+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / CompanyMedia — современный взгляд на электронный документооборот
Статьи и интервью

CompanyMedia — современный взгляд на электронный документооборот

12.11.2008

В настоящее время в Российской Федерации наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД). Разработчики таких систем предоставляют конечным пользователям решения с количеством рабочих мест от 5-10 до 1000 и более. Безусловным лидером в области разработки СЭД, обслуживающих большие организации с территориально-распределенной структурой (широкой филиальной сетью), является компания "ИнтерТраст" со своим продуктом — системой электронного документооборота CompanyMedia.

 

Эта система предназначена для поддержки всех классических процессов электронного документооборота:

Обеспечивая указанные требования, система электронного документооборота поддерживает также все стандартные функции документооборота:

Рассмотрим прикладную реализацию указанных стандартных задач делопроизводства в системе электронного документооборота CompanyMedia 3.2. Она построена на основе технологической платформы Lotus Notes/Domino производства всемирно известного вендора программных и аппаратных комплексов — компании IBM. Использование платформы IBM позволило в значительной степени облегчить интерфейс СЭД, используя в качестве программного рабочего места пользователя стандартный бесплатный русифицированный клиент Lotus Notes 6, 7 и 8. Его простота и универсальность в значительной степени облегчает овладение инструментарием CompanyMedia пользователями и, таким образом, облегчает переход на эту универсальную систему электронного документооборота.

 

Входящая корреспонденция

Стандартный жизненный цикл входящего документа выглядит следующим образом: Регистрация - Ознакомление адресата - Принятие решения.

Его реализация в CompanyMedia сделана более детально. При поступлении нового входящего документа делопроизводитель запускает базу данных "Входящие Документы" ("ВхД") и начинает процесс ввода нового документа, нажав "Новый входящий документ". Он получает запрос на ввод исходящего номера данного документа. Сделано это для того, чтобы исключить повторную регистрацию документа в системе, ведь его копия уже могла быть зарегистрированной, будучи доставленной, к примеру, по факсимильной связи или электронной почте. Итак, делопроизводитель заполняет поле номера исходящего документа, после чего ему предоставляется либо чистая форма карточки входящего документа, либо карточка документа с таким номером, в случае, если документ уже зарегистрирован. Таким образом, получив в свое распоряжение форму карточки входящего документа, делопроизводитель заполняет все поля вкладки "реквизиты":

В остальных вкладках закрепляется информация о контроле (по принятому решению), ходу исполнения, связях и принадлежности документа к делу (согласно предварительно утвержденной номенклатуре дел).

На этом этапе работа с входящим документом для делопроизводителя заканчивается. Он передает входящий документ адресату, который осуществляет его рассмотрение и может принять по входящему документу следующие решения:

В последнем случае поручение также формируется в системе либо секретарем-делопроизводителем, либо самим адресатом. Контроль исполнения поручения по времени исполнения производится системой электронного документооборота CompanyMedia, а по существу поручений — самим адресатом. При выдаче поручения оно может быть также поставлено на контроль, в этом случае контроль исполнения по времени осуществляет специалист службы ДОУ (делопроизводитель), которому одновременно с исполнителем направляются соответствующие служебные уведомления. После выдачи поручения либо при снятии с контроля документ помещается в текущее дело.

 

Обращения граждан

Обращения граждан являются подклассом входящей корреспонденции с учетом того, что физическое лицо-отправитель имеет свой уникальный набор реквизитов, отличных от реквизитов организации. Также учитывается та особенность, что физическое лицо - отправитель - не осуществляет регистрацию своей корреспонденции, вследствие чего немного затрудняется однозначная идентификация такой корреспонденции. Жизненный цикл обращений граждан идентичен жизненному циклу всей входящей корреспонденции. Теперь давайте рассмотрим работу с ней подробнее.. В системе электронного документооборота CompanyMedia для обработки обращений граждан создана база данных "Обращения Граждан" ("ОГ"). В ней регистратором заполняется основная форма, позволяющая заполнять как раз реквизиты, характерные для адресата (физического лица):

Дальнейший путь документа-обращения полностью аналогичен соответствующему пути входящего документа, включая конечное его помещение в текущее дело.

Исходящая корреспонденция

Стандартный жизненный цикл исходящего документа выглядит следующим образом: Подготовка проекта - Согласование проекта - Подписание - Регистрация - отправка.

Реализация в системе электронного документооборота CompanyMedia процедуры работы с входящей корреспонденцией учитывает особенности каждого из указанных этапов. Работа с исходящим сообщением начинается с подготовки инициатором (или его подчиненным) проекта исходящего, после чего производится открытие базы данных "Исходящие Документы" ("ИсхД"). После открытия РКК необходимо по возможности заполнить следующие атрибуты исходящего документа:

В содержательную часть карточки может быть введен тест исходящего документа и в обязательном порядке прикреплен файл, в котором находится проект.

Согласование может производиться последовательно, параллельно, либо комбинированно в соответствии со списком согласующих должностных лиц, также вводимых в карточку либо задаваемых шаблоном.

Дальнейшее движение документа осуществляется в соответствии с его жизненным циклом, таким образом, сначала он будет отправлен на согласование с возможностью возврата на доработку, подписание и регистрацию. Затем оригинал документа будет направлен адресату, а его копия помещена в текущее дело.

 

Организационно-распорядительная документация

В базе данных "Организационно-Распорядительные Документы" ("ОРД") осуществляется поддержка жизненного цикла различных распорядительных документов: Подготовка проекта - Согласование проекта - Утверждение документа - Регистрация.

База "ОРД" при открытии также как и прочие базы данных СЭД предлагает для заполнения набор реквизитов для вводимого документа:

Информация, вносимая в остальные вкладки, специфична для ОРД.

В содержательную часть можно ввести текст документа, а также приложить файл, либо отсканированный образ.

Прохождение документа от проекта до регистрации аналогично соответствующему прохождению исходящего документа.

 

Электронная почта

Электронная почта является сегодня основой деловой коммуникации не только в России, но и в остальном мире, вытесняя факсимильную связь. СЭД CompanyMedia полностью поддерживает любые виды корпоративной электронной почты с любыми клиентскими программами, такими как Microsoft Outlook и RITlabs TheBat. Также система электронной почты, встроенная в СЭД, обеспечивает доставку пользователям не только сообщений от их коллег внутри организации и внешних контрагентов, но и отображает все системные уведомления, например, о необходимости согласовать или утвердить документ. Электронная почта CompanyMedia позволяет использовать ссылки на документы и регистрационно-контрольные карточки, находящиеся в базах данных Lotus, что в свою очередь делает работу с системными уведомлениями комфортными и обеспечивает в том числе поддержку коллективной работы с различными версиями документов.

Система мгновенных сообщений

Система мгновенных сообщений Lotus Sometime, являясь одной из функциональных особенностей Notes, обеспечивает не только on-line текстовую связь между пользователями, но и позволяет декларировать свой текущий статус окружающим (например: не беспокоить, занят, отсутствую). Также Lotus Sometime обеспечивает доставку пользователю системных сообщений, если это предусматривает конкретная настройка СЭД.

В заключение

Необходимо отметить наличие и лёгкость в использовании полнотекстового поиска документов, работающего как в отдельных базах, так и во всей системе, и удобную систему представления документов, уже введенных в СЭД. CompanyMedia обеспечивает также поддержку всех стандартных процедур как общего делопроизводства, так и его частных направлений — секретного, конфиденциального и кадрового. Поскольку документооборот каждой конкретной организации уникален, как и сама организация, CompanyMedia конфигурируется именно под ее непосредственные потребности, не заставляя клиентов переплачивать за неиспользуемый функционал.

К ближайшей же перспективе развития СЭД CompanyMedia планируется выпуск архивной подсистемы, которая сможет автоматизировать всю работу ведомственного архива крупной и средней организации, в том числе и организаций с большим количеством филиалов, находящихся в разных регионах. Также в ближайшее время будет выпущена WorkFlow подсистема, которая поможет, не изменяя основного функционала СЭД, сделать её еще более универсальной в области автоматизации бизнеса в целом.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх