Переход на электронный документооборот (СЭД). Автоматизированная программа контроля исполнения поручений
Электронный документооборот позволяет автоматизировать работу с бумажными документами и документами, к которым относятся текстовые файлы, чертежи, рисунки, фотографии, карты и мультимедийные источники - программные продукты, аудио- и видеозаписи.
Способы автоматизации работы с документами
Переход на электронное управление позволяет организовать работу с документами следующими способами.
Регистрация и контроль документов. В функционале программного комплекса предусмотрена возможность создания электронной картотеки. В этом случае документооборот организации включает автоматизированные процедуры регистрации и контроля исполнения поручений посредством унифицированных форм. Работа в программе по исполнению документов и поручений с картотекой не влияет на порядок эксплуатации бумажных версий.
Формирование дел. Автоматизация документооборота может включать формирование дел с использованием электронных образов бумажных носителей информации. Различают два варианта их создания:
- электронный файл, подготовленный в текстовом редакторе для последующей печати;
- отсканированный документ, для которого не предусмотрен электронный текстовый дубликат.
Таким образом, программы автоматизированного документооборота обеспечивают формирование дел компании посредством классификации данных. Согласованное использование бумажных и электронных видов документов упрощает процесс контроля их исполнения.
Организация коллективного доступа к документам. Программа контроля документооборота может быть настроена так, чтобы все сотрудники, работающие с материалами, имели возможность доступа к информации для своевременного исполнения задания. Функционал системы позволяет фиксировать данные о том, кем, когда и какие изменения были внесены в конкретный электронный документ. Автоматизированная область обеспечивает согласованную коллективную работу специалистов по подготовке, передаче и исполнению поручений.
Комплексная автоматизация. Программа исполнения документов полностью затрагивает все сферы деятельности компании, связанные с созданием и использованием информации на электронных носителях. База данных не только хранит виртуальные образы документов, но и создает возможность взаимодействия компании с внешними организациями в части передачи поручений, исполнение которых ограничено во времени. Бумажный документ создается в дополнение к электронной версии в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством, например, с целью обеспечения контроля деятельности организации.
Преимущества СЭД в сравнении с Excel
Система электронного документооборота создает для компании ряд преимуществ, которые недоступны при использовании стандартных регистрационных программ типа Excel.
Хранение образов. При переходе на электронный документооборот создается возможность хранения образов в нескольких виртуальных папках программы и контроля их параллельного использования. Электронный оборот документов предусматривает варианты классификации, идентификации и поиска по отдельным реквизитам посредством "прикрепления" образа к регистрационно-контрольной карточке. Таким образом, программа автоматизированного контроля исполнения документов создает возможность разностороннего коллективного доступа к одной и той же информации.
Контроль исполнения. При использовании электронной системы сотрудники могут контролировать весь цикл обработки поручения и иного документа, переданного на исполнение. Работа программы построена таким образом, что делопроизводитель не вносит данные об исполнении, а только осуществляет контроль процесса. Сотрудник, ответственный за поручение, информирует о проделанной работе посредством создания отчета, что исключает необходимость проставления соответствующих отметок об исполнении делопроизводителем. Внедрение программы контроля исполнения поручений и документов позволяет организовать автоматическое отслеживание нарушений установленных сроков и формировать уведомление о задержке. Особенности программы позволяют получить информацию о том, у кого находится актуальная версия, в какой момент времени и какие конкретно изменения были внесены. Система не только регистрирует документ, но и передает сотруднику поручения с полным комплексом данных об авторе, сроках и другой информацией, необходимой для исполнения.
Снижение затрат. Электронный документооборот обеспечивает возможность совместной работы по исполнению поручений. Своевременный доступ сотрудников к документам и актуальной информации помогает снизить трудовые и материальные затраты на исполнение обязательств. Например, при переходе на электронную цифровую подпись упрощается процесс заключения договоров, сокращаются сроки редактирования и согласования. Кроме того, образ, хранящийся в базе программы контроля исполнения поручений, ускоряет процессы создания копий или пересылки, способствует экономичному использованию бумаги и ресурсов копировальной техники.
