+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / "Строим открыто": к чему привели разработчика СЭД разговоры с сообществом
Статьи и интервью

"Строим открыто": к чему привели разработчика СЭД разговоры с сообществом

25.09.2012

Год назад компания "ИнтерТраст" объявила о старте программы "Строим открыто", цель которой – привлечь к обсуждению будущей версии CompanyMedia всех, кто заинтересован в этой СЭД: пользователей, разработчиков, консультантов, независимых экспертов и журналистов. Настало время оценить результаты этой не совсем обычной для российского бизнеса инициативы.

Перед современными СЭД стоят новые, масштабные задачи, которые уже не получается решать в рамках прежнего узкого подхода, когда все внимание уделялось только автоматизации рутинных функций делопроизводства. В новых условиях СЭД (их уже правильнее называть ECM – системами управления информационными ресурсами компании) становятся частью единого ИТ-ландшафта предприятия и участвуют в обеспечении многих бизнес-процессов.

Стратегию определяет рынок

За 18 лет специалисты "ИнтерТраст" выполнили множество проектов, в которых заказчики выдвигали самые разнообразные бизнес-требования, и можно было бы обойтись простым обобщением своего опыта, перенеся часть реализованных в заказных проектах функций в тиражную версию продукта. Однако в "Интертраст" решили не ограничиваться этим, а обсудить будущее своей системы со всем сообществом. За год была проведена серия круглых столов, на которых обсуждались наиболее важные вопросы развития СЭД и говорили о ходе продвижения разработки новой версии CompanyMedia.

"Мы по многолетнему опыту знаем, что процесс создания новой версии СЭД сам по себе очень интересен, он, как хороший спектакль, имеет свою внутреннюю драматургию. В ходе проекта постоянно сталкиваются разные точки зрения, в условиях недостатка информации, приходится выбирать то или иное проектное решение, часто в стороне остаются не включенные в проект альтернативы; архитектура решения, применяемые технологии и подходы претерпевают изменения по ходу проекта. В общем, все происходит очень интересно и динамично", – сказал Андрей Линев, генеральный директор "ИнтерТраст", объявляя о старте инициативы.

Исторически СЭД выросли из задач автоматизации делопроизводства и, следовательно, раньше их интерфейсы были ориентированы только на нужды делопроизводителей

Важно отметить, что инициатива "Строим открыто" – это не один из краудсорсинговых проектов, которые сегодня так популярны. Задача получить от сообщества какие-то конкретные идеи по новым функциям системы на самом деле не ставилась. На бизнес-завтраках и на специальной странице в Facebook шло обсуждение ряда крупных тем, которые определяют стратегическое развитие ECM.

В их числе были: пользовательский интерфейс СЭД и вопросы юзабилити, феномен мобильности, вопросы архитектуры СЭД, кейс-менеджмент как новый подход к организации взаимодействия людей и документирования деятельности, информационная безопасность и функциональные границы применимости СЭД, ее новые горизонты.

Поэтому правильно было бы считать, что в рамках этой инициативы разработчики CompanyMedia решали задачу донесения до будущих пользователей информации о новых идеях и подходах, а также для получения обратной связи – как эти новшества могут быть восприняты рынком.

"Открытое обсуждение хода работ по созданию современной СЭД может помочь лицам, принимающим решение, лучше понять устройство СЭД и сделать свой выбор более осознанным. Разъяснение и обсуждение методов и подходов могут дать будущим пользователям более наглядное представление о потенциальных возможностях современных систем документооборота, неосознанных ими пока сценариях использования СЭД. У разработчиков могут появляться новые идеи. Все это в совокупности может оказать позитивное влияние на развитие рынка", – так прокомментировал старт инициативы Андрей Линев.

Новый имидж CompanyMedia

Исторически СЭД выросли из задач автоматизации делопроизводства и, следовательно, раньше их интерфейсы были ориентированы только на нужды делопроизводителей. Сейчас в круг пользователей СЭД включаются все сотрудники организации, от исполнителя до руководителя. Очевидно, что у бизнес-пользователей другие требования к системе.

При этом пользовательские интерфейсы СЭД (и CompanyMedia в том числе) часто критиковали за перегруженность и неудобство. Почему сложилось такое мнение – причина в дизайне интерфейса или есть другая объективная проблема? Если расположить все красиво, станет ли пользователям легче?

С этой задачей "ИнтерТраст" обратился к дизайнерам "Студии Артемия Лебедева" и в результате новая версия давно известной на рынке СЭД получила абсолютно новый, ориентированный на пользователя интерфейс.

Мобильность и СЭД

Тема мобильности тоже была одной из ключевых, потому что мобильность сегодня — это и мода, и необходимость. К дизайну мобильных приложений предъявляются совсем другие, более высокие требования, такую планку задала всем Apple. Но одним дизайном дело здесь не ограничится. Мобильность меняет саму суть бизнес-процессов, заставляя организации пересмотреть свои прежние бюрократические подходы. Ведь мобильность несет с собой не только возможность выполнить, например, согласование документа в любом месте, не обязательно в офисе. Мобильность подразумевает и ускорение бизнес-процесса, в обязательном порядке требуется его оптимизация и адаптация к новым условиям динамичного посткризисного мира.

Очевидно, что все корпоративные приложения, в т. ч. и ECM/СЭД, претерпят качественные изменения при переходе к мобильному режиму работы

Очевидно, что все корпоративные приложения, в т. ч. и ECM/СЭД, претерпят качественные изменения при переходе к мобильному режиму работы. Как индустрия ECM/СЭД ответит на этот вызов? Об этом тоже много говорили в ходе открытого обсуждения. Прием выявился любопытный парадокс: планшетные компьютеры за очень короткий срок успели пройти путь от эксклюзивного гаджета, подчеркивающего высокий статус его обладателя, до массового продукта, доступного даже детям.

Это случилось так быстро, что ни разработчики, ни пользователи СЭД еще не успели осознать данный факт и все еще продолжают говорить об АРМе руководителя на iPad, пребывая в уверенности, что обычным пользователям мобильный доступ заказан. Однако в реальности это давно не так. Мобильные приложения могут значительно ускорить работу и менеджеров среднего звена, и линейного персонала в страховании, логистике, строительстве, производстве и в других отраслях.

Архитектура СЭД

Пользователей, в общем-то, не интересует, что там внутри у СЭД. Главное — чтоб она работала. Но одно дело поддерживать работу нескольких десятков или даже сотен делопроизводителей и совсем другое — многих тысяч сотрудников, когда идет развертывание системы во всей организации.

Многообразие корпоративных ИТ-ландшафтов диктует особые требования к СЭД: ей нужно соответствовать современным стандартам, поддерживать СОА, быть открытой для интеграции с другими бизнес-приложениями, в первую очередь с ERP.

Заказчики "ИнтерТраст" в плане развития своей ИТ-инфраструктуры тоже сильно выросли, как вырос и их бизнес. У многих возникла необходимость внедрения современных ECM-платформ, которые используются для решения широкого спектра задач по управлению неструктурирвоанной информацией и бизнес-процессами. И часто в такой ситуации люди вынуждены отказываться даже от успешно работающих приложений СЭД только из-за платформенных соображений.

Однако ни одна из западных ECM не предлагает российским клиентам готового решения по автоматизации электронного документооборота с учетом отечественной практики, каждый раз это заказная разработка, что, конечно, позволяет учесть специфические требования заказчика, но изрядно удорожает проект.

Архитекторы "ИнтерТраст" разработали оригинальную конструкцию: новая CompanyMedia теперь может работать не только на платформе Lotus Domino, как было всегда, но потенциально на любой ECM-платформе, используя ее как хранилище документов. При этом вся бизнес-логика вынесена в отдельный слой, что позволяет сохранить инвестиции заказчиков в CompanyMedia и одновременно внедрить у себя мощное ECM-решение.

Уже есть коннектор для FileNet, идет разработка коннектора для Open Text, на очереди — Documentum, Alfresco и другие ECM, на случай возникновения потребности у клиентов. Следует отметить, что для российского рынка такой подход является уникальным, обычно СЭД жестко привязана к одной платформе и такой "зоопарк" не поддерживается.

Особенно удобным этот подход может стать для крупных заказчиков, которые как раз и составляют ядро клиентской базы компании "Интертраст". Например, в различных компаниях холдинга, образованного в результате слияний и поглощений, могут эксплуатироваться разные ECM. Внедрение единой СЭД на основе CompanyMedia не затронет их инфраструктуру, но позволит всем работать в единой среде.

Кейс-менеджмент — новая парадигма взаимодействия

Сама концепция кейс-менеджмента известна давно и традиционно применяется для работы с документами в юридической и медицинской практике. В более широком смысле кейс — это информационный объект, которые объединяет документы, людей, события и процессы. Этот подход дает большую свободу исполнителям, не предписывая пошагово, что они должны сделать, но нацеливая на достижение результата. Кейс может быть открыт (работа еще не сделана) или закрыт, когда работа завершена.

В последние годы интерес к кейс-менеджменту значительно возрос. Сегодня этот подход часто позиционируется как основной для поддержки слабоструктурированных и неформализованных бизнес-процессов (а это почти все офисные процессы управленческого характера), поскольку традиционный подход BPM, когда все этапы и возможные переходы в процессе предварительно подробно описываются, не удалось успешно применить во многих сферах, где приоритет имеет человеческий фактор.

Возьмем всем известное делопроизводство. Сейчас в СЭД каждый отдельный документ считается самостоятельной сущностью, поэтому в системе организуется, как принято говорить "исполнение документа". Но ведь на самом деле нужно не исполнить документ, а решить задачу — починить крышу, проложить дорогу, выполнить договор (а не только его согласовать).

К слову сказать, системные аналитики обычно быстро воспринимают новую концепцию и начинают использовать ее преимущества — большую гибкость, адаптивность, возможность реализовать в ней почти любые модели предметной области, начиная от обычного делопроизводства и обращений граждан, заканчивая ведением расследований, договорами, управлением работой коллегиальных органов, экспертных групп, клиентских досье, и практически чего угодно.

Однако об обычных бизнес-пользователях сказать этого нельзя, для них кейс-менеджмент представляется слишком абстрактной дисциплиной, которую непонятно как применить на практике. Как совместить новые организационные и технологические решения Adaptive Case Management с существующими традициями работы с документами? Об этом тоже шла речь на одном из круглых столов в инициативе "Строим открыто".

На сегодняшний день приходится признать, что, невзирая на все преимущества, которые несет с собой новая парадигма, кейс-менеджмент не будет воспринят конечными заказчиками, пока не появятся конкретные решения. CompanyMedia станет первой из российских СЭД, в которой будет реализована поддержка работы с кейсами. Но при этом специалисты "Интертраст" понимают, что голая технология бизнесу не нужна и поэтому в составе продукта в обязательном порядке должны появиться бизнес-решения на основе кейс-менеджмент, которые можно будет использовать в работе.

Безопасность — краеугольный камень СЭД

Какие бы новые архитектуры и концепции ни появлялись, безопасность остается краеугольным камнем СЭД. Потому что организациям приходится работать с информацией конфиденциального характера, включая и персональные данные.

К тому же не следует забывать, что электронный документооборот становится настоящим ускорителем бизнес-процессов, когда удается наладить взаимодействие между организациями. Ведь если на входе и выходе из бизнес-процесса у вас остаются бумажные документы, то они и будут тем самым узким местом.

Избежать этого можно только при использовании средств электронной подписи и организации юридически значимого обмена электронными документами, что требует решения множества организационных и технических вопросов.

Новые горизонты CompanyMedia

Основная задача, стоящая сегодня перед СЭД, заключается в том, чтобы перейти от документирования к управлению бизнес-деятельностью. При этом инструменты у нас уже практически есть. Все дело в том, чтобы научиться их применять другим образом, по-новому осмыслить роль технологий ECM в бизнесе, чтобы они стали приносить более ощутимую отдачу.

Новая CompanyMedia в полной мере обладает набором этих новых инструментов, включая кейс-менеджмент, средства управления бизнес-процессами, унаследованную от предыдущих версий самую развитую на рынке систему управления делегированием полномочий, возможности мобильной работы и многое другое.

Но успех продукта на рынке возможен сегодня только при постоянной поддержке открытого диалога с пользователями, интеграторами, поставщиками смежных технологий и бизнес-аналитиками.

Поэтому компания "ИнтерТраст" заявляет, что будет и дальше развивать коммуникации с сообществом, поскольку с выпуском очередного релиза прогресс не останавливается, надо продолжать думать о будущем.


Автор: Станислав Макаров
Источник: информационный портал "CNews"
Дата публикации: 24.09.2012

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх