+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Электронный документооборот в работе службы ДОУ
Статьи и интервью

Электронный документооборот в работе службы ДОУ

22.01.2010

"Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой активности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность"- так ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 формулирует цели и задачи службы делопроизводства.

Независимо от того, как будет организовано делопроизводство (традиционным бумажным способом или же при помощи системы электронного документооборота), цели документооборота должны быть достигнуты.

Регистрация документов

Главным методом традиционного делопроизводства является регистрация документов.

Системы электронного документооборота унаследовали методы традиционного делопроизводства, все их достоинства, прибавив к ним возможность автоматизировать многие рутинные операции, что дает не просто убыстрение работы, это меняет ее на качественном уровне.

В традиционном делопроизводстве применяются следующие термины:

Задачи регистрации

Регистрацией сопровождается движение документов любого типа - входящих, исходящих, внутренних. Эта процедура обязательна для всех документов, требующих учета, исполнения в справочных целях, т.е. регистрируются организационно-распорядительные, бухгалтерские, финансовые, кадровые и другие документы.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р51141-98).

Регистрация документов осуществляется для решения следующих задач:

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

При бумажном документообороте достаточно широко распространена практика повторной регистрации входящих документов в структурных подразделениях. Системы электронного документооборота позволяют исключить данную негативную практику и реализовать основной принцип регистрации - ее однократность.

Система электронного документооборота – эта комплекс баз данных, установленных на специальном "большом компьютере", который называют сервером. Все пользователи, работающие на сови "маленьких компьютреах", назывемых рабочими станциями, подключаются к к этим базам данных и работают с ними - вносят новые записи или читают необходимую информацию в соответствии с полученными правами (каждый пользователь видит только то, что ему разрешено).

Процесс физической передачи документа с прилагаемой карточкой заменяется предоставлением доступа к нужному документу. Поэтому зарегистрированный документ оказывается у своего адресата практически мгновенно, и повторной регистрации не требуется.

Регистрация документов в специальных (функциональных) системах делопроизводства

Помимо общего (административного) документооборота существует ряд специальных: кадровый, финансовый, производственный, плановый и т.д. Эти документы рационально регистрировать в соответствующих подразделениях организации. В службе ДОУ на них ставится только дата поступления.

Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях, т.е. не регистрируемых в службе ДОУ.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ:

При организации электронного документооборота нужно составить список видов документов, используемых в организации, и для каждого вида определить, где его будут регистрировать.

Иногда в крупных организациях осуществляют не централизованную (в службе ДОУ), а распределенную (децентрализованную) регистрацию документов.

Например, исходящие документы регистрируются в том подразделении, где документ подписывается или утверждается.

Существует также ряд документов, изначально не регистрируемых в ДОУ.

Тем не менее эти документы нужно регистрировать, поэтому в СЭД есть возможность организовать регистрацию документов с любой рабочей станции, для этого необходимо выполнить специальные настройки - кто именно и какие именно документы регистрирует.

Настроечная таблица может выглядеть так:

Настроечная таблица

Для соблюдения принципа раздельной регистрации входящих, исходящих и внутренних документов создаются разные базы, которые называются соответственно "Входящие", "Исходящие", "Внутренние". Иногда в силу специфики и важности работы с этими документами выделяют отдельно организационно-распорядительные документы и нормативно-справочную документацию.

В процессе регистрации документам присваиваются регистрационные номера.

Присвоение регистрационного номера

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Так, получаемым и отправляемым письмам присваивают сложные номера, состоящие из нескольких частей. Это необходимо для последующего деления всей переписки на отдельные группы, что облегчает поиск документов, особенно при обращении у ним через несколько лет. Письма по различным вопросам и от разных организаций подшивают в отдельные папки (дела), которые тоже нумеруются. Поэтому индекс письма включает не только очередной порядковый номер документа с начала календарного года, но номер дела, в которое будет в дальнейшем подшит поступивший и исполненный документ, или номер дела, куда будет помещена копия отправленного документа.

Например:

В филиале было получено письмо из вышестоящей организации, поступившее 25 июня 2009 года. С начала календарного года это было 1956-е входящее письмо по счету (по порядковому номеру). Допустим, что переписка с вышестоящей организацией подшивается в дело № 01-14. Таким образом, входящее письмо будет иметь регистрационный индекс (номер) 1956/01-14. Ответ на это письмо будет иметь индекс 01-14/1544, где 01-14 - это номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 1544 - очередной порядковый номер исходящего письма.

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды из классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, направлений деятельности и т.д.

Классификатор корреспондентов

01 - ЗАО "Орбита"
02 - ОАО "Энергомаш"
03 - ООО "Полюс"

Классификатор структурных подразделений

01 - канцелярия
02 - планово-экономический отдел
03 - бухгалтерия
04 - отдел кадров

Классификатор направлений деятельности:

01 - оперативное направление
0101 - организация системы управления
0102 - распорядительная деятельность

Классификаторы разрабатываются по усмотрению организации исходя из ее потребностей. Коды разных классификаторов отделяются друг от друга, как правило, косой чертой. Последовательность расположения в индексе документа кодов из различных классификаторов закрепляется в Инструкции по делопроизводству.

При организации электронного документооборота классификаторы корреспондентов и классификатор подразделений требуются гораздо чаще, нежели только при регистрации документов, поэтому в состав баз данных, составляющих систему электронного документооборота, входят особые базы – "Структура организации" и "Справочник организаций".

При помощи базы "Структура организации" СЭД "узнает", какие структурные подразделения есть в организации, какие сотрудники зарегистрированы для работы. В той же базе описывается, какие права по работе даны каждому сотруднику.

Структура организации описывает, из каких структурных подразделений состоит организация и в каком именно подразделении числится тот или иной сотрудник. Кроме того, эта база имеет множество настроек, необходимых для работы системы электронного документооборота.

База данных "Справочник организации" позволяет сохранить множество данных о корреспонденте: адрес, индекс, ФИО руководителя и множество других реквизитов, которые нужны при составлении писем или других документов.

При открытии эта база имеет вид журнала с записями о контрагентах, с которыми были какие-либо контакты.

Если необходимо просмотреть запись о ком-либо более подробно, шелчок по записи открывает каротчку контрагента.

О регистрации внутренних документов, присвоении им регистрационных номеров и формах регистрации в системе электронного документооборота читайте в следующем номере журнала.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх