+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / К вопросу о создании комплексной системы электронного документооборота в вузе
Статьи и интервью

К вопросу о создании комплексной системы электронного документооборота в вузе

14.11.2007

Быстрая динамика развития вуза, актуализация качества обучения требует поиска и внедрения более эффективных направлений деятельности в области использования информационно-телекоммуникационных технологиях, как в учебном процессе, так и во всей управленческой деятельности вуза.

Сегодня ГОУ ВПО "ВГИПУ" одно из немногих учебных заведений России, реализующих на практике концепцию непрерывного профессионального образования (школа – лицей – колледж – ВУЗ – ИПКиПК – аспирантура – докторантура), представляет собой учебно-научный и культурный комплекс, является одним из вузов приволжского федерального округа готовящего специалистов для системы начального и среднего профессионального образования. Большие объемы документов, ежедневно циркулирующие в университете, требуют более оперативной их обработки, поэтому в начале 2007 года было принято решение автоматизировать все основные работы с документами. В результате анализа различных подходов к организации электронного документооборота и имеющихся программных пакетов в качестве базовой платформы было выбрано программное обеспечение IBM Lotus Domino/Notes, ядра комплексной системы - CompanyMedia.

Согласно приказу ректора № 33/01.3 от 02.02. 2007 г. в ГОУ ВПО "Волжский государственный инженерно педагогический университет" (ВГИПУ), в целях повышения качества и оперативности управления университетом путём совершенствования делопроизводства, объединения в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений вуза (включая территориально удалённые), сокращения затрат на поддержание бумажного документооборота, экономии рабочего времени, сотрудниками Управления информатизации и отдела документационного обеспечения ведётся важная и ответственная работа по автоматизации документооборота на базе комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia – программного обеспечения, разработанного московской компанией "ИнтерТраст". Весь комплекс работ по внедрению, сопровождению и развитию системы осуществляет региональный партнер ИнтерТраст - нижегородская компания ООО "Программа-Т".

Компания ООО "Программа-Т" специализируется на управленческом консалтинге и комплексном обеспечении управления предприятием на основе информационных систем организации коллективной работы и документооборота, оперативного управления производством, анализа информации. Специалисты компании имеют многолетний практический опыт работы в области построения комплексных информационных систем. В число клиентов компании входят Правительство Пензенской области, Администрации города Пензы и города Заречного, Волго-Вятская академия государственной службы, ОАО "Дробмаш" и др.

CompanyMedia – это программная система, включающая компоненты, автоматизирующие делопроизводство и документооборот ("CompanyMedia-Делопроизводство", "CompanyMedia-Договоры", "CompanyMedia-Библиотека электронных документов", "CompanyMedia-Факс"), управление персоналом ("CompanyMedia-Управление персоналом"), техническую поддержку ("CompanyMedia - HelpDesk"), бизнес-процессы ("CompanyMedia – Клиенты и контакты", "CompanyMedia-Заседания". "CompanyMedia-Планирование" и др.).

Работы по созданию в университете системы электронного документооборота начались с декабря 2006 года. С целью детального опробования функционала и подтверждения правильности сделанного выбора в опытную эксплуатацию был запущен пилотный проект на двенадцать рабочих мест "CompanyMedia-Делопроизводство" (данная система обеспечивает автоматизацию процессов: приема, обработки и распределения поступающей корреспонденции; подписания, регистрации и рассылки исходящей корреспонденции; подписания, регистрации и отправки внутренних и организационно-распорядительных документов; переписки между организациями и отдельными подразделениями) и "CompanyMedia-Портал" (универсальное рабочее место). В феврале 2007 года после апробации пилотного проекта руководство ВГИПУ приняло окончательное решение о полномасштабном развитии системы электронного документооборота на шестьдесят ключевых рабочих мест университета.

Проект перехода на электронный документооборот включает несколько основных этапов.

На первом этапе проводилась подготовка исходных данных для установки (данные об организации: структуре; руководителях высшего звена; сотрудниках по подразделениям; определение замещающих сотрудников и подразделений; делопроизводителях организации; перечень номенклатурных индексов подразделений и т.д.). Определение основных операций и функциональных ролей (профилей), участвующих в документообороте (Делопроизводитель, Руководитель, Исполнитель, Сотрудник ответственный за контроль). Определение прав доступа для каждого профиля, участвующих в документообороте, сценариев работы с системой (подготовка проекта документа, согласование проекта документа, регистрация проекта документа, контроль исполнения документов).

В параллели велось определение готовности инфраструктуры вуза к внедрению (сети, сервера, рабочие места, персонал). Решение вопросов связанных с оснащением автоматизированных рабочих мест комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia необходимым аппаратными, коммуникационными и программными составляющими. Решение вопросов связанных с подготовкой необходимых документов для организации необходимых закупок аппаратного, коммуникационного и программного обеспечения, заключения соответствующих договоров и контрактов. Решались финансово-экономические вопросы связанные с затратами на внедрение комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia, материальное и техническое обеспечение проекта. Назначались ответственные по вышеперечисленным направлениям деятельности, куратор, администратор и инструктор проекта по работе комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia.

На втором этапе проводились работы по созданию базы данных всей входящей документации университета с начала 2007 года. Проводились работы по обновлению и апгрейду компьютерной техники и средств коммуникации в структурных подразделениях университета, для её соответствия необходимым техническим требованиям ПО системы электронного документооборота CompanyMedia. Активно развивалась локально вычислительная сеть, приобретался и настраивался автономный сервер под ядро комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia. Приобреталось и устанавливалось лицензионное программное обеспечение на 60 рабочих мест IBM Lotus Domino/Notes.

На третьем заключительном этапе планируется провести целенаправленное комплексное обучение сотрудников университета - пользователей электронного документооборота ВГИПУ, ведущими специалистами компании Программа-Т. Провести окончательное конфигурирование, адаптацию и внедрение системы.

Итак, создание комплексной системы электронного документооборота в вузе — сложная организационная и технологическая задача, что обуславливает целесообразность поэтапной разработки системы, когда на каждом этапе сдается законченный продукт, решаются конкретно поставленные задачи, которые будут последовательно модифицироваться и дорабатываться от этапа к этапу. Взаимная увязка подсистем и интеграция данных достигается на основе организационной, функциональной, технической, программной и информационной совместимости. Только на таких условиях может быть обеспечено успешное внедрение и устойчивое функционирование комплексной системы электронного документооборота в вузе как успешного организационно-технологического решения.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх