категории "Управление документацией" поддерживают политику и процедуры управления документами, которые должны точно определять, какие добавления или аннотации могут быть добавлены к документу после того, как он создан, при каких обстоятельствах добавления или аннотации могут быть санкционированы и кто уполномочен делать их. Любая санкционированная аннотация, любое санкционированное добавление к записи или стирание в записи должны быть явно указаны и прослеживаемы. Для предотвращения несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или удаления документов должны быть введены в действие меры контроля, такие как наблюдение за доступом, верификация пользователя, санкционированное уничтожение и охрана. Эти средства управления могут быть как внутри системы, так и внешними по отношению к системе.
CompanyMedia и эксплутационная готовность
Пригодные для эксплуатации документы – это такие документы, местонахождение которых может быть определено, которые могут быть найдены, представлены и проинтерпретированы. Они должны быть способными к последующему представлению как гарантированные свидетельства деловых операций, которые их произвели. Контекстуальные взаимосвязи документов должны нести в себе информацию, необходимую для понимания операций, которые создали и использовали их. Связи между записями, документирующими последовательность действий, должны быть сохранены.
