+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / От управления документами к нацеленности на достижение результатов
Статьи и интервью

От управления документами к нацеленности на достижение результатов

15.02.2013

Документирование деятельности организации — важная и ответственная задача. Оно позволяет структурировать значимую для организации информацию как в интересах обеспечения управленческой деятельности (электронный документооборот, СЭД), так и в целях управления интеллектуальными активами (управление корпоративным контентом, ЕСМ).

Несмотря на десятилетия развития индустрии управления неструктурированной информацией, главная ее проблема остается нерешенной. И СЭД, и ЕСМ отражают формализованный процесс документирования деятельности компании в соответствии с принятыми в ней стандартами, правилами и нормами. Документирование — вспомогательный процесс, стоящий в стороне от основных процессов создания добавочной стоимости организации. Он отвлекает от решения деловых задач время сотрудников, непосредственно влияющих на способность организации добиваться результатов.

Бизнес-специалист, работник интеллектуального труда вполне в состоянии осознать, что “если решение не задокументировано, его не существует”. Но от связанных со структурированием информации обязанностей эта категория специалистов всегда стремится отказаться. Бизнес-специалисты должны быть освобождены от несвойственных им задач, а системы документирования приближены к бизнесу.

CompanyMedia4

Ориентированность на потребности бизнеса стала главной целью разработки новой версии программного обеспечения CompanyMedia компании “ИнтерТраст”. Ключевыми компонентами системы, обеспечивающими достижение цели, являются: интерфейс бизнес-пользователя, ориентированный на управление задачами; модуль управления задачами/кейсами (Adaptive Case Management, АСМ); социальная среда взаимодействия; персональный деловой контент; мобильная СЭД. Документирование в ней выступает как сервис для основных процессов и обладает определенными свойствами: корпоративность архитектуры; защищенность и надежность; мультиязычность; обеспечение межведомственного (межорганизационного) электронного взаимодействия. Сохранение методов формализованной обработки документов и учет новых требований к СЭД/ECM обеспечивают сокращение усилий, необходимых для организации учета документов; уменьшение ручных операций; снижение операционных затрат; ускорение обработки запросов; соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования.

Социальная среда предоставляет новые подходы к взаимодействию людей в ходе их совместной деятельности, обеспечивая коллективное создание корпоративных документов, снижение бюрократических барьеров в коммуникациях, независимость от третьих сторон, непосредственно не участвующих в достижении целей совместной деятельности. При этом люди и деловые процессы взаимодействуют с системой документирования: с одной стороны, это использование сервисов управления документами; с другой — предоставление документационному обеспечению новых видов атрибутов (теги, рейтинги, ранжирование и т. д.).

Инструментарий Adaptive Case Management органично вписался в инфраструктуру ЕСМ/СЭД. Главное его назначение — оптимизация достижения результата в любом деле. Подход АСМ напрямую ориентирован на бизнес-ценности и адресован в первую очередь ключевым специалистам. Его реализация в СЭД CompanyMedia предоставляет инструментарий для быстрой разработки шаблонов и моделей типовых кейсов, обеспечивает простой просмотр всех связанных документов по вопросу, динамическое управление рабочими циклами, изучение опыта на основе анализа прошлых дел, контроль состояния дел, высокую скорость реакции на запросы.

В связи с приближением ЕСМ/СЭД к бизнесу изменяются и требования бизнес-пользователей к системе управления информацией. Первая категория таких потребителей — эффективный управляющий — человек, который в силу занимаемой им должности или имеющихся знаний отвечает за деятельность, “непосредственно влияющую на способность организации функционировать и добиваться результатов” (Питер Друкер). Вторая категория — это бизнес-аналитик — человек, ответственный за оптимизацию бизнес-процессов. Наконец бизнес-специалист — категория участников создания добавочной стоимости.

Организация работы этих потребителей ЕСМ/СЭД включает управление задачами и повышение личной продуктивности (GetThingsDone), приближение данных к их пользователю за счет создания персональных коллекций документов (ПКД), участие в процессах согласно парадигме кейс-менеджмента, возможность работы из любого места в любое время. В CompanyMedia 4 данный подход реализуется благодаря не только новому интерфейсу пользователя, но и применению технологии ПКД. Для каждого участника документооборота формируется база индивидуального пользования, которая наполняется облегченными копиями документов из всего множества баз данных СЭД, имеющих отношение к деятельности сотрудника. Облегченные копии жестко связаны с оригиналами, их главная задача — обеспечить ссылку на исходный документ. Они содержат достаточно информации об исходном документе, чтобы можно было легко и удобно найти и идентифицировать их среди прочих в ПКД. ПКД отражают текущую и перспективную активность специалиста и при этом избавляют его от информационного шума.

В CompanyMedia 4 создаются и предпосылки для изменения роли управляющего документами — для него возникают новые зоны ответственности за документирование всей значимой для организации информации. Эта информация рождается в разных процессах и часто не попадает в репозитории ЕСМ/СЭД, поскольку вопросы решаются частным порядком. В результате могут возникать внутренние и внешние коллизии и просто утрата полезной информации. Минимизировать эти риски можно за счет органичного подключения сервисов СЭД к деловым взаимодействиям в ходе деловых процессов. Накапливаемые в результате этого процесса интеллектуальные активы, сведения и факты являются предметом анализа в целях формирования лучших практик, принятия более качественных решений.

Автор: Вадим Ипатов
Источник: pcweek.ru

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх