+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Электронная бюрократия
Статьи и интервью

Электронная бюрократия

18.12.2006

Внедрение электронного документооборота способно усовершенствовать бизнес-процессы и уменьшить затраты на расходные материалы. Генеральный директор компании "ИнтерТраст" Андрей Линев утверждает, что системы управления электронными документами к тому же на треть сокращают потери рабочего времени.

"Секрет фирмы": Как вы оцениваете российский рынок систем электронного документооборота?

Андрей Линев: Нельзя сказать, что этот рынок молодой. Первые системы автоматизации делопроизводства были разработаны для высших органов власти СССР—ЦК КПСС и Совмина. А первые коммерческие программные продукты появились в 1994 году. Сегодня эти системы называют Electronic Document Management Systems (EDMS—системы управления электронными документами), или системы электронного документооборота (СЭД). Объем рынка в России в 2005 году составил примерно S50 млн., и он показывает хорошие темпы роста — примерно 30% в год.

СФ: Понятие "документооборот" вызывает ассоциации с толстой книгой учета документов и пачкой типовых бланков. Какие существуют разновидности систем электронного документооборота?

АЛ: Пожалуй, их столько же, сколько бизнес-задач и видов деятельности. Каждая программа "затачивается" под конкретное предприятие, отдел и направление работы. Есть, к примеру, системы, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов. Они регламентируют и поддерживают движение документов в организации. Есть корпоративные СЭД, предназначенные для коллективного создания документов (с их помощью можно создавать и электронные архивы документов с быстрым поиском). Есть системы управления изображениями, которые конвертируют в электронный вид информацию, отсканированную с бумажных документов и микрофильмов (у них также предусмотрена возможность хранения и быстрого поиска нужного изображения). И это лишь несколько разновидностей.

В число базовых сервисов этих программ входит возможность ставить на документах электронную подпись, наносить на них штрих-код и управлять системой, находясь вне офиса — с помощью КПК, на который также установлена СЭД. Главная особенность системы автоматизации — в том, что она обязательно приводит к изменению самой системы управления организацией. Я бы сказал, внедрение СЭД — это бюрократизация компании в хорошем смысле слова. От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит скорость принятия управленческих решений и их реализации, а также оперативность реакции на изменения рынка. То есть ценой вопроса в конечном счете становится конкурентоспособность компании.

СФ: Есть ли данные о результатах установки систем?

АЛ: Первым и наглядным следствием внедрения системы я бы назвал сокращение затрат на расходные материалы и некоторые услуги, к примеру на бумагу, курьеров и содержание архива. Один банк ежегодно тратил на бумагу $3 млн., то есть каждый месяц покупал ее столько, что можно загрузить целый КамАЗ. После внедрения СЭД эти расходы сократились на 40%.

Приведу другие показатели: затраты на расходные материалы для принтеров и копиров уменьшаются в три раза, на хранение бумажных документов – на 80%.

Но все же самое важное – это экономия времени, затрачиваемого на определенные бизнес-процессы. Приведу такой пример. Мы работали с крупным московским банком, у которого была проблема со сроками, за которые выдавалось разрешение на выдачу потребительского кредита: традиционным "бумажным" способом на все уходило около недели. Конкуренты же предоставляли кредит в течение трех дней. Внедрение системы электронного документооборота в этом бизнес-процессе позволило сократить срок согласования до двух дней при сохранении действующего регламента.

СФ: Как изменяется работа рядового сотрудника после внедрения системы?

АЛ: Она становится гораздо интенсивнее, потому что высвобождается время, которое раньше улетало в трубу.

Известно, что в среднем на поиск бумажного документа у сотрудника уходит две минуты, при этом в 10% случаев нужная бумага так и не находится. Так вот — переход на СЭД должен привести к сокращению непроизводительных затрат рабочего времени примерно на 30 - 40%. Например, на регистрацию входящего документа до внедрения СЭД уходит три минуты, а после — одна. Подготовка типового отчета до внедрения СЭД занимает 120 минут, а после – всего лишь пять.

СФ: Какова стоимость СЭД?

АЛ: Внедрить программу имеет смысл, если в компании работает не менее 20 сотрудников. У нас, к примеру, есть две программы — OfficeMedia, рассчитанная на небольшое количество пользователей (30-50 человек), и CompanyMedia, которая может объединить десятки и сотни тысяч пользователей. Внедрение OfficeMedia для 15-20 рабочих мест займет примерно полтора-два месяца и обойдется примерно в $3 тыс. Масштабный проект — например, работа с градообразующим приятием — займет пару лет и обойдется в $30-$40 тыс. для каждых 50 пользователей (при этом на предприятии может быть несколько тысяч пользователей). Эти цифры включают всю работу над проектом вплоть до тренингов и консультаций. Но СЭД, как и растение, нужно постоянно "поливать", то есть менять и дополнять функции в зависимости от новых задач. Также руководителям и сотрудникам нужно учиться работать с системой. Если ключевые люди компании не хотят на это тратить время и силы, тогда и нам за эту работу браться точно нет смысла.

История канцелярии

Уже в XVI-XVII веках на Руси существовали особые - "образцовые" - книги, в которых были прописаны правила оформления документов, отражающих работу государственных управленческих учреждений. А документация того времени была довольно разнообразна: от царя и боярской думы вниз в приказы шли грамоты, указы и приговоры. Приказы обменивались друг с другом памятями, а снизу, из местных учреждений, в приказы шли отписки - именно так назывались ответы и отчеты. Формой обращения гражданина в государственные органы была челобитная. Столетием позже при Петре I произошел переход от приказного делопроизводства к коллежскому. Отныне его правила были закреплены на государственном уровне в "Генеральном регламенте". В регламенте не только устанавливалось штатное расписание коллегий и должностные обязанности чиновников, но и были определены основные операции в работе с документами - правила регистрации, контроль за исполнением, порядок составления и хранения. Так Петр I заложил основы современной системы делопроизводства. Действующая же система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством, возникла в XIX веке. В 1811 году коллегии были упразднены, а их функции взяли на себя министерства. Чиновники при создании документов теперь сверялись с "Образом производства дел".

Разумеется, 1917 год принес заметные изменения и в эту сферу. В 1918 году был издан важный для советского делопроизводства документ "О форме бланков государственных учреждений", который упрощал процедуры составления официальных бумаг, однако все же основывался на старых традициях. Первый ГОСТ документов появился в 1972 году, сейчас все российские учреждения и компании руководствуются ГОСТом 2000 года.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх