+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Что умеют современные СЭД?
Статьи и интервью

Что умеют современные СЭД?

25.12.2010

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству компании "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Делопроизводство и документооборот на предприятии"
Дата публикации: 12.2010

Документационные потоки объединяют подразделения организации и отдельных сотрудников в единую информационную среду – это благо. Но организация может и захлебнуться в потоке документов. Оцените, чем современные СЭД могут помочь – как они помогают превратить зло во благо.

При возникновении компания, будучи еще очень небольшой структурой, не придает должного внимания документообороту. Исключение составляют документы бухгалтерии и кадровой службы: требования к документообороту в этих подразделениях регулируются государством более жестко. С развитием компании объемы документной информации начинают очень быстро расти и, если компания не применяет механизмов управления информацией, то рискует достаточно быстро начать захлебываться в том потоке документов, которые сама же и порождает.

Таким образом, основные потоки документов, относящихся к общему документообороту (входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, внутренние документы, организационные и распорядительные документы, поручения), вместо того, чтобы упорядочивать работу компании, повышая ее эффективность и конкурентность на рынке, начинают ее тормозить, а сами документы – носители важнейших сведений – теряться и задерживаться. Выглядит это как обычная болезнь крупных госучреждений – бюрократическая волокита. И это начинает происходить в организациях достаточно небольших. Таким образом, отсутствие элементарных знаний о методологии управления документацией значительно усложняет ее процессы, рано или поздно приводя к коллапсу.

Во многих случаях как раз на этом этапе руководство приходит к выводу, что с нарастающей проблемой нужно что-то делать. Давайте посмотим, чем современные СЭД могут помочь?

Исполнительскую дисциплину повысить!

Одной из важнейших причин, приводящих к внедрению в организации системы электронного документооборота (далее – СЭД), является необходимость повысить с ее помощью уровень исполнительской дисциплины.

При помощи СЭД можно наладить контроль исполнения поручений в организации. А анализируя статистику по поручениям, пользователи могут сделать выводы как об исполнительской дисциплине отдельных работников, так и подразделений и даже целых направлений деятельности компании.

Основанием для выдачи поручения может являться как распорядительный документ, так и резолюция или просто служебная потребность. В организации все выданные поручения должны быть в обязательном порядке зарегистрированы, в них должен быть четко установлен исполнитель и срок исполнения, сформулирован текст поручения, указан критерий его исполнения. Современная СЭД может обеспечить контроль срока исполнения поручения, тогда как фактическое исполнение по-существу поручения контролируется уже профильным специалистом, имеющим необходимые знания и опыт в предметной области выданного поручения.

Немаловажной функцией, реализуемой в СЭД, должна быть поддержка вложенных поручений различных уровней. Так, руководитель среднего звена (к примеру, начальник отдела) должен иметь возможность на основании полученного поручения создать вложенные поручения, которые позволят перераспределить задачу, поставленную перед ним, на подчиненных ему сотрудников. При этом должна быть возможность установить "вложенным" поручениям более ранний срок исполнения, тогда у начальника отдела будет возможность заблаговременно, до истечения общего срока исполнения, получить результаты работ по поручениям низкого уровня, обобщить их и отчитаться об исполнении поручения, выданного ему.

Необходимыми инструментами являются: отмена поручения и изменения срока исполнения, а также постановка поручения на текущий контроль. Далеко не все поручения могут быть исполнены вообще, однако при постановке поручения на контроль это может быть неочевидно. В таком случае исполнитель должен иметь возможность обратиться к руководителю, создавшему в СЭД поручение, с просьбой его отменить. Система, несмотря на то, что поручение зарегистрировано и в дальнейшем войдет составной частью в отчет по исполнительской дисциплине, полностью снимает поручение с исполнителя, закрывая его и снимая с контроля. Перенос срока исполнения и постановка поручения на текущий контроль процедурно имеют много общего.

К примеру, если исполнить поручение в срок по объективным обстоятельствам невозможно, исполнитель ходатайствует о переносе срока, тогда как "поручитель" это ходатайство должен иметь возможность удовлетворить либо отказать в удовлетворении. Если же срок фактического исполнения поручения остается неизвестным, однако зависимым от обстоятельств, исполнитель должен иметь возможность ходатайствовать о снятии непосредственного срока исполнения и помещения поручения на текущий контроль. Таким образом, поручение будет исполнено тогда, когда его исполнение станет возможным.

Современная СЭД позволяет автоматически обрабатывать статистические показатели работы с поручениями, что дает возможность судить об уровне исполнительской дисциплины в организации по всей иерархии: от заместителей руководителя до отдельных исполнителей и подразделений. Механизмы построения отчетов могут быть разделены на краткосрочные, подаваемые руководителю еженедельно (к примеру, к еженежельному плановому совещанию), долгосрочные (к примеру, по подразделению за год, за квартал) и срезовые, позволяющие проводить анализ исполнительской дисциплины в зависимости от непосредственной потребности в этом руководства.

Корреспонденцию обработать!

Взаимодействие любой организации (коммерческой или некоммерческой) осуществляется прежде всего посредством переписки. И если у организации активная социальная позиция, то эта переписка бывает достаточно велика. Адекватно регистрировать такую документацию, осуществлять ее обработку и включать в организационный документопоток помогает СЭД.

Она реализует классический подход к работе с входящими документами:

Указанная совокупность процедур и составляет типовой функционал современной СЭД в части работы с входящей корреспонденцией, а также исключает возможность утраты документа и его дублирование, значительно сокращает общий срок нахождения документов в работе.

Исходящая корреспонденция имеет совершенно другой технологический цикл работы с документами, впрочем, достаточно схожий с процедурой работы с распорядительной документацией. Работа с исходящей корреспонденцией имеет следующий производственный цикл, реализуемый однотипно любой современной СЭД:

Необычайно интересна с точки зрения оптимизации процессов управления организацией процедура согласования и утверждения документов. Современная система электронного документооборота должна поддерживать все основные модели проведения согласований в организации:

Реализованная в СЭД процедура согласования позволяет сократить срок прохождения документа в разы, а то и в десятки раз. Если же добавить к этому ограничения для должностных лиц по сроку рассмотрения и кругу вопросов, по которым они согласуют документы, то такой комплексный подход позволяет дополнительно сократить срок прохождения документации еще раза в два. Столь зрелищная и измеримая оптимизация управленческого процесса в значительной мере уменьшает бюрократизацию процедуры согласования в целом.

Обращения граждан удовлетворить!

Деятельность организаций, оказывающих массовые услуги населению (энергосбытовых компаний, компаний сферы телекома и крупных телевизионных операторов, органов власти и др.), характеризуется работой с большим количеством обращений граждан/клиентов. Порядок работы, будучи регламентирован жесткими требованиями федерального закона № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан..." для органов исполнительной власти, и не менее жестко регулируемый локальными актами крупных компаний, является острой головной болью практически для всех организаций, где работа с ними не автоматизирована посредством СЭД.

По сути своей, процедура работы с обращениями очень сходна с обработкой входящей корреспонденции, однако в ней есть и свои нюансы:

Все вышеизложенное еще раз подтверждает важность этой процедуры для СЭД. И компания, предпринимающая усилия при работе с потребителями, это тоже в обязательном порядке учитывает.

О регламентах в частности и нормативной документации вообще

Модуль современной СЭД, отвечающий за создание, публикацию в электронном виде и хранение различных видов документов, по своей функциональности разнообразен. Кроме классического применения для работы с организационными и распорядительными документами он может также использоваться в следующих качествах:

Сама процедура обработки нормативной документации во многом сходна с процедурой создания исходящей корреспонденции, однако имеются различия. В статусе самого документа, чего не встречалось ранее, должна поддерживаться версионность, то есть публикуемый документ может быть доступен в нескольких версиях, главной из которых является последняя.

В целом работа такой подсистемы может быть описана в виде следующих процессов:

Рассмотрим функциональность этих документоориентированных процедур подробнее:

Управляем эффективностью

Немалая доля современных СЭД, представленных на отечественном рынке, обладает возможностью автоматизации произвольных документоориентированных процессов (т.е. деловых процессов, связанных с обработкой документов).

Что дает такой модуль компании? Данный модуль позволяет четко и непосредственно выявить критические точки процессов: исполнителей, постоянно затягивающих исполнение, должностных лиц, задерживающих согласование и постоянно направляющих документацию на доработку и пр. Это позволяет анализировать и совершенствовать автоматизируемые бизнес-процессы.

Таким образом, можно утверждать, что современная СЭД далеко вышла за рамки простой автоматизации документооборота, позволяя прежде всего совершенствовать систему управления организацией.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх