+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Автоматизация архивной службы предприятия
Статьи и интервью

Автоматизация архивной службы предприятия

22.06.2008

Весьма полезным будет посещение сайтов, посвященных документообороту, делопроизводству и архивному делу.

Можно рекомендовать следующие:

Среди них есть сайты как официальных органов (Росархив, ВНИИДАД), так и компаний-разработчиков ПО, консалтинговых компаний. Несмотря на разные цели, их объединяет отрасль документооборота и архивного дела. При решении вопроса автоматизации служб ДОУ и архива, а также выбора конкретного программного обеспечения важно внимательно ознакомиться с широким спектром информации о рынке специализированных программ, изу­чить предлагаемое ПО и соотнести с вашими задачами, потребностями и возможностями. Взвешенное решение избавит от возможных проблем и излишних затрат. Необходимо, чтобы программный продукт удовлетворял требованиям не только IT-политики предприя­тия, но и был удобен пользователям - сотрудникам архивной службы и службы ДОУ. И немаловажную роль в этом играет интерфейс.

С целью наглядно представить, какие основные задачи решает и как выглядит интерфейс специализированной программы для архивной службы, предлагаем некоторые окна подсистемы "Архивное дело" АИС "Дело".

Наверху карточки указаны год и статус номенклатуры. В нижних полях отражается номенклатура выбранного года, в левом поле -организационная структура предприятия, в правом - номенклатура дел конкретного выделенного подразделения. Форма номенклатуры дана в соответствии с Правилами работы архивов организации.

Из формы номенклатуры дел конкретного подразделения можно перейти на карточку выделенного заголовка дела. В полях карточки указаны основные реквизиты заголовка дела. Поля, отмеченные стрелочкой, предполагают выбор заполнения из специального архивного справочника.

Наверху карточки - год и наименование структурного подразделения. В правом поле - номенклатура дел подразделения, в левом -внутренняя опись документов выделенного дела.

Наверху карточки - год завершения делопроизводством дел, наименование фонда, к которому относятся дела, и структурного подразделения сдавшего дела. В нижнем поле слева - номенклатура сданных в архив дел структурного подразделения. Справа в верхней части - опись сданных дел выделенного группового заголовка дел номенклатуры, в нижней части - внутренняя опись документов конкретного дела.

Из формы описи дел конкретного подразделения можно перейти на карточку выделенного дела. В полях карточки реквизиты дела, которые в свою очередь и выступают фильтрами поиска. Поля, отмеченные стрелочкой, аналогично карточке заголовка дела, предполагают выбор заполнения из специального архивного справочника.

Из формы внутренней описи конкретного дела можно перейти на карточку выделенного документа. В полях карточки - обязательные реквизиты документа. Документы можно группировать по рубрикам. В нижнем поле к карточке можно прикрепить документ в электронном виде.

В заключение хотелось бы отметить важный аспект, продиктованный тенденциями на рынке систем документооборота и специа­лизированного ПО для служб ДОУ и архива. Существует два подхода к автоматизации архивной службы. На выбор влияют потребности и возможности организации. Непонимание отличий существующего на рынке программного обеспечения может привести к необоснованным затратам. В чем же состоят подходы к автоматизации?

1. Создание автоматизированной системы НСА (научно-справочного аппарата) к "бумажному" архивному фонду.

Что такое архив предприятия в традиционном понимании? Это хранилище документов на бумажных носителях. Архивы предприятий накапливаются в течение длительного времени. С целью опера­тивного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов - это создание базы данных, отражающей состав и содержание фонда.

В традиционной "ручной" организации системы НСА существует целый ряд перекрестных справочников, которые являются главным инструментом в работе архивной службы. Автоматизация архивной службы заключается в переводе всей системы НСА в автоматизированные режимы.

2. Создание электронных архивов.

Что такое "электронный архив"? Это база документов на электронных носителях и наличие к ней программных средств, позволяющих осуществлять поиск необходимой информации. Отсюда и основ­ные задачи и проблемы в разработке программного обеспечения (ПО): хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главное условие создания электронных архивов - существование документа в электронном виде. Часто под автоматизацией архивной службы понимается именно создание электронного архива.

Понятие, технология создания и формирования электронных архивов появились сравнительно недавно. Между понятиями "электронный архив" и традиционный "бумажный архив" существуют значительные количественные, качественные и временные от­личия. Но при этом необходимо отметить, что нет принципиальных отличий, которые не позволяли бы им сосуществовать и дополнять друг друга. Поэтому, решая вопрос об автоматизации архивной службы предприятия, необходимо определить потребности, соразмерить их с объемом предприятия, массивом "бумажного архива", темпами роста документооборота, финансовыми и материальными возможностями. И в соответствии с полученными данными выбирать путь автоматизации архивной службы.

Таким образом, возможны варианты:

Некрупное недавно созданное быстрорастущее предприятие с небольшим объемом документооборота может выбирать первый путь.

Для ликвидируемого, реструктуризируемого предприятия достаточен второй путь.

Для крупного и среднего предприятия, получившего "в наследство" большой архив, имеющего в настоящее время значительный документооборот, приемлем третий путь.

Все активнее продвигается идея перехода на электронный документооборот и создания электронных архивов. Это можно расценивать не только как требование времени, но и как маркетинговый ход. Необходимо заметить, что полный отказ от бумажных документов будет еще очень нескоро, что показывает и мировая практика. Хотя у нас уже принят Закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, например, неизвестны прецеденты принятия электронных документов к рассмотрению судами. Таким образом, пока бумага все же более надежна. Безусловно, без автоматизации работы с "бумажными архивами" и создания специального ПО к "электронным архивам" в настоящее время уже не обойтись. Каким бы ни было состояние дел в архивной отрасли, автоматизация - требование времени. Развитие технологий управления предприятием, тенденции перехода к безбумажным технологиям - с одной стороны, надежность, традиционность, привычность и доступность "бумажного" документа - с другой стороны, требуют компромиссного решения. Для архивной службы современного предприятия вопрос автоматизации - это вопрос выбора пути, по которому пойдет процесс. Надеемся, наши рекомендации помогут определиться с ним.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх