+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Структура и реквизиты документа
Статьи и интервью

Структура и реквизиты документа

22.08.2006

Предлагаем вашему вниманию второй урок "Школы профессионального секретаря" по теме "Структура и реквизиты документа". Напоминаем вам, что цикл обучения делится на семестры - по 6 месяцев (5 семестров). В каждом номере вас будет ждать новое занятие школы. Читатели, прошедшие полный шестимесячный курс обучения, получат сертификаты журнала первой ступени.

Приглашаем к обучению всех желающих и надеемся на активное сотрудничество между преподавателем и учащимися. С благодарностью и пониманием примем все ваши пожелания и замечания по тематике и качеству занятий.

Основные термины:

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составления текста (или разработки таблицы, анкеты), т. е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.

Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые "отметки" на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.).

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются, но единой для них модели, называемой формуляром-образцом документа. Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Состав реквизитов ОРД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 (требования ГОСТа являются рекомендательными). В настоящее время стандарт включает 30 реквизитов.

Как правило, реквизиты документов наносятся на лицевую сторону листа бумаги. Допускается печатание реквизитов на оборотной стороне листа (например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее оформление документов, имеющих длительные сроки хранения. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист.

Нормативная база

1. ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх