CompanyMedia		Прикладные модули		Документационное обеспечение управления		Корпоративный электронный архив

Корпоративный электронный архив

CompanyMedia-Корпоративный электронный архив предназначен для организации эффективной работы с архивными документами в соответствии с государственными, отраслевыми и ведомственными нормами. Как подсистема CompanyMedia он решает задачи завершающей фазы жизненного цикла документов и замыкает весь комплекс процессов, связанных с обработкой документов.

Модуль позволяет решать задачи работы с документами:

• "электронного" хранения (документы, которые обрабатываются и хранятся только в электронном виде);

• бумажного хранения (документы, для которых хранение предусмотрено только на бумажном носителе);

• смешанного хранения (документы, которые обрабатываются и хранятся как на бумажном носителе, так и в электронном виде).

CompanyMedia-Корпоративный электронный архив может использоваться как полностью самостоятельный продукт или во взаимодействии с другими прикладными модулями CompanyMedia.

Таким образом формирование архива может осуществляться:

• путем прямой передачи документов на архивное хранение из различных модулей CompanyMedia (как в электронном виде, так и с параллельной передачей бумажного носителя в подразделение архива);

• путем ретроконверсии документов на бумажном носителе, не находившихся на учете в CompanyMedia;

• путем картотечного учета документов на бумажном носителе, еще не прошедших ретроконверсию или не подлежащих ретроконверсии (не имеющих электронной формы).

• формирование архива;

• автоматизация работы с документами, хранящимися в архиве;

• обеспечение единого места хранения сведений об архивных документах;

• оперативное обращение к документам, поиск и использование в работе;

• автоматизация выдачи архивных документов и контроль возврата документов в архив.

Работники, связанные с процедурами архивного хранения, выполняют в модуле следующие функции:

• первоначальное заполнение справочников подсистемы;

• подготовка документов для передачи в архив;

• передача документов в архив;

• уничтожение архивных документов;

• переработка описей в архиве;

• поиск документов в архиве;

• формирование заявок на выдачу архивных документов;

• выдача архивных документов.

• Справочники архива;

• Каталог архива;

• Требования на выдачу дел;

• Хранилище архива (системная БД).

CompanyMedia-Корпоративный электронный архив обеспечивает комплексную, интегрированную, надежную и безопасную информатизацию основной деятельности архива организации, электронного фонда профильной документации, включая организацию технической, технологической, организационно-технической документации, результатов работы смежных CAD-систем и др., эффективного управления данными информационными и документационными потоками организации на основе единой информационной среды.