+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Электронный феномен
Статьи и интервью

Электронный феномен

13.09.2008

Документ как управленческий феномен имеет многовековую историю. Он является основанием для принятия организационных решений, служит доказательством их исполнения и инструментом для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Все формы управленческой деятельности выражаются при помощи соответствующих документов: планирование — посредством подготовки и утверждения планов, учет — через составление и обработку статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство — путем издания распорядительных документов; организация — при помощи административных документов; регламентирование — посредством написания инструкций, методических указаний; контроль — через сбор сведений в письменном виде и т. д. Документация используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Преимущество руководства, основанного на ведении документации, заключается в возможности избежать неконтролируемого движения и потерь управленческих информации и решений; утечки конфиденциальных данных; ситуации отсутствия сведений о состоянии процесса.

Вместе с тем при достижении определенной критической массы управленческих документов операции, связанные с их обработкой и доставкой, тормозят жизнедеятельность организации, поскольку оказываются камнем преткновения на пути осуществления всех бизнес-процессов. Затрудняется поиск необходимой информации для принятия решения или его исполнения. Неизбежными становятся потери и повторное создание документов. Контроль исполнения решений требует привлечения все больших ресурсов. В результате снижается эффективность процессов управления и деятельности компании в целом.

Современные системы электронного документооборота (СЭД) позволяют преодолеть эти негативные явления. Повышение эффективности управления достигается за счет внедрения электронных административных регламентов, которые дают возможность сократить циклы прохождения документов и время исполнения контрольных функций, обеспечить максимальную прозрачность процессов.

Предприятия, внедрившие СЭД, утверждают, что получили инструмент, позволяющий достичь следующих результатов:

Однако, принимая решение о внедрении СЭД, надо помнить, что система будет такой, какой вы ее сделаете. Если все, что от нее требуется, — это автоматизация работы канцелярии, достигнуть перечисленных выше результатов не удается. По мнению аналитиков компании GartnerGroup, "внедрение систем управления документами, доступа к информации и автоматизации бизнес-процессов должно стать поводом для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих производственных процессов. Внедрение данных систем должно привести к изменению сложившихся технологий, основанных на традиции работы с бумажными документами.

Автоматизация бумажных процессов в существующем виде часто приводит к еще большему снижению эффективности деятельности организаций". СЭД становится действенным инструментом управления лишь тогда, когда на самых ранних стадиях четко определены цели внедрения и методологические аспекты использования.

Из вышесказанного можно сделать ошибочный вывод, что СЭД предназначены только для компаний с жесткой вертикальной структурой управления, строго регламентированными правилами работы на основе документированных поручений и контроля исполнения. То есть что предприятия, исповедующие широкое делегирование полномочий на самые низкие уровни управления, создание атмосферы заинтересованности всех работников в результатах общей деятельности и доверительных отношений руководителя и подчиненного, не смогут воспользоваться преимуществами электронного документооборота. Это не так.

Современные СЭД позволяют благодаря гибкости настроек сместить акценты и, в частности, использовать делопроизводственную инфраструктуру как среду коммуникаций и коллективной работы с информационными ресурсами, средства контроля как методы самоконтроля; построить регламенты по принципу "документировать, что делать, и делать, что задокументировано".

Детальное описание деятельности организации позволяет реализовать систему принятия решений, основанных на фактах. С вовлечением в процессы документирования абсолютного большинства сотрудников можно выйти на уровень информативности, достаточный для превращения системы из среды, реагирующей на данные, в среду, предупреждающую последствия. В этом случае СЭД будет автоматически уведомлять руководителя высшего звена о том, что происходит нечто важное и ответственное, требующее принятия управленческих решений. В отсутствие значимых сообщений информация от системы не поступает и никакие ответные действия не предпринимаются.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх