+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Электронный документооборот для 3000 пользователей
Статьи и интервью

Электронный документооборот для 3000 пользователей

12.02.2007

Документооборот в компании, насчитывающей несколько десятков филиалов в различных регионах России и ближнего зарубежья и несколько тысяч сотрудников, — это сложнейший процесс. Как им управлять? Как сделать его эффективным? Показательным примером того, как справиться с большим потоком документов, может служить проект автоматизации документооборота в Финансовой корпорации "Уралсиб" (www.uralsib.ru).

ФК "Уралсиб" — многопрофильная финансовая структура, развивающая коммерческий и частный банковский, инвестиционный и страховой бизнес, ее работающие активы сегодня составляют 12,5 млрд долл. Сегодня в корпорации действует два центральных офиса — в Москве и Уфе; развитием бизнеса на местах занимается шесть региональных дирекций. Интегрированная система продаж финансовых продуктов и услуг ФК "Уралсиб" насчитывает 1087 офисов в 81 регионе России.

Уже в 1998 г. корпорация, тогда еще называвшаяся •Никойл", вела многопрофильный бизнес. В конце 90-х перед ней встала важнейшая стратегическая задача — организовать работу с широким кругом как российских, так и зарубежных клиентов. Это предполагало открытие новых филиалов и региональных представительств, более активное взаимодействие с ними. С ростом бизнеса стало сложно поддерживать оперативное взаимодействие московского и региональных филиалов, удаленных на большие расстояния, в том числе и находящихся в разных часовых поясах. Неудивительно, что возникла необходимость в ПО, автоматизирующем делопроизводство и документооборот.

Специалисты корпорации выбрали простое "коробочное" решение — систему электронного документооборота (СЭЛ) OfficeMedia компании "ИнтерТраст" (www.intertrust.ru), разработанную на платформе Lotus Domino/Notes (IBM). Система включала модули "Внешние контакты", "Управление и планирование", "Делопроизводство", "Учет материальных ценностей", автоматизирующие все этапы работы с документами. Например, в системе была реализована автоматическая доставка информации по кратчайшему маршруту между двумя любыми офисами (при этом передача документов контролируется передающей и принимаемой стороной). Когда эта система внедрялась, некоторые филиалы корпорации еще связывались с центральным сервером по модему. Технология Lotus обеспечивала сотрудникам территориально удаленных офисов доступ к нужным документам, позволяла выполнять репликацию документов для тех подразделений, которым это было необходимо.

Первоначально с помощью OfficeMedia было автоматизировано 15 рабочих мест. К 2004 г. большинство сотрудников банковского направления уже использовало в качестве почтовой системы Lotus, а в качестве системы документооборота — OfficeMedia. Последняя на тот момент представляла собой практически "самописную" систему — за годы эксплуатации силами ИТ-специалистов корпорации в ней было сделано много необходимых для бизнеса доработок.

Развитие системы происходило на фоне активного развития самой корпорации. В 2002 г. ФК "Никойл" приобрела "Автобанк" и "Промышленную страховую компанию", в 2003 г. подписала партнерское соглашение с банковской группой "Уралсиб". Процесс слияния различных компании шел полным ходом, и потому потребовалась корпоративная многофункциональная система для работы с документами для всех организаций, входивших в сложную структуру ФК "Уралсиб". Проект получил название "Создание современной системы поддержки распределенного документооборота" и включал три этапа.

На первом этапе (апрель 2004 г.) необходимо было принять решение: либо развивать какую-то имеющуюся СЭД, либо переходить на новую. Тогда же была создана "Административная книга Финансовой корпорации "Уралснб" — по сути свод существовавших на апрель 2004 г. правил работы с документами. Она стала своего рода методологической основой для создания корпоративной информационной системы (КИС). В ней описывались основные сценарии организации и документирования работы коллегиальных органов, порядок согласования документов, издания распорядительных материалов, контроля за исполнением поручений руководства корпорации.

Создание КИС преследовало следующие цели:

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх