+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Системы оперативного управления в сфере электронного документооборота
Статьи и интервью

Системы оперативного управления в сфере электронного документооборота

21.12.2005

В последнее время развиваются технологии и подходы к автоматизации деловых процессов (бизнес-процессов). Очередным шагом в таком технологическом развитии в сфере электронного документооборота стало появление систем оперативного управления (СОУ), которые кратко можно охарактеризовать термином "удобная комплексность".

Организации, которые пока не автоматизировали документооборот, постоянно сталкиваются с проблемами, связанными с повышением эффективности их работы и управления. При ведении бумажного документооборота периодически происходит потеря документов, часто приходится размножать огромное количество их бумажных экземпляров, осуществлять дальнейшее распространение и контроль как внутри организации, так и на всех удаленных площадках. Особые сложности с распространением и обработкой бумажных документов возникают тогда, когда организация имеет распределенную структуру. Бумажная волокита часто приводит к несвоевременному информированию ответственных сотрудников, рассогласованию действий, бесконтрольному выполнению поставленных задач, что отражается на эффективности работы организации в целом, а также приводит к нарушению требований законодательства по обработке информации в установленные сроки.

В организациях, которые еще на начальной стадии автоматизировали документооборот на уровне ввода информации в базу данных, возникают другие, подчас даже более сложные задачи. Информационно-технологический уровень прошлых лет не предполагал комплексной обработки информации в различных подразделениях. Для решения разных задач применялись программные продукты, которые не были никак связаны друг с другом. Например, появилось специализированное программное обеспечение для работы канцелярии, для отдела договоров, для электронного архива и т.д., т.е. практически в каждом подразделении была своя уникальная программа со своей неповторимой структурой, что не позволяло комплексно обрабатывать информацию. В результате информацию по одному и тому же документу приходилось более трех раз вводить в различные подсистемы, что неминуемо приводило как к ее рассинхронизации в различных подразделениях одной организации, так и к ошибкам на этапе ввода.

Основная задача, которая решается с помощью системы оперативного управления, - это удобная и комплексная обработка информации в различных подразделениях. Ключевым словом данного программного обеспечения является "оперативно", поэтому любая СОУ должна содержать эргономичный интерфейс пользователя, а также различные механизмы напоминания и активного уведомления пользователей.

Юридические аспекты электронного документооборота

Юридически важный момент при работе с системой электронного документооборота любого поколения - это возможность использовать аналог собственноручной подписи, т.е. электронно-цифровую подпись (ЭЦП) в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В ст. 3 говорится о том, что владельцем сертификата ключа подписи является физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан этот сертификат. Однако следует отметить, что в процессе разработки данного Закона при рассмотрении вопроса о разграничении ЭЦП физического лица и ЭЦП юридического лица было принято решение о том, чтобы не выделять отдельным пунктом ЭЦП юридического лица, так как любое физическое лицо может одновременно являться и должностным, т.е., по сути, представлять интересы юридического лица. Следовательно, Закон № 1-Ф3 предусматривает использование электронного аналога собственноручной подписи от имени как физического, так и должностного (юридического) лица, при этом не делаются какие-либо специальные разграничения. В настоящее время с учетом накопившихся вопросов готовится новая редакция закона о ЭЦП.

Широкое распространение ЭЦП за пределами организации должно получить после начала работы сертифицированных удостоверяющих центров, которые будут выступать независимыми организациями, официально подтверждающими валидность каждого выданного сертификата ключа подписи. Сейчас удостоверяющие центры только начинают свою работу и проходят сертификацию, а стоимость оказываемых ими услуг пока высока, поэтому использование сертификатов ключей подписи, как правило, ограничивается единичными случаями.

Федеральный закон от 22.10.04 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле" также учитывает специфику электронного ведения архивов. Так, в ст. 5 данного Закона определено, что в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Другими словами, в качестве "носителя информации" согласно Закону теперь на равных выступает как лист бумаги, так и CD-диск, содержащий документ в электронном виде.

Однако в настоящее время не все организации могут полностью отказаться от бумажных носителей и перейти на электронные носители информации в соответствии с юридической составляющей, так как кроме финансовых затрат необходимо провести значительную работу по формализации электронной технологии работы: разработать учетную политику, внутренние положения, должностные инструкции с учетом электронного документооборота и использования ЭЦП, обучить всех сотрудников и руководителей работать по новой, более совершенной технологии. Наряду с этим важно отметить, что внедрение электронного документооборота оказывается хорошим подспорьем к переходу организации на работу по международным стандартам качества, например по классификатору ИСО 9000.

Интеграция с приложениями Microsoft Office

Чаще всего для работы с электронными документами используется пакет офисных приложений Microsoft Office, такие приложения, как MS Word и MS Excel, поэтому особо актуальна интеграция с данными приложениями, причем при минимальных действиях со стороны пользователя. Не менее важна интеграция с наиболее известными почтовыми клиентами, такими, как MS Outlook, MS Express, Lotus Notes, The Bat и т.д., поскольку не каждый пользователь сможет быстро научиться пользоваться новыми редакторами или новыми почтовыми клиентами. Чтобы электронный документооборот как можно легче был внедрен на каждом рабочем месте, необходимо максимальным образом использовать те навыки и опыт работы, которые уже есть практически у каждого пользователя, т.е. навыки работы с приложениями MS Office и с наиболее распространенными почтовыми клиентами.

Обработка большого объема данных

Часть организаций, которые ранее внедрили узкоспециализированные решения для автоматизации документооборота, начинают сталкиваться с тем, что программы не справляются со все возрастающими объемами данных — возникают программные ошибки при обработке данных, разрушаются индексы в базе данных, что приводит к потере информации. Как показывает практика, качественно обработать большие объемы информации могут только промышленные базы данных, например MS SQL Server, Oracle и др. Но работа даже на промышленной базе данных не всегда гарантирует оперативную обработку информации, поэтому важно сочетать промышленную базу данных с механизмами обработки информации, обеспечивающими быструю обработку данных.

Что касается электронного документооборота, то все чаще разработчики практикуют раздельное ведение архивных баз данных за каждый год. Это позволяет существенно снизить нагрузку с оперативной базы данных и обращаться к архивным базам данных только тогда это действительно необходимо.

Неограниченные возможности поиска информации

Создаваемые ранее узкоспециализированные продукты для автоматизации документооборота не обеспечивали контекстного поиска информации по файлам, что весьма затрудняло поиск документа, содержание которого было известно, но не были известны реквизиты.

Но даже современные возможности контекстного поиска, которые предоставляют западные поставщики, не всегда учитывают специфику кириллицы и поиск информации. Например, поиск по слову "документ" не дает желаемого результата, если в тексте это слово написано курсивом. Возможности такого контекстного поиска вряд ли могут рассматриваться в качестве промышленного стандарта. Существует дополнительное программное обеспечение, которое позволяет оптимизировать контекстный поиск по файлам с кириллицей, но оно достаточно дорогое и имеет ряд ограничений при его использовании в составе комплексной системы электронного документооборота.

Так, во всех изданиях системы оперативного управления, разработанных компанией ББ, таких, как BANK BUSINESS (для кредитных организаций), CORPORATE BUSINESS (для корпораций) и GOVERNMENT SERVICE (для государственных учреждений), предусмотрены:

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх