Создание электронных архивов документов
Технологический прогресс второй половины 20-го столетия повлек за собой пересмотр понятий "документ" и "документооборот". Потребность в модернизации систем хранения информации привела к внедрению электронных архивов, объединяющих шкафы-хранилища документов в справочно-информационные комплексы. Формирование требований к автоматизированному архиву осуществлялось под влиянием внедрения процессного подхода и масштабной сертификации организаций по международным стандартам ISO 9001.
Особенности построения архивных систем документов
При создании электронного архива учитываются следующие особенности планирования и разработки системы документооборота.
Техническое обеспечение. Электронный архив документов организации строится с учетом возможностей использования единой технической платформы, на которой уже реализована СЭД. К ним относятся разработки компаний IBM (Lotus Domino и DB2), Microsoft (SQL) и другие. Подобный подход к реализации архивов компании позволяет уменьшить суммарные затраты и снять вопрос совместимости программных продуктов.
Экономическая целесообразность. Технические ограничения, связанные с вопросами экономической целесообразности создания и внедрения электронного архива документов, зависят от таких факторов, как:
- доля архивной информации в текущем документообороте (автоматизация наиболее актуальна в тех случаях, когда бумажные версии, передаваемые на хранение, составляют значительную в процентном соотношении часть от общего оборота документов);
- платежеспособность и требования целевой аудитории, т.е. функционал, ожидаемый непосредственными пользователями системы хранения документов.
Нормативная база. Наличие государственных нормативно-правовых актов создает ограничения для организации электронного архива. Контроль со стороны государства связан с осознанием роли, которую играют архивы документов в накоплении и передаче информации от одного поколения к другому.
Компетентность специалистов. Качество системы архивного электронного документооборота зависит от профессионализма специалистов. Организация работы экспертной комиссии позволяет обеспечить необходимый уровень компетентности сотрудников. Разработку и внедрение ПО осуществляют профильные специалисты, обладающие опытом создания электронных архивов документов.
Возможности современных архивных систем
Архив является частью целого комплекса процессов, регулирующих порядок управления документооборотом. Современные системы управления документами обеспечивают реализацию следующих возможностей.
Оптимизация процессов по работе с электронными документами
Внедрение электронного архива предусматривает возможность оптимизации всех процессов, основанных на работе с документами:
- организация маркировки, позволяющей идентифицировать электронный документ;
- комбинированное хранение документов в архиве, которое дает возможность отслеживать местонахождение бумажной версии;
- организация распределенных архивов документов, позволяющих консолидировать данные удаленных друг от друга объектов филиальной сети.
Функционал систем электронных архивов и документооборота может также предусматривать возможности взаимодействия с материальными хранилищами, позволяя управлять дублированной информацией и процессом преобразования бумажного хранилища документов в электронный архив.
Возможность модернизации системы документооборота в будущем
На этапе создания и проектирования программно-аппаратного комплекса хранения документов и обоснования ввода системы конкретного вида ведутся работы по определению ее совместимости с существующим ПО. Электронный архивный документооборот учитывает вопросы эргономики уже работающей системы и возможность организации ее дальнейшего совершенствования.
Управление правами доступа к архивам документов
Организация и внедрение электронных архивных систем позволяет разграничивать права доступа к использованию бумажного документа или его поискового образа. Ограничения могут носить как постоянный, так и временный характер. Требования к распределению прав доступа, позволяющих использовать документ, устанавливаются организацией самостоятельно.
Электронная подпись (ЭП). Представляет собой реквизит, который ставится на виртуальный документ. Используется для идентификации подписи владельца сертификата ключа. Процессы архивного дела организации предусматривают сохранение связи компьютерных образов документов с ЭЦП.
Виды доступа. Правила управления доступом к документам электронных архивов зависят от структурных и функциональных ролей специалистов компании. Возможности каждого сотрудника разделяются по двум направлениям доступа: к цифровым версиям дел и архивов или к возможностям поиска, просмотра и получения оригинала. В последнем случае выделяют два вида доступа к данным электронного архива и документооборота компании:
- прямой, т.е. основанный на видозависимых атрибутах оригинала или его электронного образа (номере, дате, штрих-коде и т.д.);
- косвенный, обращенный к тексту, который содержит документ.
В процессе проектирования автоматизированного архивного электронного документооборота предусматривается возможность комбинированного поиска.
