+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Аутсорсинг: эффективность применения
Статьи и интервью

Аутсорсинг: эффективность применения

12.11.2009

Что такое аутсорсинг

Существует два наиболее известных определения аутсорсинга:

1) аутсорсинг – форма сотрудничества, определенная договором подряда, когда сотрудники одной организации (постоянные или специально нанятые) работают в другой организации, подчиняясь менеджерам организации-заказчика и т.д. Например: компания, оказывающая услуги по профессиональному клинингу, предоставляет по аутсорсингу торговому центру бригаду промышленных альпинистов для проведения указанных в договоре работ сроком на полгода. Альпинисты будут подчиняться руководителю АХО торгового центра, но при этом выполнять только установленные договором работы. Зарплату они получают в клининговой компании;

2) аутсорсинг – это передача не основных (второстепенных) бизнес-процессов организации (аутсорсеру) для их реализации и функционирования. Как правило, аутсорсер специализируется на осуществлении передаваемого бизнес-процесса, например, передача функций по работе с персоналом (подбор, набор, ведение всей бухгалтерии касающейся персонала и т.д.) кадровому агентству или передача функций транспортировки и складирования транспортно-логистической компании, и т.д. При реализации такой схемы аутсорсер выступает в роли подрядчика, а организация, передающая бизнес-процесс, – в роли заказчика.

В борьбе за существование компании вынуждены изыскивать любые пути сокращения издержек. Одни открывает в Азии новые филиалы, где расходы на производство ниже, чем в США и Европе, другие передает часть своих процессов специализированным компаниям в той же Азии (оффшор). Сегодня последний подход кажется наиболее эффективным. В рейтингах причин, по которым западные компании обращаются к сторонним организациям на первом месте стоит необходимость сокращения бюджетов.

Однако возникает вопрос: способствует ли аутсорсинг сокращению расходов. Тут мнения специалистов расходятся. Рассмотрим разные точки зрения:

Российский опыт применения аутсорсинга

Хотя применение аутсорсинга на Западе носит массовый характер, российские компании не очень торопятся его использовать – российский опыт позволил выявить ряд проблем системного характера, объективно препятствующих ускорению развития рынка этих услуг в нашей стране:

Тем не менее, использование аутсорсинга расширяется, и одна из областей, где можно видеть его бурное развитие, – информационные технологии.

Развитие аутсорсинга в области информационных технологий

В настоящее время все отечественные интеграторы предлагают свои услуги по схеме аутсорсинга, отмечая, что спрос на них с каждым годом растет. Об аутсорсинге в России чаще всего вспоминают тогда, когда речь заходит о недостатке ресурсов, когда компании не могут справиться с масштабом роста и обращаются к внешнему поставщику. Это так называемый ресурсный аутсорсинг, работающий только в краткосрочной и среднесрочной перспективе. Наиболее часто такая форма аутсорсинга применяется при разработке и внедрении информационных систем.

Однако законы рыночного выживания, заставляющие компании добиваться эффективности и конкурентоспособности за счет снижения издержек, повышения качества продукции и услуг, доступа к передовым технологиям, неизбежно ведут к трансформации подходов. Уже сейчас рынок ИТ-аутсорсинга в России начинает принципиально меняться в сторону потребления стандартизированных, типовых сервисов, так называемого функционального аутсорсинга. Наконец,– стратегический аутсорсинг предполагает передачу на сторону всех функций информационных технологий. В России подобного рода подход пока не имеет прецедентов, да и в мире к нему пока прибегают немногие, в основном глобальные мировые концерны.

Сегодня, по общему мнению экспертов, однозначно сказать, нужен аутсорсинг или нет, невозможно. Для каждого конкретного случая необходимо провести анализ. Общепризнанных методик такого анализа пока не существует, поэтому специалисты в этой области разрабатывают свои, обмениваясь опытом. Как показывает коллективный опыт организаций-аутсорсеров, необходимо учитывать достаточно много факторов и условий, чтобы проект применения аутсорсинга попал в условный список «Процент удачи».

В качестве примера приведем примерную методику, в которой обобщен опыт работы «круглых столов» по применению аутсорсинга в области электронного документооборота.

При проведении анализа эффективности применения аутсорсинга в той или иной области деятельности можно выделить следующие этапы:

Виды деятельности, которые можно передать на аутсорсинг при проведении внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота

Можно ли передать на аутсорсинг процессы документооборота? Теоретически да, так как делопроизводство и документооборот относятся к вспомогательным видам деятельности.

Однако документооборот совершенно справедливо сравнивают с нервной системой: тесно интегрированные в бизнес-процессы любой компании системы электронного документооборота напрямую влияют на повышение их управляемости, поэтому к передаче на аутсорсинг документооборота все относятся крайне осторожно.

Полная передача управления документами на аутсорсинг в России еще не практикуется, но начался и активно развивается процесс передачи отдельных этапов и операций.

Помимо хранения и обработки бумажных документов на аутсорсинг могут быть переданы:

Аутстаффинг

Одной из форм аутсорсинга является аутстаффинг – аутсорсинг персонала (включая регулярное оказание консультационных услуг). К нему относятся проведение обследований и аудитов, разработка нормативных документов, политик и процедур, установление сроков хранения документов, оптимизация использования документов в деловых процессах.

Выгодно или невыгодно использовать аутстафферов – зависит от многих факторов, которые необходимо анализировать. Следует учесть, что на "зарплатную" часть расходов сильно влияет уровень квалификации сотрудников, поэтому предлагается сделать анализ для пяти "ценовых" категорий:

Соответственно для каждого уровня зарплаты рассчитываются налоги (НДФЛ, ЕСН и страхование от несчастных случаев).

Общими статьями затрат для всех сотрудников являются:

Рассчитанный объем затрат нужно сравнить со "стоимостью" аутсорсеров, причем в двух вариантах:

Конкретный расчет дает возможность определиться: аутсорсинг – это дорого или дешево?

Если работа в компании построена таким образом, что аутстафферам не предоставляются рабочие места у заказчика, выгодно приглашать специалистов низкой квалификации на условиях полной занятости и специалистов высокой квалификации на условиях неполной занятости.

Реально ли использовать ИТ-специалистов без предоставления рабочих мест? До недавнего времени одним из сдерживающих факторов развития аутсорсинга была необходимость присутствия сотрудника компании-аутсорсера на территории заказчика для проведения работ. Однако этот фактор постепенно исчезает, поскольку современные системы позволяют производить любую настройку, диагностику или конфигурирование удаленно. Возможность удаленной работы влияет на скорость реакции, так как полностью снимается вопрос о доступности специалиста: даже находясь на другом конце страны, он оказывается доступен для консультации и выполнения работ.

Функциональный (стратегический) аутсорсинг

Полная передача вида деятельности внешней компании-аутсорсеру может оказаться выгодной с экономической точки зрения.

Для экономического анализа можно предложить следующую схему:

Что следует принять за "границу экономической эффективности"? Мнения экспертов расходятся. Иногда принимают: эффективно все, что меньше минимального уровня затрат, иногда – меньше среднего. Иногда даже считают, что уровень затрат, сравнимый с верхней границей, все равно оправдан – за счет концентрации руководства на основном бизнесе.

При стратегической модели аутсорсинга клиенту может быть предоставлен не только штат, но и инфраструктура (или ее часть).

Во многих ситуациях для бизнеса достаточно выгодно не иметь на балансе оборудование, а только его использовать.

Работа на удаленных серверах позволяет повысить сохранность информации в чрезвычайных ситуациях.

Модель аутсорсинга SaaS (Software as a Service)

Модель SaaS – отказ от приобретения программного обеспечения в пользу оплаты пользования им как услугой. Можно ли использовать такой инструментарий для организации документооборота? Эксперты сошлись в мнениях, что при переходе на такую модель следует учитывать два критерия – "финансовый" и "технологический".

"Финансовый" критерий передачи документооборота на аутсорсинг по модели SaaS. Он складывается из того, сколько компания готова единовременно заплатить на первой стадии автоматизации документооборота и сколько – за автоматизацию документооборота в дальнейшем.

Аутсорсинг документооборота позволяет равномерно распределять бюджетные средства компании: услуга по обеспечению документообменных процессов поддерживается относительно небольшими регулярными платежами. Для внедрения ECM-системы требуются большие затраты, поскольку этот процесс сопряжен не только с затратами на приобретение программного обеспечения, но и трудно прогнозируемыми издержками на дальнейшее поддержание его жизнеспособности (сопровождение, модификацию, всевозможные обновления).

С другой стороны, размер регулярных платежей зависит от таких показателей, как количество пользователей, электронных документов и транзакций. Чем больше количество пользователей и объем документации и чем больше совершается в компании транзакций, тем дороже стоит SaaS-модель документооборота. Следовательно, такой документооборот оправдан в средних и малых компаниях. Для крупных компаний согласно данному критерию оптимальным вариантом является классическое внедрение ECM-системы.

"Технологический" критерий передачи документооборота на аутсорсинг по модели SaaS. Он предусматривает возможности средств автоматизации документооборота в области интеграции с другими приложениями, а также адаптируемости и настраиваемости. Если средства автоматизации документооборота гарантированно не будут интегрированы или будут интегрированы, но с ограниченным количеством приложений (одно-два), то вполне достаточно использование SaaS-модели. Однако если речь идет о таком информационном пространстве компании, для автоматизации которого используется несколько взаимно интегрированных решений, внедрение ECM-системы (особенно с развитыми механизмами интеграции) по-прежнему остается наилучшим решением.

Проблемы перехода на модель SaaS

Развитие данной формы аутсорсинга сдерживается по следующим причинам:

Необходимость постоянного контроля при использовании аутсорсинга

По мнению аналитиков, необходимо постоянно контролировать уровень предоставляемого сервиса. Причем параметры, которые нужно отслеживать, и методы контроля должны быть оговорены в специальном соглашении. За основу разработки такого соглашения (в ИТ принято называть его SLA – Service Level Agreement) можно принять модель, которая должна включать следующие разделы:

Кроме того, при работе с компанией-аутсорсером необходимо заключать соглашение о конфиденциальности, описывающее ответственность сторон за разглашение конфиденциальной информации и явно определяющее, какая информация является конфиденциальной.

Как показывает практика, условием успешной "работы" SLA является наличие в штате компании-заказчика специалиста с квалификацией, достаточной для оценки соблюдения параметров соглашения и принятия необходимых мер, если эти параметры не соблюдаются: предъявление обоснованной претензии, контроль за выполнением работ по исправлению допущенных сбоев или ошибок или принятие решения об отказе от услуг аутсорсера.

Необходимость индивидуального подхода в каждом конкретном случае

Применять или не применять аутсорсинг? Эксперты считают, что в каждом конкретном случае сказать "да" или "нет" невозможно, необходим анализ, в котором будет учтены индивидуальные особенности конкретной компании: вид деятельности, передаваемой на аутсорсинг, уровень цен, наличие на рынке необходимых специалистов, ставки налогов, технологические факторы и т.д.

Как именно проводить такой анализ? Однозначного ответа пока нет, методики не разработаны. Аутсорсеры и заказчики учатся методом "проб и ошибок", обмениваясь опытом, чтобы удачных случаев применения аутсорсинга было больше.

Советы специалистов

Несмотря на все сложности при соблюдении определенных условий успешное и выгодное применение аутсорсинга в области ИТ и, в частности, при организации электронного документооборота, возможно. По мнению экспертов, для этого необходимо соблюдение ряда условий:

Заключение

Противоречивый опыт применения аутсорсинга отражается в полярности мнений о пользе его применения. Но несмотря на противоречивость мнений, специалисты сходятся в одном – четкий анализ поможет прояснить, на каких направлениях применение аутсорсинга наиболее эффективно, а экономия ресурсов при помощи аутсорсинга даст возможность не просто выжить в условиях кризиса, но и добиваться успехов.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх