+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Корпоративные стандарты: разработка положения о структурном подразделении
Статьи и интервью

Корпоративные стандарты: разработка положения о структурном подразделении

18.08.2008

В прошлом месяце мы говорили о методике разработки и эксплуатации внутренних нормативных документов организации. Сейчас же предлагаем вам перейти к разработке конкретного документа, а именно — положения о структурном подразделении. Сделаем мы это на примере подразделения, в зону ответственности которого входят процессы общего документооборота и делопроизводства — так будет интереснее. Недаром говорят: "Своя рубашка ближе к телу".


Порядок разработки документа
Документы этого типа разрабатываются по направлению снизу вверх (по оргструктуре). Это означает, что при регламентации деятельности большого подразделения, состоящего из нескольких меньших, целесообразно начинать разработку с малых подразделений, переходя к более крупным. К примеру, начать с отделов, перейти к департаменту или начать с бюро, перейти к отделам.
Практика показывает, что разработка проекта одного такого документа возможна в среднем за 1—7 рабочих дней. Здесь многое будет зависеть от наличия образцов аналогичных документов, опыта составителя, объема собранной информации и степени ее структурированности.
Очень важно провести опрос среди профильных специалистов и управленцев подразделения с письменной фиксацией полученной информации. Здесь вам могут пригодиться опросные листы (см. Пример 1).
Затем этих же специалистов целесообразно будет привлечь к "публичному обсуждению" разработанного проекта нормативного документа. И здесь важно перевести его в конструктивное русло. Для этого подскажем вам один нюанс. Объявите, что к рассмотрению будут приниматься только правки текста в виде окончательно выверенных формулировок (а не пожеланий и идей) с аргументацией, почему первоначальная формулировка в разработанном проекте документа данного специалиста или управленца не устро­ила. Если люди поймут, что им придется выполнять положения принятого нормативного документа, им станет небезразлично, по каким правилам придется работать. В этом случае вы получите много действительно ценных предложений и дополнений, а возможно, и исправлений.
Подчеркнем, что круг участников "публичного обсуждения" должен быть шире узкой группы должностных лиц, согласующих проект документа. Однако "задирать планку" не стоит, так как при большом количестве сотрудников, привлекаемых к обсуждению, увеличатся и временные затраты на разработку документа, а вы рискуете оказаться "заваленными" различными рацпредложениями. Оптимальным будет обсуждение только с грамотными, заинтересованными в результате специалистами.
Содержание документа
С общими требованиями к разработке и жизнеобеспечению внутренних нормативных документов мы разобрались в предыдущем номере журнала. А вот особенности составления каждого из разделов положения о подразделении мы рассмотрим прямо сейчас. После этого покажем вам пример такого документа.
Предлагаемая в статье структура положения не является жесткой, но она уже отработана на большом количестве разнообразных организаций как в Российской Федерации, так и в ближнем зарубежье. Поэтому ее с уверенностью можно назвать логичной и оптимальной. Таким образом, взяв нашу модель себе на вооружение, вы в значительной степени сможете повысить эффективность разработки не просто единичного документа, а всей структуры аналогичных документов вашей организации. При прочтении этой части статьи вам следует выделять вопросы, которым необходимо уделить особое внимание при интервьюировании коллег. Ведь предлагаемые нами решения могут оказаться для вас оптимальными, но, скорее всего, они потребуют адаптации под вашу корпоративную культуру и особенности бизнес-процессов.
1. Общие положения
В этом разделе должны быть описаны назначение, зона ответственности и, при необходимости, введены определения и сокращения. Отмечу дополнительно, что весь первый раздел посвящен самому нормативному документу, а не объекту управления (т.е. не структурному подразделению).
Первый пункт раздела "общие положения" определяет применимость документа. См. Пример 2, а также пункт 1.1 в образце документа в Примере 9.
 В дальнейшем желательно указать перечень должностных лиц организации, деятельность которых напрямую связана с описываемым подразделением. Очевидно, что в этот список войдут работники самого подразделения, а также вся вертикаль управления от непосредственного руководителя до генерального директора (см. Пример 3, а также аналогичный пункт в Примере 9).
 
                        
Необходимо указать и методику согласования и утверждения проекта документа, а также ввода его в действие. В статье из прошлого номера журнала мы говорили о целесообразности работы на предприятии целой системы внутренних нормативных документов (речь шла о построении системы регулярного менеджмента). Если следовать этой логике, то в организации за методику подготовки, согласования, утверждения и ввода в действие всех локальных нормативных документов должен отвечать отдельный нормативный документ — регламент. В этом случае в тексте положения о структурном подразделении нужно будет прописать структуру должностных лиц, участвующих в каждой процедуре данного регламента:
Именно в этом разделе необходимо разместить небольшой глоссарий по всем словам, значения которых могут быть неочевидны читателям, либо тех слов, которые могут неоднозначно трактоваться при прочтении. Сокращения также необходимо обеспечить ясной и однозначно воспринимаемой трактовкой. Ведь, например, кадровики под аббревиатурой ТК РФ однозначно будут понимать Трудовой кодекс Российской Федерации, а вот специалисты, связанные с внешнеэкономической деятельностью, под той же аббревиатурой без малейшего сомнения поймут Таможенный кодекс Российской Федерации. И подобных примеров масса!
В случае ввода в документе сокращений либо терминов в остальном тексте документа следует отдавать преимущество в использовании именно этим, определенным в начале документа терминам и сокращениям.
2. Организация подразделения
В разделе "Организация подразделения" или "Организационные положения" необходимо описать управление, подчиненность, внутреннюю структуру подразделения и методику ее утверждения и изменения.
Очевидно, что при рассмотрении внутренней структуры подразделения особое внимание необходимо уделить названиям должностей. Т.е. нужно проконтролировать соответствие штатного расписания и структуры подразделения. В этом разделе допускается использовать графическое представление информации.
Здесь же можно кратко рассказать о квалификационных и иных требованиях, предъявляемых к работникам структурного подразделения, включая его руководителя.
У подразделения может быть несколько направлений деятельности. Какая-то группа сотрудников подразделения при сохранении административной подчиненности непосредственному руководителю одновременно может находиться в функциональном подчинении у другого руководителя. Эти особенности тоже должны найти свое отражение в положении. Например, секретарь директора по производству административно подчиняется указанному директору, но функциональное подчинение у нее будет закреплено за подразделением Секретариат.
Еще один вопрос, который должен найти отражение в документе, — методика замещения руководителя подразделения при его отсутствии на рабочем месте.
Кроме того, здесь желательно указать перечень внутренней и внешней нормативной документации, на основании которой структурное подразделение осуществляет свою деятельность.
Как все это сформулировать, показано в Примере 9, раздел "Организационные положения".
3. Задачи и функции структурного подразделения
В этот раздел простым перечнем с возможными ссылками на другие внутренние нормативные документы вносится обобщенно вся информация о задачах и функциях из соответствующих пунктов опросных листов (в нашем Примере 1 это пункты 1 и 2).
В случае если нормативные документы по процессам подразделения (регламенты) еще не разработаны, то на этапе подготовки положения о подразделении можно просто перечислить все процессы, которые устойчиво выполняются в данном подразделении либо проходят через него.
В случае если можно четко разделить процессы подразделения на 2 группы: профильные и дополнительные (в которых работники подразделения выполняют единичную функцию, например, производят регистрацию документа), - то это нужно делать.

Детализация функций работников подразделения в рамках описан­ных задач (направлений деятельности) делается в последующих разделах документа.
4. Права подразделения
Описывая права подразделения, следует отметить, что они полностью консолидированы у его руководителя.
В положение о подразделении следует включать права и обязанности лишь по тем видам деятельности и тем проектам, которыми это подразделение будет заниматься в течение срока действия разрабатываемого норматив­ного документа. Например, автоматизация процессов документооборота — обычно краткосрочный проект, который не занимает более 4 месяцев. Если вы захотите детально регламентировать деятельность сотрудников, связанную с ним, то лучше это сделать в отдельном нормативном документе.
Способ составления данного раздела вы можете увидеть в Примере 9.
5. Ответственность подразделения
Ответственность подразделения, аналогично правам, зачастую консолидирована у его руководителя. Таким образом, при выявлении отклонения в работе подразделения либо иных несоответствиях ответственность прежде всего несет руководитель. Если при этом данный руководитель выявил работника в подчиненном ему подразделении, допустившего отклонения в производственном процессе, он обязан выяснить причины и принять со­ответствующие меры (от мер дисциплинарного воздействия по отношению к работнику до внесения корректив в нормативные документы).
В любом случае при описании ответственности следует максимально избегать любой конкретики, так как каждый случай несоответствия является уникальным, поэтому ответственность за него также может быть возложена на работника подразделения исключительно в индивидуальном порядке и не автоматически.
6. Взаимоотношения подразделения
Задачей этого раздела прежде всего является описание потоков документов либо иных ценностей, проходящих через описываемое подразделение. Устанавливая четкие критерии для каждого из входящих в подразделение документов, мы можем полностью стандартизировать документы как принимаемые подразделением, так и отправляемые им.
К примеру, если в зону ответственности нашего подразделения входит отправка исходящей корреспонденции, то отправка бухгалтерской документации должна в обязательном порядке производиться с сопроводительным письмом, составляемым по принятой в организации форме. Четкое формулирование критериев качества (в нашем примере — форма и методика заполнения сопроводительного листа) позволяет:
значительно ускорить процесс дальнейшей обработки и отправки исходящей корреспонденции;
четко отслеживать ситуацию, не позволяя работникам подразделения доделывать работу за других, занимаясь самостоятельным выяснением непредоставленной информации.
Следует учитывать также размер раздела. Если он превысит одну страницу, то его лучше выполнить в виде приложения.
7. Ответственность руководства
Здесь описывается прежде всего порядок контроля выполнения положений нормативного документа. Для этого устанавливаются ответственные за данный процесс должностные лица организации и методика выявления отклонений и наложения дисциплинарных взысканий на виновных работников.
Логику и формулировки данного раздела вы также можете увидеть в Примере 9.
8. Хранение и архивирование
Здесь нужно ответить на следующие вопросы:
где хранится бумажный оригинал документа?
где в локальной сети организации работники могут ознакомиться с текстом актуальной версии данного нормативного документа?
где и сколько времени хранится подлинник после окончания срока его действия?
Как это можно сделать, показано в Примере 9.
9. Порядок внесения изменений
Название этого раздела говорит само за себя. Тут следует описать порядок инициации процедуры внесения изменений (т.е. актуализации документа). Фактически подход к разработке этого раздела мы рассмотрели в предыдущем номере журнала, поэтому сейчас ограничимся образцом такого раздела, приведенном в Примере 9.
10. Приложения
Приложениями к положению о структурном подразделении могут быть различные материалы, например:
перечень регламентов деловых процессов, в которых участвует дан­ное подразделение;
точки взаимодействия с другими подразделениями либо со сторон­ними организациями (это могут быть документы различных типов);
лист ознакомления с данным документом сотрудников организации;
лист регистрации изменений, вносимых в документ.
Пример документа
Безусловно, в этой статье предложена обобщенная модель документа с расширенным набором функций, часть из которых в каких-то определенных организациях может и не понадобиться. Поскольку задач, решаемых регламентацией, великое множество, то, сконцентрировавшись на каких-то определенных из них, составители нормативного документа могут удалять из предложенной нами универсальной модели определенные разделы по своему усмотрению. Либо наоборот — расширять имеющиеся и добавлять новые, если была выявлена потребность в более детализированном рассмотрении некоторых вопросов.
В заключение хотелось бы отметить важность поддержания разработанного документа в актуальном состоянии, чтобы он не ложился "мертвым грузом" на ответственное подразделение, а оказывал постоянную помощь в работе:
устанавливал определенные внутренние показатели качества и
позволял организовать эффективную работу подразделения.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее положение (в дальнейшем - Положение) определяет структуру, управление, функции и права структурного подразделения Канцелярия управления делами генерального директора ЗАО "Альянс-В".
1.2. Настоящее Положение должны использовать в своей работе следующие должностные лица Общества:
1.3. При подготовке проекта, согласовании, утверждении и вводе в действие положения о подразделении канцелярия, согласно регламенту № 004.003 "Подготовка, согласование и утверждение нормативных и организационно-распорядительных документов в ЗАО "Альянс-В"", исполнителями являются следующие должностные лица:
1.4. Определения:
Общество — Закрытое акционерное общество "Альянс-В" (ЗАО "Альянс-В");
Канцелярия — Канцелярия управления делами генерального директора ЗАО "Альянс-В".
1.5. Сокращения:
БП — бизнес-процесс. Бизнес-процессом является любая устойчивая последователь­ность исполняемых работниками организации действий (процедур), приводящая в конечном итоге к созданию внутренней либо внешней ценности.
ДИ — должностная инструкция. Нормативный документ организации, описываю­щий требования, права, обязанности и роли, выполняемые работником в рамках исполнения своих должностных обязанностей.
2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2.1. Структурное подразделение Канцелярия возглавляет должностное лицо Общества — начальник канцелярии.
В структуру Канцелярии входят следующие должностные лица Общества, подчиненные непосредственно начальнику канцелярии:
2.2. В структуру Канцелярии в рамках функционального подчинения ее начальнику входят все работники Общества, ответственные за процессы делопроизводства и документооборота (включая электронный). Административное руководство указанными работниками Общества при этом сохраняется за непосредственными руководителями этих работников.
2.3. Канцелярия имеет в своем составе структурно подчиненную группу фондов, структура, управление, функции и права которой определены в документе № 003.004 "Положение о структурном подразделении "Группа фондов"".
2.4. Графическое представление организационной структуры Канцелярии:
 
2.5. Начальник канцелярии назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора Общества по личному составу.
2.6. Должностные лица канцелярии назначаются на должность и освобождаются от нее приказом генерального директора Общества по личному составу в соответствии с представлением, подаваемым управляющим делами.
2.7. Структура канцелярии утверждается приказом генерального директора по представ­лению управляющего делами в рамках утверждения организационной структуры Общества либо раздельно, с внесением соответствующих изменений в штатное расписание.
2.8. На должность начальника канцелярии назначается специалист, имеющий высшее образование, знания в области делопроизводства и документооборота, а также имеющий управленческий опыт либо не менее 1 года опыта работы на аналогичной либо замещающей должности. Остальные требования, предъявляемые к руководителю канцелярии, детально описаны в ДИ данного работника.
2.9. При возникновении расхождений в области квалификационных либо иных требований к работнику Канцелярии имеющим силу считается требование, имеющее более позднюю дату утверждения. Выявление такого расхождения в обязательном порядке инициирует процесс внесения изменений в подлежащий актуализации нормативный документ.
Во время отсутствия начальника канцелярии (отпуск, болезнь, командировка, обучение и прочие случаи, предусмотренные ТК РФ и трудовым договором) его замещает работник, назначаемый распоряжением административного директора Общества на постоянной либо временной основе.
2.10. Квалификационные и иные требования, предъявляемые к работникам Канцелярии, детально описаны в соответствующих должностных инструкциях:
2.11. В рамках выполнения своих функций работники канцелярии должны применять следующие нормативные документы:
2.12. В рамках выполнения своих функций работники канцелярии должны применять следующие внутренние нормативные документы Общества:
3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
3.1. В рамках выполнения своих функций в процессе "Обработка входящей корреспонденции" работники Канцелярии выполняют следующие действия:
3.2. В рамках выполнения своих функций в процессе "Обработка исходящей корреспонденции" работники Канцелярии выполняют следующие действия:
3.3. В рамках выполнения своих функций в процессе "Подготовка, согласование и ут­верждение нормативных и организационно-распорядительных документов" работники Канцелярии выполняют следующие действия:
3.4. В рамках выполнения своих функций в процессе "Контроль исполнения поручений" работники Канцелярии выполняют следующие действия:
3.5. В рамках выполнения своих функций в процессе "Прием документов в архив" работники Канцелярии выполняют следующие действия:
3.7. В рамках выполнения своих функций в процессе "Выдача документов из архива" работники Канцелярии выполняют следующие действия:
3.8. В рамках выполнения своих функций в процессе "Уничтожение документов" работники Канцелярии выполняют следующие действия:
4. ПРАВА
4.1. Права начальника канцелярии указаны в его трудовом договоре с Обществом.
4.2. Начальник канцелярии при выполнении своих должностных обязанностей имеет право в установленном порядке:
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Начальник канцелярии несет ответственность за:
5.2. В случае изменения условий выполнения работ начальник канцелярии готовит предложения об изменении настоящего Положения, которые оформляет в виде служебной записки на имя административного директора. При утверждении изменений в настоящее Положение начальник канцелярии фиксирует их в листе регистрации изменений (дополнений).
5.3.Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего регламента:
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
6.1. Взаимодействие Канцелярии с другими подразделениями Общества и сторонними организациями следующее:
6.2. В пределах своих прав и обязанностей Канцелярия реализует принятые решения через службы и подразделения Общества. При необходимости, по согласованию с административным директором, взаимодействует с организациями, не указанными в п. 6.1.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДСТВА
7.1. Контроль исполнения:
7.1.1. Контроль исполнения разделов настоящего Положения осуществляет административный директор Общества.
7.1.2. Требования настоящего Положения являются обязательными для исполнения всеми должностными лицам, перечисленными в п. 1.2 Положения.
7.1.3. При выявлении нарушений в соблюдении требований Положения административный директор проводит детальный анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:
7.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего регламента:
7.2.1. Все работники, участвующие в выполнении работ по настоящему Положению, несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение требований, приведенных в нем.
7.2.2. Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение своих обязанностей по настоящему Положению проводится на основании приказа генерального директора Общества по представлению административного директора Общества.
8. ХРАНЕНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ
8.1. Подлинник настоящего Положения ("контрольный экземпляр") подлежит хранению в Канцелярии Общества.
8.2. Актуальная редакция Положения доступна в корпоративной сети Общества по адресу: \\8егуег\Нормативные документы\Положения о структурных подразделениях.
8.3. Подлинник Положения ("контрольный экземпляр") после окончания срока действия, аннулирования либо замены хранится в ведомственном архиве Общества 3 (три) года.
9. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
9.1. Административный директор один раз в год пересматривает настоящее Положение с целью выявления несоответствий целям и планам Общества, а также возможным изменениям реального процесса.
9.2. По итогам рассмотрения административный директор может принять решение о продлении действия настоящего Положения без внесения каких-либо изменений. В этом случае срок действия продлевается на следующий год, при этом делается соответствующая запись в "Листе регистрации изменений (дополнений)" контрольного экземпляра. В противном случае административный директор делает запись о том, что документ требует пересмотра, и продляет его действие на срок, не превышающий 1 (одного) месяца, в течение которого и должны быть внесены изменения, а также проведены процедуры согласования и утверждения.
9.3. Запись о пересмотре текста Положения инициирует процесс подготовки, согласования и утверждения его новой редакции.
9.4. Также решение об изменении настоящего Положения может принять генеральный директор Общества на основании предложений, сделанных другими участниками процессов, в которых участвует Канцелярия, а также внутренними или внешними аудиторами.
 
 
 
 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх