+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Разработка положения о службе ДОУ
Статьи и интервью

Разработка положения о службе ДОУ

16.06.2005

В предыдущих статьях нами были рассмотрены вопросы определения численности работников службы ДОУ, выбора организационной формы делопроизводства, определения структуры службы ДОУ*. Следующий шаг в организации делопроизводства: разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций ее сотрудников. При этом, как уже не раз отмечалось, если организация не большая и делопроизводственные функции выполняются одним работником - документоведом или даже секретарем руководителя, разрабатывается только должностная инструкция данного работника.

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационной документации службы ДОУ. Можно считать, что разработка этого комплекта до­кументов завершает организационный этап ее создания. Сегодня мы рассмотрим подготовку положения о службе ДОУ, его структуру и содержание.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ - документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Структура положения о службе ДОУ

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит примерное положение о службе ДОУ, но пользоваться им в настоящее время можно только с учетом изменений, которые произошли в системе управления и действующем законодательстве.

Положение о службе ДОУ в соответствии с ГСДОУ должно содержать следующие разделы:

На наш взгляд, нецелесообразно, даже неверно объединять в один раздел права и ответственность службы ДОУ (раздел 4) в силу того, что "право" и "ответственность" - совершенно разные понятия. Рекомендательный характер ГСДОУ допускает вносить необходимые изменения и уточнения.

Раздел "Общие положения" определяет статус подразделения.

Здесь нужно указать:

Название следующего раздела - "Цели и задачи службы ДОУ" - также нуждается в некотором уточнении. Его целесообразно именовать "Основные задачи" или "Задачи", поскольку цели деятельности - это и есть задачи, которые решает подразделение. В данном разделе указывают, для достижения каких целей или для решения каких задач создается служба ДОУ. Цели (задачи) службы ДОУ определяют характер и направления ее функциональной деятельности.

В статье "Функции и задачи службы ДОУ"* был дан анализ функциональной деятельности службы ДОУ. Если поставить вопрос: для чего, с какой целью служба ДОУ выполняет свои функции, мы получим ответ на вопрос о том, каковы ее задачи:

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организационными и технологическими аспектами, она принимает непосредственное участие в совершенствовании форм и методов работы, например:

В разделе "Функции" перечисляют действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.

При этом нужно иметь в виду, что функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы:

К общим управленческим функциям следует отнести:

Функции, отражающие технологию работы с документами, безусловно, относятся к специфическим; ведение регистрации и учета документов, контроль исполнения документов и др.

Функции подразделения формулируются отглагольными существительными: совершенствование.., разработка.., анализ.., контроль за.., согласование и т. п. Например, для решения задачи обеспечения единой в рамках одной организации технологии создания и обработки документов необходимо выполнять следующие функции:

Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает:

Раздел "Права" положения о службе ДОУ устанавливает, какие действия имеет право она осуществлять, прежде всего, в лице руководителя, для выполнения функций подразделения. В данном случае право - это юридически узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определенные действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения.

В раздел "Права" может быть включено право: на издание отдельных документов (например, распорядительных); на ведение переписки; давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций; представительствовать в соответствующих органах от имени организации, а также осуществлять другие действия, необходимые подразделению для реализации своих функций.

Служба ДОУ может быть наделена следующими правами:

Ответственность обычно формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия. В разделе "Ответственность" устанавливается, за какие действия (или отсутствие действий) отвечает служба ДОУ.

Критерии оценки в данном случае - это показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.

Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п.

Своевременность выполнения работы определяется соблюдением сроков завершения работы, установленными планами, программами, распорядительными или иными документами.

Служба ДОУ несет ответственность за:

Раздел "Взаимоотношения...":

В процессе выполнения функций, возложенных на службу ДОУ, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей (головной) организации, архивными органами и организациями, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам совершенствования работы с документами.

Какие сложности вас ожидают?

Сложности при разработке положения о подразделении возникают при разграничении и установлении иерархии задач и функций, прав и ответственности.

На практике достаточно часто можно наблюдать их смешение: в задачи подразделения включают функции, а в функции - задачи; права нередко включают в ответственность, а ответственность - в права.

Поэтому при разработке положения необходимо:

Самый простой путь для решения этой задачи - установить соответствие между задачами, функциями, правами и ответственностью.

Сделать это можно, представив содержание положения следующим образом:

Такая таблица наглядно показывает, какие функции реализуют ту или иную задачу, какие права предоставляются подразделению и, соответственно, какую ответственность должно нести подразделение за невыполнение функций.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх