+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Электронные архивы: автоматизация и процессы
Статьи и интервью

Электронные архивы: автоматизация и процессы

24.11.2009

Сегодня в России наблюдается непрерывный рост интереса к системам электронного документооборота. Будучи неразрывно связаны с процедурами управления организацией, документооборот и его автоматизация в значительной степени позволяют структурировать не только само управление, но и взаимоотношение с другими организациями, а также органами власти. Жизненный цикл любых представляющих ценность документов компании, особенно средней или крупной, ни в коей мере не завершается этапом, когда все работы по документу уже выполнены, а руководство получило отчет о проделанной работе. Многие из этих документов представляют определенную ценность как для самой компании, так и для ее сотрудников и общества в целом. Именно поэтому, после того, как нахождение документов в текущем делопроизводстве завершается, они должны быть переданы в ведомственный архив организации, где и должны будут находиться до истечения срока хранения либо утраты ценности.

Потребность в автоматизации ведомственных архивов стала особенно острой с появлением систем электронного документооборота. В соответствии с программой информатизации архивного дела, разработанной Росархивом и Федеральной Целевой Программой «Электронная Россия», предусматривается создание по всем основным процедурам работы архивов и интенсификацию внедрения информационных технологий в архивной отрасли через создание специализированных электронных справочных, правовых, методических и информационных комплексов.

Необходимо также отметить изменение определения доокумента, данное в Федеральном законе "Об архивном деле в РФ". Исходя из этого основополагающего определения, документом сейчас называется любой носитель с зафиксированной на нем информацией, позволяющей и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Это определение влючило в понятие документа множество идентифицируемых носителей информации, таких как компакт-, DVD- и BD- диски.

Здесь следует остановиться на одной особенности. В последние годы во многих компаниях, особенно компаниях IT-сектора, понятие архивной системы несколько размылось. Зачастую под этим выражением понимаются и автоматизированные системы - документальные хранилища и отдельные программы-архиваторы, обеспечивающие упаковку файлов с уменьшением их размера. В делопроизводстве ведомственным архивом называют структурное подразделение, осуществляющее хранение завершенных оперативным производством дел в соответствии с основными правилами работы архивов организаций. Таким образом, архивная система должна также соответствовать перечисленным нормативным документам, а ее назначение должно быть тем же, что и у ведомственного архива - хранение завершенных производством дел.

Учитывая, что процедуры архивного дела, которые мы рассмотрим позднее, в значительной степени отличаются от процедур классического делопроизводства, все современные архивные системы условно можно разделить на две группы:

Технические аспекты архивных систем

В общем случае современную систему электронного архива можно представить в виде трех- или четырехзвенной модели, реализующей подход сервисно-ориентированной архитектуры (SOA).

В основании такой модели находится платформа - система управления управления базами данных, обеспечивающая возможности доступа и управления данными. СУБД условно подразделяются на 2 типа:

Решения на основе все трех ситем управления базами данных встречаются на современном российском рынке. У некоторых производителей система может взаимодействовать с той СУБД, которая у него установлена. Ограничением в данной ситуации является, прежде всего, тип использованной системы. Таким образом SQL и Oracle зачастую поддерживаются производителями архивных систем равноправно, тогда как с истемы на основе Lotus Domino более специализированы для работы с документами. К ак следствие, продукты на основе таких систем обладают более развитым функционалом, чем продукты на основе систем универсальных.

Уровень системных сервисов содержит служебные компоненты, к которым обращается программный уровень и который обеспечивает его вспомагательным функциоанлом. В архивной системе это могут быть: криптосервис, обеспечивающий процедуры шифрования и работы с электронной подписью в отношении как отдельных документов, так и дел в целом, сервис ретроконверсии, обеспечивающий возможность пополнения фонда архивной системы без сопряженной СЭД. В этом случае ретроконверсия будет включать сканирование и распознавание архивных материалов для получения поискового контента. Существуют также сервисы, ответственные за функционал поддержания структуры пользователей системы и управления их правами доступа. Точное количество и назначение сервисов, безусловно, определяется в ходе конечной реализации и может различаться в разных компаниях в зависимости от закладываемого в систему функционала.

Следующим уровнем архивной системы является ее ядро - программный модуль, ответственный за базовый функционал. Именно этот модуль в целом отвечает за выполнение архивных процедур, а также обеспечивает взаимосвязь всех остальных системных компонент.

Самый высокий уровень рассматриваемой модели - это уровень пользовательских интерфейсов. Одна архивная систем а их может обеспечивать несколько в зависимости от пользователя (архивариус и делопроизводитель по-разному участву ют в процедурах и, соответственно, могут иметь различные интерфейсы). Следует выделить несколько основных типов:

Методология и архивные процедуры

Как уже отмечалось, архивное делопроизводство состостоит из процедур, в значительной степени различающихся с процедурами общего делопроизводства. Любая архивная система в своем функционале производит моделирование таких процедур с полным сохранением требований, предъявляемых к ним государственным нормативным регулированием.

Можно выделить следующие основные процессы архивного дела:

Рассмотрим эти процедуры подробнее, одновременно выделяя функционал, требующий обязательного отражения в составе автоматизированной архивной системы.

Подготовка дел к передаче. Обычно эту процедуру выполняет делопроизводитель подразделения либо иной работник, в зону ответственности которого входят задачи управления документацией структурного подразделения. Учитывая, что раздел номенклатуры дел подразделения уже содержит наименования и индексы всех дел, оформляемых в оперативном делопроизводстве, делопроизводителю требуется подготовить эти дела к передаче. В условиях отсутствия системы электронного документооборота делопроизводитель переносит дела в специальную папку, готовит внутреннюю опись , нумерует страницы, получая готовые к передаче в архив дела. В условиях работы с системой электронного документооборота делопроизводитель первоначально должен сформировать дела в СЭД. Делается это указанием принадлежности документа определенному делу. П о окончании формирования система обычно позволяет распечатать всю документацию, необходимую для оформления и передачи дела, одновременно позволяя сверить и проконтролтровать соответствие документов, находящихся в системе, фактическим документам, находящемся в папке. По завершении оформления дел делопроизводитель готовит сдаточную опись, в которую заносятся данные обо всех делах, сдаваемых подразделением в архив в текущем году.

Типовой перечень документов, образующихся в деятельности организаций, устанавливает основные наименования документов и требуемый срок их хранения, однако указанный перечень не может вместить всего многообразия типов документации, образующейся в компаниях, а ее ценность неоспорима. Именно для определения необходимости сохранения документов в архивах и установления срока их хранения создаются экспертные комиссии, состоящие как раз из делопроизводителя подразделения, специалиста-архивариуса и предметного эксперта. Утверждает документацию экспертной комиссии обычно руководитель организации. В автоматизированных архивных системах на настоящий момент времени полноценная работа с экспертными комиссиями не реализована, тем не менее, это дело ближайшего будущего, тем более, что в настоящий момент автоматизировать их работу можно посредством любой корпоративной информационной системы, в функционал которой входит процедура работы с коллегиальными органами управления либо планирования и проведения заседаний и совещаний. Следует отметить, что если в процессе деятельности организации возникающие документы непрерывно изменяются, а такое бывает достаточно часто, к примеру, при проектном характере производимых организацией работ, экспертная комиссия должна собираться регулярно, анализируя документальный фонд проектного офиса и определяя ценность входящей в него документации. В этом случае, экспертная комиссия приобретает статус постоянно действующей, ее заседания организуются периодически, с возможным привлечением различных предметных экспертов в зависимости от круга рассматриваемых вопросов.

В любом случае, для обеспечения правомочности решений, принимаемых постоянно действующей экспертной комиссией, необходимы приказ о ее создании и регулирующие документы, устанавливающие полномочия, периодичность проведения заседаний и прочие организационные моменты, позвооляющие ей функционаировать надлежащим образом. В качестве решения комиссия может выделить документы к унижтожению без передачи в ведомственный архив как не имеющие ценности для самой организации, ее работников, общества и государства.

Аналогичные задачи экспертная комиссия может выполнять на этапе выделения дел к уничтожению по истечени и срока их хранения в архиве. При очень сходной методологии в этом случае экспертная комиссия сможет подтвердить целесообразность уничтожения либо продлить срок хранения как дел, так и отдельных документов в них, выделенных путем переформирования.

Прием единиц хранения или дел в архив выполняет архивариус либо специалист группы фондов организации, в чью компетенцию входит проведение этой процедуры. При использовании связки СЭД-архивная система работа архивариуса во многом облегчается, так как он заблаговременно получает системные уведомления о готовности подразделения к сдаче дел в архив, имеет возможность заблаговременно оценить объем работ, а также значительно облегчается процесс сверки фактически сдаваемых в архив материалов и их электронных аналогов, переходящих в архивную систему из СЭД. В случае выявления несоответствий при этой проверке архивариус вправе возвратить единицы хранения делопроизводителю с целью выявления и устранения всех выявленных несоотвествий. Также возможна ситуация, связанная с частичным возвратом материалов, однако при это м сдаточная опись разбивается на две части, по одной из которых дела принимаются на архивное хранение, а другая опись вместе с делами возвращается в подразделение. Этот случай встречается достаточно редко вследствие необходимости разбивки описи, значительно чаще встречается ситуация, при которой сдача в подразделении приостанавливается до устранения выявленных несоответствий, а делопроизводитель устраняет их.

В случае успешного завершения сдачи архивариус завершает приемку, размещая дела в хранилищах, после чего вводит в архивную систему сведения об топографическом размещении дел, заполняя специализированные разделы электронной архивной картотеки. В случае возможного дальнейшего поиска определенных документов и дел в системе топографический указатель позволит в кратчайшие сроки найти оригинал дела в хранилище.

По истечении срока хранения дел в архиве архивная система может уведомить архивариуса о том, что некий перечень дел выделен к уничтожению. Зачастую та же система позволит автоматизированно сформировать опись этих дел. В дальнейшем, если экспертная комиссия, как мы и рассматривали ранее, признает дела утратившими ценность, их необходимо изъять из архива и уничтожить, о чем составляется соответствующий акт.

В наше время немногие компании могут позволить себе выделять для ведомственного архива площади, а также содержать специалиста, который обеспечил бы надлежащее выполнение архивных процедур. На помощь в этом случае могут прийти компании, для которых хранение архивных документов является профильным видом деятельности. Очевидно, что выделение дел для передачи на внешнее хранение выполняет обычно архивариус либо секретарь, а утверждения передаточного акта выполняет все та же экспертная комиссия, в задачи которой входит определить дела, представляющие определенную ценность, но которые не потребуются в ближайшее время. Тем более, что несмотря на передачу оригиналов дел, их электронные карты с отсканированными образами документов сохраняются в автоматизированной архивной системе и могут быть доступны ее пользователям в любое время при наличии соответствующих прав доступа.

Существуют виды документов, представляющие ценность не только для организации, сколько для общества и государства. К таким документам относят, к примеру, документацию по личному составу, срок хранения которой установлен государством и равен семидесяти пяти годам. Очевидно, что немногие компании имеют столь продолжительную историю, и для обеспечения сохранности документов дела с ними передаются на хранение структурам Росархива. Методология передачи в этом случае практически одинакова с передачей документов при архивном аутсорсинге, рассмотренном ранее.

Следующая из рассматриваемых функций - предоставление дел (и/или определенных документов) по запросу. Требование на выдачу как в архивной систем, так и без нее может быть оформлено любым работником, имеющим соответствующие права, если же прав таких у работника нет, то требование должно быть согласовано с руководством организации. В случае использования архивной системы работник первоначально осуществляет поиск по архивным материалам и, когда документ или дело найдено, на него автоматически готовится требование. После порлучения согласованного требования архивариус определят, каким образом должна быть произведена выдача материалов: в электронном виде, в читальный зал или на руки. П ри выдаче архивных материалов в электронном виде пользователю на определенный период времени открывается доступ в архивной системе к карточкам запрошенных документов и дел таким образом, чтобы он мог видеть контент документов. Если выдача архивных материалов проводится в читальный зал, тот пользователь приходит сам в архив и работает с документами до конца дня без права их выноса. При выдаче документации на руки система регистрирует факт выдачи, помогая архивариусу напечатать лист-заместитель дела, помещаемы й в соотвествии с топографией самого дела на время его отсутствия в хранилище. Также система уведомляет пользователя и архивариуса о сроках возврата и позволяет проконтролировать эти сроки.

Работа архива невозможна без подготовки большого количества статистических данных, на что уходит изрядная доля рабочего времени архивариуса. Безусловно, архивная система позволяет в значительной степени сократить затраты на подготовку этих данных, так как в структуре базы данных сохраняется информация не только о документах, делах и их контенте, но и пользователях, которые получали о них сведения и которым эти документы выдавались на руки.

Развитие архивных систем

Архивные системы подчиняются той же модели развития, что и остальные типы корпоративных информационных систем. Из основных направлений следует выделить применение концепции SaaS - предоставление программных систем как услуг. В этом случае поставщик решения (аутсорсер) берет на себя содержание всех уровней системы, тогда как организация-потребитель использует доступ к системе через Интернет посредством многофункционального тонкого клиента. В развитии этой концепции можно представить и комбинированную модель, при которой документация, передаваемая в физическом виде для архивного хранения, силами аутсорсера посредством ретроконверсии вводится в архивную систему, к которой организация-потребитель имеет доступ по модели SaaS, тогда как архивный аутсорсер берет на себя все остальные задачи, связанные с упаковкой и хранением материалов, а также эксплуатации архивной системы.

Среди развития методологических аспектов архивного хранения следует отметить двойственность архивных материалов: ведь они существуют и в виде оригинала, и в виде записей в базах данных. Очевидно, что процедуры управления такой документацией необходимо также различать, к примеру, экспертная комиссия может вынести решение об уничтожении оригиналов документов с сохранением в базах электронных версий еще на определенный промежуток времени.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх