+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / От СЭД к ЕСМ — развитие или смена системы
Статьи и интервью

От СЭД к ЕСМ — развитие или смена системы

23.09.2011

Автор: Марина Полякова
Источник: журнал "Директор информационной службы"
Дата публикации: 09.2011

От СЭД к ЕСМ — развитие или смена системыСистематизация и управление информацией как никогда актуальны. И практически на любой системе можно организовать решение всех необходимых задач, но нужно постоянное развитие, так как бизнес очень быстро меняется. А если задумываться о дальнейшем развитии, то следует двигаться от СЭД к ЕСМ-системе или наоборот, развивать систему или заменять на новую? Вопрос, который сегодня занимает умы многих ИТ-специалистов.

Коммерческие компании и органы власти разного уровня уже давно автоматизировали в той или иной степени документооборот и связанные с ним процессы. Но перед многими сегодня встает вопрос — развивать ли имеющуюся систему дальше или менять ее на новую с большей функциональностью? А если задумываться о дальнейшем развитии, то следует двигаться от СЭД к ЕСМ-системе или наоборот? Эксперты сходятся во мнении, что интересы у госструктур и коммерческих компаний, за исключением крупных холдингов, существенно различаются. Коммерческие компании обычно нацелены на автоматизацию процессов, позволяющих им зарабатывать деньги. Государственным же органам важно исполнять предъявляемые к ним требования в плане делопроизводства и документооборота, они, как правило, более ограничены в бюджетах, поэтому выбирают недорогие СЭД.

Одна из проблем при решении вопроса о смене или развитии систем управления документами, по мнению экспертов, кроется в терминологии: ЕСМ (Enterprise Content Management, система управления контентом) — технология, пришедшая к нам из-за рубежа, тогда как системы СЭД изначально решали специфически российские задачи.

Главное отличие СЭД, по мнению Ольги Подолиной, аналитика компании "Ай-Теко", состоит в том, что в ней есть модуль автоматизации работы канцелярии в соответствии с особенностями российского делопроизводства. В СЭД могут входить модули по работе с договорами, обращениями граждан, автоматизации работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и т. д. "Основной единицей, с которой работает СЭД, является документ, у которого есть реквизитная часть и информационная: текст, картинка, файл мультимедиа. Контент — понятие, неоднозначно переводимое на русский язык. Это тексты, картинки, звуковые и видеофайлы, все то, что сейчас называют мультимедиа. Документы, переведенные в электронный вид, тоже контент. Таким образом, ECM — это управление различным контентом организации, в том числе документами, то есть тем, что не меняется при переходе с одного носителя на другой. Но при этом цели управления документами отличаются от заложенных в СЭД, и системы имеют иной состав модулей", — считает она.

Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании "ЭОС", член Гильдии управляющих документацией и ARMA International, отмечает, что хотя оба термина — и ECM, и СЭД — достаточно "расплывчатые", для ECM-систем есть общепринятое стабильное определение, данное аналитической фирмой Gartner, и серьезная ECM-система должна иметь как минимум четыре из шести основных функциональных компонент, к числу которых Gartner относит управление информационными объектами (Document Management), управление графическими образами бумажных документов, управление документами (Records Management), управление рабочими процессами (Workflow), управление контентом Web-сайтов и поддержку коллективной работы над документами и их использования. Понятие "СЭД", в свою очередь, величина "переменная".

За несколько лет активного развития возможности СЭД существенно расширились. Изначально они представляли собой электронные картотеки бумажных документов, а затем появились маршрутизация документов и их проектов, поддержка рабочих процессов, возможность создавать и хранить полноценные электронные документы. Поэтому многие эксперты полагают, что сегодня СЭД можно рассматривать как разновидность ECM-системы, ориентированную на поддержку деловых процессов.

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании "ИнтерТраст", определяет СЭД как систему организации движения документов при помощи прикладного ПО, которое поддерживает процедуры жизненного цикла документа, его маршрутизацию между исполнителями, хранение, процедуры поиска, контроля исполнения решений и создания отчетности. "СЭД следует рассматривать как частный случай ECM, своего рода нишевое прикладное решение, реализующее определенный вид стратегии управления информацией. Данная стратегия хорошо формализована, но не является единственно возможной, она сильно ограничена географически и культурно, имеет довольно ограниченный рынок. ECM позволяет решать гораздо более широкий класс задач, но при этом остается платформой со всеми вытекающими проблемами и сложностями внедрения", — говорит он.

Евгений Кочуров, ИТ-аналитик компании Directum, полагает, что необходимо разделять концепции и их реализации (конкретные системы, работающие у заказчиков). "На практике понятия СЭД и ECM устойчиво смешиваются, и бороться с этим сложно. Конкретные системы у конкретных заказчиков, даже построенные на одной и той же платформе, могут в своей реализации относиться к разным классам, к разным концепциям. И, обсуждая тот или иной вопрос, касающийся СЭД/ECM, нужно понимать, имеем ли мы в виду идею или ее частную реализацию", — говорит он и считает, что переход от СЭД к ECM — это в первую очередь смена представлений в головах заказчиков, а каким образом это будет осуществляться технически (на базе существующей или абсолютно новой системы), зависит от продукта, а также от того, насколько этот продукт подходит заказчику.

"Наиболее актуально сейчас решение, включающее интеграцию ECM (или СЭД) с другими видами ИС с целью максимальной концентрации информации, необходимой пользователю в конкретный момент времени", Ольга Подолина, аналитик компании "Ай-Теко"

Сегодня на рынке представлено немало систем управления документами с различной функциональностью. Г-н Ипатов приводит классификацию (см., например, исследования RBC, DSS, KONNASI Research & Consulting), согласно которой существует несколько групп систем, ориентированных на решение специфических задач и занимающих свою нишу с точки зрения организации документооборота:

Благодаря такой классификации, по его мнению, заказчик может, определив свои задачи и возможности, достаточно легко отобрать 5–15 решений, наиболее удовлетворяющих его целям и потребностям. Эксперты отмечают, что на рынке лидируют недорогие коробочные решения.

Направление

Эксперты полагают, что российская действительность предъявляет специфические требования к системам. "Не нужно забывать, что мы работаем на российском рынке и невозможно избавиться от автоматизации работы делопроизводства и служб ДОУ. По крайней мере в ближайшее время никуда не исчезнут входящие и исходящие документы, организационно-распорядительная документация — то, с чем успешно справляются СЭД. Функции ЕСМ-систем рассчитаны на контент без специальных возможностей. По моему мнению, правильно начинать с СЭД, добавляя к ней возможности ЕСМ", — считает Александр Попов, заместитель начальника управления документационного обеспечения "ЮниКредит Банка".

По сведениям г-жи Подолиной, часто организации, поработав с СЭД, наращивают ее функционал до ECM или переходят на другую систему, в которой есть функционал и СЭД, и ECM. "В зарубежных ECM-системах модуль автоматизации работы канцелярии, как правило, является решением отечественного разработчика, построенного в соответствии с требованиями российского законодательства", — подчеркивает она. Г-жа Храмцовская с ней соглашается: "Когда у нас говорят о переходе к ECM, то обычно имеют в виду освоение мощных систем. Такие ECM-системы в стандартной комплектации могут и не поддерживать ряд функциональных возможностей, без которых СЭД трудно себе представить (использование резолюций, контроль исполнения, стандартные формы учета и отчетности, поддержка "наших" ЭЦП и т. д.). Не случайно некоторые разработчики СЭД выпускают свои системы, в том числе и в варианте дополнительных модулей для известных ECM-систем".

"СЭД следует рассматривать как частный случай ECM, своего рода нишевое прикладное решение, реализующее определенный вид стратегии управления информацией", Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании "ИнтерТраст"

По мнению Александра Бейдера, директора по развитию направления ЕСM компании TerraLink, есть еще одна особенность, которую нужно учитывать: "ECM — это системы, которые рассматривают бизнес-контент предприятия в неразрывной связи с его бизнес-процессами. Поэтому, как правило, такие системы внедряются в режиме интеграции с корпоративной ERP-системой и строятся на известных промышленных платформах, на которых компании могут реализовать и СЭД. С другой стороны, ввод новой ECM-системы далеко не всегда означает немедленный вывод из эксплуатации существующей СЭД. В этом случае нужно сосредоточить внимание на решении качественно новых задач — на управлении контентом Web-сайтов, персонифицированной подготовке документов, развитии функций ERP-системы за счет обеспечения бизнес-пользователей бизнес-контентом т. д.".

По мнению г-жи Храмцовской, понятие СЭД потихоньку дрейфует в сторону ECM, и эта тенденция вполне может ускориться, поскольку для многих организаций уже актуальна интеграция СЭД с ERP-системами и Web-сайтом, растет потребность в развитых средствах управления рабочими процессами и поддержки коллективной работы, да и переход на электронный документооборот требует несколько иных функциональных возможностей для управления и длительного хранения изначально электронных документов. Заказчики предпочитают решать свои задачи по возможности в одной системе — и это тоже будет подталкивать процесс расширения функционала СЭД.

Вполне возможно, считают некоторые эксперты, что завтра мы будем воспринимать СЭД как разновидность ECM. И уже сегодня, если между этими понятиями и есть заметное различие, оно выражается главным образом в том, что ECM — понятие более общее, родовое, а СЭД — более частное.

Прогнозы

По мнению г-жи Храмцовской, мы постоянно забываем, что современный документооборот не электронный, а смешанный, а значит, и системы, им управляющие, должны уметь эффективно работать как с электронными, так и с бумажными документами. "Напрашивается важный вывод о том, что наработанный традиционными отечественными СЭД функционал, позволяющий эффективно управлять бумажными документами и документами на съемных носителях, не только рано отправлять на свалку истории, но и в определенных направлениях предстоит развивать и усиливать. Этот факт уже нашел свое отражение в стандартах типа MoReq2/MoReq2010. В СЭД будут храниться метаданные (реквизиты) документов (и, возможно, их копии), а также сведения об их местоположении. Эти же положения верны и в отношении управления информацией и документами в ЕCM-системах", — считает она.

Г-н Бейдер отмечает, что сегодня наиболее заметная тенденция состоит в стремлении компаний обеспечить соответствие требованиям регулирующих органов не только к ведению архивов, но и к организации бизнес-процессов и правил обработки информации в целом, а особое внимание уделяется соответствию определенным стандартам и ГОСТам, стандарту MoReq. В сегменте крупных, географически распределенных производственных компаний явно наблюдаются потребности в интеграции с ERP. Потребности в интеграции отмечает и г-жа Подолина: "Необходимы решения, включающие интеграцию ECM (или СЭД) с другими видами информационных систем с целью максимальной концентрации информации, необходимой пользователю в конкретный момент времени. Наиболее ярко это проявилось в создании автоматизированных рабочих мест руководителей на мобильных устройствах (iPad и др)". Еще одна тенденция — создание специализированных СЭД по особенностям бизнес-процессов и видам обрабатываемых документов.

По мнению экспертов, заметен возрастающий спрос на проекты по внедрению систем управления финансовой первичной документацией на платформе промышленной ECM-системы среди предприятий пищевой промышленности и сетевой розничной торговли, как следствие географической распределенности и интенсивных бизнес-коммуникаций.

Г-н Ипатов ожидает развития ECM-вертикальных приложений. СЭД же развиваются от прикладного решения по документационному обеспечению управления к более универсальной и "либеральной" системе. Развиваются стандарты публикации. CMIS-стандарт — обмен документами между разнородными ECM — предполагает отсутствие посредников при передаче контента из одной ECM-системы в другую. Свое применение находит также развитие SOA на основе стандартов. Быстро будет развиваться направление DAM (управление цифровым контентом) — создание, индексация, хранение, предоставление, повторное использование, обзор. Активно развивается направление Rich Media Search (мультимедийный поиск, нахождение изображений, видео и звука). Enterprise 2.0 Content (блоги, wiki, площадки обсуждений) все чаще становится принадлежностью ECM. Web превращается в платформу.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх