+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков: «СЭД СompanyMedia позволила нам упростить работу и повысить ее эфф
Статьи и интервью

Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков: «СЭД СompanyMedia позволила нам упростить работу и повысить ее эффективность»

06.11.2013

В ОАО АКБ «Связь-Банк» с 2007 года происходит развитие системы электронного документооборота на базе системы СompanyMedia компании «ИнтерТраст». Об истории внедрения, особенностях проекта, его сегодняшнем состоянии и перспективах рассказывает начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков

Сергей, расскажите, пожалуйста, когда и почему у ОАО АКБ «Связь-Банк» возникла задача создания полноценной системы электронного документооборота?

Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков- Выбор системы СЭД и первичный этап ее внедрения состоялся в 2007 году. На тот момент перед нами стояли две основные проблемы. Во-первых, происходило динамичное развитие банка, росло количество офисов, а, следовательно, увеличивался поток почты, скан-копий документов, и с этим надо было что-то делать. Во-вторых, распределенность наших бэк-офисов по Москве (их число на тот момент достигло семи), требовала повышенного внимания к соблюдению сроков исполнения документов и исполнительской дисциплине. Документооборот между офисами нужно было незамедлительно систематизировать, т.е. организовать электронной документооборот. СЭД должна была обеспечить сотрудников удобными и эффективными инструментами работы с документами, повысить прозрачность деловых процессов компании на всех уровнях управления, а также сократить время поиска необходимых документов и одновременно повысить качество выбора материалов.

Почему в качестве поставщика СЭД была выбрана компания «ИнтерТраст»?

- Еще с 1998 года банк использовал IBM Lotus, эта платформа эволюционировала у нас с версии 4.1 до версии 9. Менять платформу мы не собирались. На тот момент на рынке было два интересных игрока, позволяющих работать с данной платформой– это «АйТи» и «ИнтерТраст». Мы выбрали CompanyMedia по следующим параметрам:

Как прошел первый этап внедрения?

- Проект начался в Москве. На старте внедрения мы провели обучение администраторов и тренеров, охватили системой канцелярию - подразделения, которые занимаются регистрацией входящих-исходящих документов, внутренних документов, а также рабочие места руководителей высшего звена. Никаких проблем при внедрении не возникало. Заинтересованность была полная – и со стороны руководителей, и со стороны исполнителей. В дальнейшем система развивалась, постепенно к ней подключались руководители среднего и нижнего звена.

Однако в 2011 году поменялось руководство, аппарат правления – то есть как раз те люди, которые организовывали документооборот. Появились новые требования к системе, потребовался более жесткий контроль сроков исполнения в регионах. Мы лавинообразно охватили обновлением наши филиалы в 51 регионе от Калининграда до Владивостока. До этого момента они не были подключены к СЭД и получали документацию по электронной почте. Теперь в каждом из филиалов установлена полноценная система на несколько лицензий – для управляющего, главного бухгалтера, а также их заместителей. В то же время мы реализовали 100 % охват сотрудников офисов в Москве, разработали процедуру обучения, внедрили централизованный модуль «Договоры», что позволило видеть все, что размещают филиалы, а также модуль мобильное решение CompanyMedia для удаленной работы руководителей на планшетах Apple iPad.

А когда вы начали внедрение ЭП?

- Примерно в 2012 году. Нам надо было охватить все филиалы, в которых у нас порядка 2000 сотрудников. Модуль CompanyMedia «Locker» компании «ИнтерТраст», который позволяет работать как с КРИПТО-ПРО, так и с другими крипто-провайдерами, обошелся бы нам достаточно дорого. .. Поэтому было принято решение использовать электронную подпись, которая встроена в Lotus. Дело в том, что система CompanyMedia предоставляет разработчикам открытый код, на основании которого можно делать свои доработки и использовать в том числе и электронную подпись.

Мы сделали электронную подпись легитимной. Т.е. согласно законодательству, написали необходимые регламентирующие документы, изменили нормативные документы, определяющие документооборот в принципе, убедили пользователей не использовать вложения. Теперь пользователи все служебные записки готовят в лотусовом текстовом меню.

С 1 января 2012 года мы ввели электронную подпись в эксплуатацию вместе с доработками системы, которые заказывали у компании «ИнтерТраст».

Какие результаты внедрения СЭД наиболее очевидны?

Как сейчас выглядит система, каковы перспективы ее развития?

- Система сейчас децентрализована – головной офис имеет свою СЭД, каждый филиал - свою, они связаны воедино через базы компании «ИнтерТраст». Осуществлена интеграция с другими системами, содержащими учетные данные пользователей, такими как телефонный справочник. Конечно, мы продолжаем развивать систему.

Наша задача - охватить процедуру заседания коллегиальных органов, внедрив модуль «Заседания». Это непростая задача, но в итоге мы избавимся от еще большего количества бумажных документов.

Кроме того, планируем увеличить количество мобильных рабочих мест на iPad, чтобы обеспечить доступ к корпоративной СЭД CompanyMedia сотрудников «среднего звена». Также в планах - переход на новую версию системы CompanyMedia 4 с использованием web-клиента.4.0.

Сергей, большое спасибо за то, что смогли уделить нам время. Успехов в работе!


«Связь-Банк» основан в 1991 году. Сегодня ОАО АКБ «Связь-Банк» – это универсальный кредитно-финансовый институт, география присутствия которого охватывает 52 субъекта Российской Федерации. Региональная сеть банка включает головной офис в Москве, 51 филиал, 97 дополнительных, операционных и мини-офисов, 62 из которых расположены в отделениях почтовой связи. Главный акционер «Связь-Банка» – государственная корпорация «Банк развития и внешнеэкономической деятельности (Внешэкономбанк)», которой принадлежит 99,4666 % акций банка. Ключевыми направлениями деятельности «Связь-Банка» являются обслуживание юридических и физических лиц, организация долгового финансирования, международный бизнес: работа на международных финансовых рынках, торговое и структурное финансирование, внешние заимствования.

Компания «ИнтерТраст» предоставляет полный комплекс услуг по внедрению и сопровождению современных систем поддержки принятия решений, управления документами, делами, временем, задачами и личной результативностью, включая консалтинг в области постановки процессов управления документами и задачами, обеспечение защищенного и юридически значимого электронного документооборота, авторизованное обучение специалистов и пользователей, установку, настройку и адаптацию систем с учетом специфики предприятия. Более подробную информацию Вы можете получить, посетив сайт компании «ИнтерТраст».


Автор: Александр Абрамов
Источник: Информационный портал ICT-Online, ноябрь 2013 г.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх