+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Возможен ли в России аутсорсинг документооборота?
Статьи и интервью

Возможен ли в России аутсорсинг документооборота?

21.02.2011

Автор: Михаил Демидов
Источник: информационный портал "CNews"

В числе трендов развития мирового рынка документооборота эксперты называют растущую популярность аутсорсинга. Примеры такого рода проектов можно найти и в нашей стране, однако здесь они пока скорее исключение, чем правило. Аутсорсинг документооборота в России находится на стадии зарождения, и ожидать активного развития этого направления можно не раньше, чем через несколько лет.

Возможен ли в России аутсорсинг документооборота?

Аутсорсинг подразумевает передачу сторонним организациям на управление (обеспечение доступа к документам, защита, обновление и т.д.) существующей инфраструктуры или бизнес-процессов компании. Аутсорсинг документооборота включает в себя достаточно широкий круг услуг, связанных с управлением контентом, массовым вводом, печатью и сканированием документов. Модели аутсорсинга могут различаться (SaaS, передача на аутсорсинг части и всего спектра задач по делопроизводству и документообороту, аутстаффинг и т.д.), однако идеальный результат, который при этом желает получить заказчик, предполагает возможность сконцентрироваться на развитии бизнеса, снизить расходы на владение СЭД за счет готовой инфраструктуры, сократить количество сотрудников, занятых в процессе.

Доверие надо заслужить

Одной из основных причин того, что сегодня аутсорсинга документооборота в России де-факто не существует, является отсутствие доверия со стороны заказчиков к тому, что исполнитель сможет обеспечить необходимый уровень защиты конфиденциальной информации, а также качество обслуживания. Даже компаниям с обширным портфолио трудно убедить заказчика передать важнейшую часть его бизнес-процессов на внешнее управление. На Западе эти вопросы проработаны в большей степени.

Казалось бы, уровень предъявляемых требований и наличие соответствующих лицензий и сертификатов должны снимать сомнения заказчиков, однако это не так. Напомним, что от компании, представляющей услуги аутосорсинга документооборота, требуют соответствия требованиям законодательства, в том числе и в области ИБ. В частности, это сертификация поставщика СЭД-решений в соответствии со стандартами SAS 70 Type II и PCI DSS (для финансовой информации), необходимость организации процессов проверки личных данных сотрудников, заключения с ними договоров о неразглашении конфиденциальной информации, подготовки работников и организации контроля над исполнением требований к защите документов. Дополнительно SaaS-решения в области СЭД должны поддерживать шифрование, постоянное сохранение резервных копий и регламент восстановления после сбоя. Для России этот список включает сервис преобразования документов, реализация которого обеспечивала бы целостность цифровых документов, полученных после преобразования бумажных. Критериями являются защищенность доступа, шифрование, регулярное резервное сохранение информации, и, помимо этого, существуют ГОСТы и сертификация продуктов ФСБ.

"Привычка и менталитет соотечественника, - говорит Павел Плотников, руководитель департамента продвижения решений и продуктов корпорации "Электронный Архив", - не позволяют ему хранить стратегически важную информацию или (и) сведения, содержащие коммерческую тайну, не у себя "под замком". Эксперт рассказал об одной российской нефтяной компании, которая создала архив документов за границей для пользования всеми подразделениями и дочерними предприятиями. Эта история еще раз подтверждает то, что де-факто "облачных" СЭД в России нет. Кроме того, в России очень немного организаций, которые готовы хранить бумажные документы в сервисных компаниях по хранению бумаги. Проблема "облачных" систем напрямую связана с реализацией аутсорсинговых проектов. В частности, крупные телекоммуникационные компании предпочитают хранить документы и электронном, и бумажном виде на аутсорсинговых площадках.

К разряду дискуссионных относится вопрос, получит ли компания, воспользовавшаяся услугами аутсорсинга СЭД, быстрый экономический эффект, как заявляют все игроки рынка. Западные эксперты приводят много примеров того, каким образом передача на аутсорсинг СЭД позволяет компаниям обеспечить повышение эффективности работы за счет использования техник автоматизации прохождения документов. Однако в России количество кейсов по аутсорсингу документооборота пока критически мало для того, чтобы он смог перерасти в тенденцию.

Основные преимущества аутсорсинга СЭД

SaaS для нас?

Несмотря на то, что в России на сегодняшний день есть отработанные технологии, и, главное, опытные команды, услуги аутсорсинга документооборота распространены не очень широко. В основном, это базовые сервисы электронной почты и хранения архивов. Одним из наиболее перспективных направлений аутсорсинга СЭД, по мнению экспертов, может стать предоставление услуг по модели SaaS.

SaaS - модель аутосорсинга, при которой заказчик за абонентскую плату использует уже готовую ИТ-инфраструктуру для организации процессов делопроизводства и документооборота, имеет ряд преимуществ по сравнению с другими. С одной стороны, сокращаются эксплуатационные расходы, в более сжатые сроки происходит внедрение СЭД, через веб-браузер обеспечивается доступ к данным в режиме 24х7х365. Все вопросы по организации берет на себя оператор SaaS-услуги. В качестве примера можно привести корпоративные информационные системы компаний, предлагаемые Google, Microsoft, IBM.

Из претензий, предъявляемых к SaaS документооборота, можно назвать некоторые ограничения по функциональным возможностям. В связи с этим интересна дискуссия среди экспертов, например, является ли Google, стремящаяся в этот сегмент в помощью Google Docs and Spreadsheets, полноценным конкурентом для SharePoint Online. Однако вендоры, в первую очередь, западные, активно работают над совершенствованием своих инструментов.

Как считает Павел Плотников, у российских компаний слишком много опасений, связанных с задачами сохранения коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации. Организации пока не готовы отдавать на аутсорсинг даже хранение бумажных архивов. Единственной перспективной моделью привлечения внешних ресурсов для построения документооборота представляется SaaS, когда компания не приобретает программное обеспечение, а оплачивает пользование им как услугой.

Есть и другие точки зрения. По словам Ирины Кубликовой, директора по маркетингу компании "БОСС-Референт", российский рынок пока "морально" не готов к тому, чтобы использовать для хранения и обработки внутренней документации внешние ресурсы. Именно по этой причине проекты SaaS у нас не получают активного развития. Однако госпожа Кубликова допускает, что с течением времени ситуация будет меняться.

Что ждет впереди?

Технологических препятствий для развития рынка аутсорсинга документооборота в России нет. Однако никто из опрошенных экспертов не предполагает, что ситуация изменится в ближайшие годы, хотя аутсорсинг документооборота уже не является чем-то новым для российского корпоративного рынка. То есть точек для потенциального роста много, однако на пути развития полноценного рынка стоит вопрос доверия.

В компании "Интертраст" считают, что в течение 1-2 лет будет развиваться аутсорсинг корпоративных информационных систем для малых и средних предприятий. По прогнозу Александра Бейдера, директора по развитию направления ECM компании Terralink, крупные географически распределенные компании в целях повышения эффективности своей деятельности будут создавать централизованные бухгалтерии и службы управления персоналом. В такие корпоративные центры будет передана обработка информации, которая ранее обрабатывалась децентрализовано.

Эксперты "Техносерв-Консалтинг" предполагают, что развитие подобных услуг в России возможно, но, безусловно, они не будут массовыми. По их мнению, аутсорсинг документооборота может идти по нескольким направлениям. Во-первых, как услуги по хранению бумажных архивов из-за законодательных требований к наличию жестких копий документов; во-вторых, как организация хранения электронных архивов в дата-центре провайдера с целью сокращения расходов. По мере снижения цен на аренду серверов в ЦОДах такая услуга может становиться все более востребованной.

В целом, опрошенные CNews эксперты сходятся во мнении, что в ближайшие годы развитие аутсорсинговых услуг на рынке СЭД не будет сколько-нибудь заметным, но предполагают, что ситуация начнет меняться в ближайшие 2-3 года.

Оригинальный текст статьи читайте здесь:

http://www.cnews.ru/reviews/free/dms2010/articles/articles9.shtml

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх