+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Статьи и интервью

Выбор СЭД

07.10.2011

Автор: Екатерина Рылько
Источник: журнал "Секретарское дело"
Дата публикации: 09.2011

Сами разработчики систем электронного документооборота признают, что российский рынок подобного программного обеспечения в настоящее время является чрезвычайно конкурентным. Компаниям предлагается выбрать из огромного количества систем: подешевле и подороже, посложнее и попроще, российских и зарубежных. Разобраться в этом разнообразии крайне проблематично, ведь, как признают многие, впервые столкнувшись с системой электронного документооборота, представители компаний-заказчиков часто осознают, что не могут понять своих реальных потребностей. Кроме того, что греха таить, выбирая ту или иную систему, непросто заранее предугадать, как она будет работать. Слишком от многих факторов это зависит, и не последний из них — уровень квалификации IT-специалистов и делопроизводителей.

Наше издание начинает серию публикаций, посвященных сравнительному анализу различных систем документооборота. Бывает, что компания оказывается в неприятной ситуации: система уже установлена, средства потрачены, и тут выясняется, что это совершенно не то, чего бы хотелось. Заявленный функционал не соответствует тому, что есть на самом деле, или интерфейс оказывается крайне недружелюбным к пользователю — разнообразие неприятных сюрпризов здесь не уступает разнообразию систем электронного документооборота. Опыт других компаний, уже столкнувшихся с теми или иными трудностями, может помочь тем, кто еще только начинает автоматизацию своего документооборота, избежать чужих ошибок.

"Бывает, что компания оказывается в неприятной ситуации: система уже установлена, средства потрачены, и тут выясняется, что это совершенно не то, чего хотелось бы..."

Для подготовки этого материала я провела интервью с представителями компаний-заказчиков различных систем и компаний-разработчиков. Удалось пообщаться как с IT-специалистами, поделившимися своим опытом по настойке систем электронного документооборота для конкретных нужд их компаний, так и с руководителями отделов делопроизводства, оценивших дружелюбие интерфейса и рассказавших о том, как проходит обучение сотрудников использованию систем. Представители компаний-разработчиков, в свою очередь, описали преимущества своей продукции, уникальные возможности, которые предоставляет их программное обеспечение, и некоторые особенности своей ценовой политики. Уважаемые читатели смогут сами сравнить впечатления заказчиков с красочными рассказами разработчиков. Я очень надеюсь, что это исследование поможет руководителям предприятий и отделов делопроизводства обойти рифы, с которыми, к сожалению, уже столкнулись некоторые компании.

Системы и цены

Важную роль в выборе системы электронного документооборота играет ее стоимость. К сожалению, точно ответить на вопрос "Что почем?" крайне проблематично. Разные решения и разные пакеты услуг от одного и того же разработчика обойдутся в разную цену. Тем не менее некоторые закономерности ценовой политики выявить можно.

Прежде всего, отечественные разработки в целом стоят дешевле зарубежных - иностранному производителю придется "доплатить" за лицензию. Поэтому, например, российская система документооборота CompanyMedia на зарубежной платформе Lotus Domino/Notes будет изначально дороже, чем система полностью отечественного производства "ЕВФРАТ".

Вот что говорят, сравнивая между собой различные системы, опрошенные нами представители компаний-заказчиков.

Дмитрий Трифонов, IT-директор компании "Аэропорт Москва": "Мы рассматривали два варианта: систему на платформе Lotus Domino/Notes и "ЕВФРАТ". В Lotus Domino/Notes нас не устраивала в первую очередь цена. На мой взгляд, все системы на платформе Lotus — для очень большого предприятия, требующего решения множества сложных задач. Отсюда вытекает его цена".

Айдар Габдуллин, директор по информационным технологиям ЗАО "Волгоградский металлургический завод "Красный Октябрь": "Мы рассматривали несколько систем, созданных на платформе Lotus Domino/Notes. Они все очень дорогие. В результате остановились на системе OPTIMA-WorkFlow, которая охватывает весь нужный нам функционал".

Однако "отечественная/иностранная платформа" не является единственным ценообразующим фактором. Большую роль в стоимости системы играет то, является ли она "типовым продуктом" или же индивидуальным решением, специально подобранным под конкретного заказчика. Естественно, что последний вариант сразу же увеличивает стоимость проекта в разы.

Рассказывает Анастасия Шикалова, начальник управления продаж Optima software(система OPTIMA-WorkFlow): "Не так давно наша компания стала разрабатывать типовые продукты. Если раньше мы работали в основном с очень крупными компаниями, готовыми потратить на покупку и внедрение системы миллионы рублей, то сейчас мы также вышли на рынок средних предприятий. Типовые решения для автоматизации делопроизводства, архивов и прочего у нас стоят 75 тысяч рублей".

Подобные "типовые" решения есть у большинства опрошенных нами крупных разработчиков дорогих и сложных систем, способных в принципе сделать для своего заказчика полностью настроенную под него очень дорогую систему.

Надежда Журавлева, начальник отдела маркетинга компании "ИнтерТраст" (система CompanyMedia на платформе Lotus Domino/Notes): "Невозможно точно ответить на вопрос, что сколько стоит, также как невозможно сказать, в какие сроки будет выполнен проект. Все зависит от тех модулей, которые купит заказчик, от количества рабочих мест, а также от того, какие работы по настройке системы будут выполнены нашими специалистами, а какие — сотрудниками заказчика. На мой взгляд, большинству компаний, только начинающих внедрение документооборота, хватит типового решения по автоматизации канцелярии: входящие/исходящие, архив документов с поиском и контроль исполнения решения. Цены на такие стандартные пакеты не слишком сильно отличаются от системы к системе".

К сожалению, получить точные цифры в ответе на вопрос "Сколько стоит?" нам не удалось. Но, исходя из двух приведенных выше интервью, можно сказать: вероятно, цена стандартного решения измеряется несколькими десятками, несколькими сотнями тысяч рублей, а цена нестандартного может подниматься до миллиона в зависимости от того, какие задачи поставит заказчик.

Некоторая разница по ценам от системы к системе все же есть.

Александр Титов, руководитель группы сопровождения пользователей компании компании WestCall (Санкт-Петербург): "Мы выбрали систему электронного документооборота "МОТИВ", потому что она была дешевле и выполняла нужные нам тогда задачи. Нам необходимы были: регистрация документов, архив документов, контроль входящих/исходящих, контроль исполнения поставленных по документам задач. Наряду с "МОТИВом" мы рассматривали несколько систем на платформе Lotus Domino/Notes, но они оказались дорогие. У "МОТИВа" в стоимость проекта входили обучение администраторов и настройка системы".

Кроме того, для поддержания системы в рабочем состоянии требуются IT-специалисты разного уровня. Этот фактор также стоит учитывать, и с этой точки зрения платформу Lotus Domino/Notes также критикуют заказчики.

Виктор Чернышев, руководитель службы системного администрирования торгово-производственной компании "ФЛЕКСИС": "Выбранная нами система "МОТИВ" очень лояльна по цене. Мы еще рассматривали системы на платформе Lotus Domino/Notes, но они дорогие. Кроме того, Lotus — это программист высокого уровня с высокой зарплатой, а для того чтобы администрировать "МОТИВ", подойдет и человек уровня "продвинутый пользователь".

Недорогой в эксплуатации является и система "ЕВФРАТ".

Евгений Киселев, руководитель IT-отдела компании "ТраК-Сервис": "Нам требовалась стандартизация канцелярии — входящие/исходящие, регистрация документов, файловый архив и механизмы согласования. "ЕВФРАТ" из всех систем с таким функционалом оказалась самой дешевой. Кроме того, для администрирования "ЕВФРАТ" не нужно быть даже системным администратором, достаточно уровня "продвинутый пользователь".

Нужно также понимать, что сравнение разных систем документооборота в чем-то похоже на сравнение автомобилей. Да, некоторые марки будут принципиально дороже, тем не менее их все равно покупают. Точно также и с системой электронного документооборота - все зависит от сложности задач, решаемых с ее помощью, от размера компании и не в последнюю очередь от того, будет ли система приносить компании прибыль. В любом случае, чтобы выбрать систему документооборота для себя, любой фирме придется самой обратиться к разработчикам, охарактеризовать свой бизнес, бюджет и необходимые задачи. Только тогда будет понятна конкретная сумма, которую запросит каждый производитель.

Надежда Журавлева, начальник отдела маркетинга компании "ИнтерТраст" (система CompanyMedia на платформе Lotus Domino/Notes): "Действительно, часто приходится слышать о том, что платформа Lotus — сложная и дорогая. Но, во-первых, существует масса скидок на Lotus в зависимости от размеров бизнеса компании (для малых компаний скидки очень существенные), отрасли деятельности (например, государственные компании, вузы имеют большие преимущества) и так далее. Во-вторых, как говорится, мы не так богаты, чтобы покупать дешевую систему. Особенно если СЭД планируется использовать не в течение ближайших месяцев, а на протяжении несколько лет. За это время и компания может разрастись, и бизнес-процессы усложниться, поэтому система, на какой бы платформе она ни была построена, должна быть адаптируема к изменяемым условиям деятельности компании. Должна учитывать новые возникающие у заказчика требования. Платформа Lotus и разработанная на ее основе СЭД CompanyMedia как нельзя лучше отвечают поставленным требованиям. Система дорабатывается, настраивается, благодаря чему гармонично вписывается в инфраструктуру заказчика. Программный комплекс CompanyMedia позволяет реализовать много сложных задач, которые ставит перед ним заказчик. И конечный эффект от внедрения CompanyMedia (оптимизация и увеличение эффективности бизнес-процессов) окупает все затраченные на него средства. По сути, это долгосрочное вложение в будущее организации. Поэтому так важно выбрать гибкую, дорабатываемую СЭД, способную удовлетворить как современные, так и потенциальные задачи.

Отмечу также, что СЭД CompanyMedia впоследствии не будет жестко привязана к платформе Lotus Domino/Notes, поскольку мы начали разработки версии СЭД CompanyMedia на FileNet. Выбор платформы останется за заказчиком".

Также довольно часто приходится слышать о дороговизне систем "ДЕЛО", DocsVision, DIRECTUM и Documentum.

Евгений Киселев, руководитель IT-отдела компании "ТраК-Сервис": "Мы рассматривали системы Documentum, DocsVision и "МОТИВ". Documentum и DocsVision показались нам слишком дорогими, а "МОТИВ" категорически не устроил по функционалу".

Ольга Шаталина, заместитель начальника отдела делопроизводства "Российского банка развития": "Мы, выбирая систему электронного документооборота, рассматривали "ДЕЛО", DIRECTUM и CompanyMedia. Остановились на последней — она показалась нам средней по цене. Кроме того, проект по внедрению CompanyMedia предполагал настройку системы под наши нужды и обучение персонала".

Елена Матвеева, начальник отдела управления проектами информатизации компании "ТрансКонтейнер": "Мы рассматривали несколько систем документооборота: DocsVision, Documentum. Они нам показались очень дорогими. В конечном счете выбрали систему OPTIMA-WorkFlow".

В то же время DIRECTUM не так дорог, как Documentum и "ДЕЛО". Вот что говорит представитель одной из использующих это систему компаний, заместитель директора по организационному развитию ГК "Нефтегазовые системы" Алексей Солдатов: "Мы рассматривали системы OPTIMA-WorkFlow и Documentum. Documentum оказался слишком дорогим для нас. По OPTIMA-WorkFlow был отрицательный опыт внедрения на одном из смежных предприятий. В конечном счете остановились на сопоставимой по функционалу системе DIRECTUM".

Если резюмировать ту информацию, которую нам удалось собрать, то получается следующая картина. Самыми дорогими системами компании-заказчики называют «"ДЕЛО" и Documentum. Следующая ценовая категория — системы DIRECTUM, DocsVision, OPTIMA-WorkFlow и CompanyMedia. Наконец, самые бюджетные варианты — это "ЕВФРАТ" и "МОТИВ".

"Сравнение разных систем документооборота в чем-то похоже на сравнение автомобилей. Некоторые марки будут принципиально дороже, тем не менее их все равно покупают"

Важную роль в формировании цены играет "национальность" производителя — CompanyMedia дороже в том числе за счет платформы Lotus Domino/Notes. Documentum также является иностранной разработкой и поэтому дорог.

Однако помимо этих факторов функционал также является важным элементом ценообразования. Кроме того, не стоит думать, что иностранная платформа — только "имя" и ничего больше. Ряд заказчиков находят в этом свои преимущества.

Особенности функционала

В этом исследовании мы рассматриваем в основном первую стадию документооборота, то есть автоматизацию канцелярии и решение самых простых задач. Для этих целей вполне можно обойтись и достаточно простой системой. Однако нужно понимать, что со временем компаниям могут потребоваться дополнительные функции, которыми система, выбранная ими изначально за доступную цену, может и не обладать.

Системы из среднего и средневысокого ценового сегмента предоставляют своим заказчикам различные дополнительные модули - например, автоматизацию проведения и подготовки заседаний и конференций.

Системы документооборота CompanyMedia, DIRECTUM и OPTIMA-WorkFlow могут предоставить своим заказчикам чрезвычайно разнообразный функционал.

Говорит Николай Пестерев, руководитель отдела внедрения компании Directum: "Наша система предполагает большое количество разнообразных модулей. Они полностью закрывают практически все потребности бизнеса, начиная с классического делопроизводства и заканчивая специфическими задачами (финансовый архив, счета на оплату, документы для банков и т.д.)".

Надежда Журавлева, начальник отдела маркетинга компании "ИнтерТраст" (CompanyMedia): "СЭД CompanyMedia включает широкий спектр модулей по автоматизации различных бизнес-процессов, связанных с обработкой документов: делопроизводства, получения и исполнения обращений граждан, информационной поддержки взаимоотношений с клиентами и партнерами, кадрового менеджмента, информационной поддержки подготовки и проведения заседаний/совещаний и пр. Использование этих модулей повышает качество автоматизированных работ и сокращает время на их реализацию, снижает их трудоемкость. Отмечу, что мы также разработали модули СЭД CompanyMedia под iPad, в частности, модуль iMeetings, обеспечивающий возможность постоянным участникам заседаний/совещаний работать с электронными версиями всех материалов мероприятий на iPad. В целом, используя в своей работе модули информационной поддержки заседаний/совещаний, можно заранее подготовиться к мероприятиям, даже будучи вне офиса (используя iMeetings), распределить обязанности участников, проконтролировать выполнение принятых на заседании решений.

Систему можно легко адаптировать под особенности компании-заказчика (преимущественно используя настройки, т.е. без доработки системы).

СЭД CompanyMedia постоянно развивается: выходят ее новые версии, учитывающие как опыт тысяч компаний-заказчиков, так и современные тенденции рынка.

Анастасия Шикалова, начальник управления продаж Optima software (OPTIMA-WorkFlow): "В прошлом году мы разработали для компании "ТрансКонтейнер" систему корпоративного управления на платформе OPTIMA-WorkFlow. В системе ведется учет всех корпоративных мероприятий компании, рассматриваемых на них вопросах, результатах голосования и принятых решений; автоматизированы функции формирования протоколов и выписок по рассмотренным вопросам, статистических отчетов, а также функция напоминания о ближайших мероприятиях".

Ряд заказчиков действительно использует такие возможности.

Сергей Меньшиков, заместитель председателя правления "Регионального Банка Развития": "У системы DIRECTUM большой функционал, стандартных модулей много, и это определяет ее довольно высокую стоимость. У нас стоят "Канцелярия", это их основной модуль, "Управление совещаниями", web-доступ и интеграция с платформой SharePoint. Проведение совещаний - очень удобно, можно все заранее организовать, проконтролировать, а потом зафиксировать".

Ольга Шаталина, заместитель начальника отдела делопроизводства "Российского банка развития": "Кроме стандартного модуля "Делопроизводство" мы купили модули "Заседания" и "Поручения". Сейчас также намерены приобрести "Рабочее место руководителя высшего звена". Каждый из этих модулей позволяет распределить все обязанности по подготовке, например, заседания, проконтролировать, на какой стадии выполнения находится подготовка к нему, составить протокол заседания и пр.".

Однако некоторые считают, что это излишества.

Елена Матвеева, начальник отдела управления проектами информатизации компании "ТрансКонтейнер": "Мы не стали просить разработчиков OPTIMA-WorkFlow писать для нас блоки с заседаниями, совещаниями. Это слишком дорого, а для нас система документооборота — это обеспечивающая система. Прибыли компании она не приносит".

Дмитрий Трифонов, IT-директор компании "Аэропорт Москва": "Используемая у нас система "ЕВФРАТ" не предполагает модулей с управлением заседаниями/конференциями. Но нам эти модули и не нужны, мы используем web-конференции, нам все нравится".

Виктор Чернышев, руководитель службы системного администрирования торгово-производственной компании "ФЕЛИКС": "Модуля "Конференции/заседания" у системы "МОТИВ" нет, но мы пользуемся web-конференциями, я не вижу необходимости ни в чем большем".

Еще одна важная характеристика системы документооборота — настройка удаленного доступа, web-интерфейс. Такая характеристика позволяет сотруднику, находящемуся, например, в командировке, войти в систему со своего ноутбука в гостинице или из Интернет-кафе. Можно при желании перевести сотрудников на удаленную работу. Из рассмотренных нами в этом выпуске систем документооборота доступ через web предоставляют CompanyMedia, DIRECTUM, OPTIMA-WorkFlow, "ЕВФРАТ" и "МОТИВ". О том, насколько такой доступ может быть нужен, рассказывают разработчики и заказчики систем.

"Отсутствие web-доступа или возможности заходить в систему через Интернет — довольно заметный недостаток..."

Евгений Киселев, руководитель IT-отдела компании "ТраК-Сервис": "Одним из немногих недостатков "ЕВФРАТа" для нас является то, что у них нет "тонкого клиента", чтобы человек мог войти, используя Internet. Если человек в командировке, ему неудобно работать. Причем раньше в "ЕВФРАТе" такая возможность предусматривалась, но сейчас почему-то компания отказалась от работы через "тонкий клиент".

Вот как это комментируют разработчики системы "ЕВФРАТ": "Тонкий клиент" зачастую иллюзия, так как для того чтобы работать с ЭЦП, необходимо что-то установить на компьютер. Поэтому у нас сейчас есть web-доступ вместо старого "тонкого клиента". Реализуется с помощью модуля "Web-сервер". Видимо, это наша недоработка в общении с нашим клиентом (на SQL-версии данная функциональность реализована немного по-другому). Мы свяжемся с ним, чтобы объяснить, как можно организовать работу через Интернет".

В любом случае возможность организации работы с системой через Интернет достаточно важна.

Виктор Чернышев, руководитель службы системного администрирования сети салонов по продаже мебели "ФЕЛИКС": "Больше понравился "МОТИВ", потому что эта система предполагает web-интерфейс. У нас филиалы в Москве, в Санкт-Петербурге. Web-доступ — это удобно и с точки зрения человека, находящегося в командировке, и с точки зрения оперативности работы. Все администрирование идет через web, и получается очень оперативно".

Сергей Меньшиков, заместитель председателя правления "Регионального Банка Развития": "Мы очень активно используем предоставляемый системой DIRECTUM web-доступ через корпоративную сеть. У нас много филиалов по всей стране, в том числе не в самых доступных местах, и далеко не везде есть хороший канал связи. Там мы используем web-доступ. Кроме того, люди часто ездят в командировки, в таких случаях это тоже удобно.

В основных офисах компании, конечно, используем обычный "клиент", а не web-доступ".

Таким образом, отсутствие web-доступа или возможности заходить в систему через Интернет — довольно заметный недостаток.

С точки зрения руководителя предприятия преимуществом системы документооборота может быть возможность работать с документами через iPhone или iPad. Такие решения предоставляются системами CompanyMedia, DIRECTUM и OPTIMA-WorkFlow. Руководитель предприятия, использующего эти системы, может не только просматривать документы со своего мобильного устройства, но и работать с ними.

Простота обучения и использования

Довольно важный фактор при выборе системы электронного документооборота — простота. Насколько сложно обучить сотрудников работе с системой электронного документооборота? Как быстро они поймут, что к чему? Следует ли обучать у разработчиков системы только администраторов или обычных пользователей тоже? Далее — возможны разные ситуации. Допустим, администратор системы уволился после конфликта, и теперь преемник администратора должен учиться с нуля, без помощи своего предшественника. Нужно ли отправлять нового администратора системы к разработчикам и платить за его обучение?

Эти вопросы мы задали разработчикам и заказчикам систем электронного документооборота. К сожалению, получить объективную информацию крайне проблематично — все очень субъективно и зависит от особенностей каждой компании.

"Большинство сотрудников осваиваются в системе самостоятельно - очень часто даже без чтения документации. Но даже в этом случае от нее есть несомненная польза - документация может выступать своего рода справочником"

Поэтому здесь мы предоставляем читателям возможность познакомиться с впечатлениями заказчиков и сделать собственные выводы.

Система CompanyMediа

Ирина Грекова, начальник отдела делопроизводства управления документационного обеспечения деятельности ОАО "Россельхозбанк": "Поскольку у "Россельхозбанка" около 80 филиалов в разных регионах России (из них к системе подключено 28 филиалов) и около 1200 пользователей СЭД, обучение специалистов превращается в масштабный проект.

Обучение сотрудников филиалов может проходить как в компании "ИнтерТраст" (под руководством преподавателей учебного центра "ИнтерТраст"), так и в головном офисе ОАО "Россельхозбанк" (силами специально подготовленных для этих целей в Центре обучения и тестирования "ИнтерТраст" сотрудников банка).

Система в целом удобная, интуитивно понятная: делопроизводитель сразу видит, что можно сделать с помощью той или иной кнопки. Никаких серьезных проблем с эксплуатацией системы не возникало. Поэтому в большинстве случаев мы обучаем сотрудников работе с системой своими силами.

Тем не менее, обучение работе в СЭД – процесс достаточно сложный. К сожалению, на его самостоятельную реализацию не всегда хватает времени. В связи с этим иногда данный процесс отдается на аутсорсинг разработчику системы. В таких случаях наши сотрудники проходят обучение эксплуатации СЭД CompanyMedia в учебном центре "ИнтерТраст".

Ольга Шаталина, заместитель начальника отдела делопроизводства "Российского банка развития": "Для обучения сотрудников "Российского банка развития" (а сейчас пользователей более 300 человек) работе в системе электронного документооборота CompanyMedia мы подготовили в Центре обучения и тестирования "ИнтерТраст" инструкторов CompanyMedia – специалистов банка, которые, пройдя инструкторские курсы, могут самостоятельно обучать сотрудников РосБР эксплуатации системы.

Затем мы сформировали небольшой учебный класс на 8 рабочих мест, разбили пользователей системы на малые группы и запустили процесс обучения. Кроме того, для новых сотрудников выделили один консультационный день: в пятницу мы индивидуально занимаемся с каждым из них, разбираем накопившиеся ошибки и конкретные вопросы. В будущем предполагается проведение web-семинаров для сотрудников филиалов.

Мы проводим семинары с руководителями и делопроизводителями подразделений, готовим для них памятки, где подробно расписываем все шаги для самостоятельной работы в системе данных категорий пользователей. Вообще в системе уже заложена справочная информация: пользователь всегда может обратиться к ней в случае необходимости, поэтому консультационными днями сотрудники пользуются нечасто.

В целом, на мой взгляд, любой специалист уровня "продвинутый пользователь" может быстро и легко научиться работать в системе: интерфейс CompanyMedia русскоязычный, понятный и удобный.

Проблем с эксплуатацией системы у нас не было, в общем мы всем довольны. Возникающие сложности вовремя решает служба технической поддержки "ИнтерТраст".

Надежда Журавлева, начальник отдела маркетинга компании "ИнтерТраст": "Обучиться работать с СЭД CompanyMedia можно достаточно быстро. Если у администратора системы (т.е. ИТ-специалиста) на это уходит около недели (плюс около недели – на обучение администрированию Lotus), то делопроизводителю потребуется около 4 дней, а пользователям отдельных модулей – где-то по одному дню на каждый модуль. Обучение можно пройти как в Центре обучения и тестирования компании "ИнтерТраст", так и дистанционно (для этого мы разработали "CompanyMedia-Корпоративный тренинг" - курс лекций и специальный тренажер для отработки практических навыков работы в системе). Кроме того, преподаватели могут провести обучение непосредственно на территории заказчика.

Также специалисты со стороны заказчика могут пройти обучение по курсу "Инструктор CompanyMedia". Полученные знания позволят им в дальнейшем самостоятельно обучать своих коллег работе в системе электронного документооборота CompanyMedia".

Система Directum

Сергей Меньшиков, заместитель председателя правления "Регионального Банка Развития": "Система весьма удобная, понятная, русскоязычная. Нас очень порадовал ее дизайн. Разработчики сработали не как иногда бывает "на тяп-ляп", они явно очень хорошо изучили документооборот в России, прежде чем запускать систему на рынок. Кроме того, они следят за всеми модными течениями в изменениях интерфейса, изучают и применяют все, что появляется нового в компании "Майкрософт". Обучение проходило так: программисты и администраторы учились у разработчика, а пользователи - уже у нас. Честно говоря, обучение у разработчика можно счесть "перестраховкой": сопровождающая документация и справочная информация, заложенная в систему, настолько хороши, что кажется: а зачем на эти курсы вообще ходить и за них платить? Но на самом деле система обучения построена правильно. Главная-то проблема — человеческий фактор. Невозможно предсказать, кто и что вдруг решит поменять. Обучение по крайней мере покажет, что можно делать, а что нельзя".

Николай Пестерев, руководитель отдела внедрения компании DIRECTUM: "Главная трудность при начале работы с системой кроется в том, что пользователей необходимо подготовить к новым, часто непривычным технологиям. Широкий функционал ECM-системы надо освоить, научиться правильно и эффеективно его использовать, и лучше это делать под руководством опытных бизнес-тренеров и консультантов. Поэтому обучение пользователей - это стандартная практика по сути для любого ИТ-проекта".

Система OPTIMA-WorkFlow

Елена Матвеева, начальник отдела управления проектами информатизации компании "ТрансКонтейнер": "При внедрении системы мы с помощью разработчиков обучали работе в ней основных пользователей системы, ответственных за документооборот, то есть начальников отделов, сотрудников, отвечающих за документооборот в отделах, администраторов системы. На внутреннем сайте компании размещены инструкции по работе системы, и рядовые сотрудники учились пользоваться ею уже самостоятельно. Сейчас я понимаю, что никого кроме администраторов системы можно было и не обучать отдельно — все разобрались бы сами. Новые сотрудники у нас учатся самостоятельно в процессе работы: читают инструкции, получают необходимую помощь и справочную информацию у специалистов службы поддержки. Система очень похожа на электронную почту, и человек, умеющий пользоваться Outlook, легко учится работать в этой системе".

Анастасия Шикалова, начальник управления продаж Optima software: "Каждый проект внедрения системы предполагает полноценный курс обучения. Обученный персонал — это залог хорошей работы. У нашей компании есть разные курсы, рассчитанные на разные технические решения. Максимальный курс по всему функционалу платформы занимает 5 рабочих дней. Мы обучаем как пользователей, так и IT-специалистов. Кроме того, у нас есть вся документация на платформу: инструкции, справочная информация. При желании можно обучиться самостоятельно. Для удаленных филиалов наших заказчиков практикуем обучение при помощи видеоконференцсвязи".

Система "ЕВФРАТ"

Евгений Киселев, руководитель IT-отдела компании "ТраК-Сервис": "У нас при внедрении в компании системы "ЕВФРАТ" обучились два человека. Они потом обучали работе в системе прочих сотрудников. Для того чтобы работать в ней, учиться у разработчиков не нужно. Чтобы администрировать — надо либо обучиться у предыдущего администратора, либо, если он вдруг увольняется и не хочет никого учить, у разработчиков. В целом система простая, интуитивно очень понятная, любой пользователь PC легко научится работать в ней".

Дмитрий Трифонов, IT-директор компании "Аэропорт Москва": "В системе "ЕВФРАТ" очень удобно сделана регистрация документов, она интуитивно понятна. Когда мы выбирали систему, то предложили нашему делопроизводителю демоверсии системы на Lotus и "ЕВФРАТа". Последняя оказалась гораздо удобнее. Поскольку система "ЕВФРАТ" очень понятно устроена, все наши сотрудники к ней быстро адаптировались. Обучение сотрудников компании работе с системой у нас проводила сотрудница, учившаяся у разработчиков. Это заняло пару дней — сначала она обучила всех руководителей, а потом рядовых сотрудников. На мой взгляд, новые сотрудники — как пользователи, так и администраторы - могут обучиться самостоятельно, их необязательно отправлять к разработчикам".

Михаил Потапенко, руководитель отдела продаж программного обеспечения компании Cognitive Technologies (система "ЕВФРАТ"): "Обучение группы пользователей занимает 2 дня. В нашей практике очень много случаев, когда люди осваивали "ЕВФРАТ" самостоятельно, пользуясь только документацией и услугами нашей технической поддержки".

Система "МОТИВ"

Виктор Чернышев, руководитель службы системного администрирования торгово-производственной компании "ФЕЛИКС": "При внедрении системы мы обучали у разработчиков одного сотрудника. Это обучение стоило недорого. 3-4 дня он ходил на курсы, потом включился в работу практически сразу. На мой взгляд, если у компании есть уже обученный администратор, то он может сам обучить нового, не подключая разработчиков. Необходимости проводить обучение сотрудников ни разу не было. Сама система очень простая. Это не какая-то база данных, по которой нужно проводить обучение всех сотрудников, рядовые пользователи у нас всему научились сами".

Алексей Абрамов, руководитель отдела продаж компании "МОТИВ": "В среднем за 1 неделю (5 рабочих дней) наши консультанты вводят в работу порядка 50 пользователей, настраивают под них систему и обучают. Обучение длится от 4 часов до 2-х рабочих дней — в зависимости от задач, которые будет решать сотрудник компании в системе. Это на первых этапах — в дальнейшем процесс может идти гораздо быстрее и силами компании, без привлечения наших консультантов. В случае с другими системами внедрение даже на 50-100 рабочих мест может затянуться на несколько месяцев.

Как показывает практика, большинство сотрудников осваиваются в системе самостоятельно — очень часто даже без чтения документации (что вызывает сильную грусть наших сотрудников, которые эту документацию кропотливо разрабатывают).

Но даже в этом случае от нее есть несомненная польза — документация может выступать своего рода справочником".

Возможности настроить систему "под себя"

Как разработчики систем электронного документооборота, так и заказчики часто говорят о том, что в России очень сложно создать типовую, стандартную схему. В каждой компании есть свои особенности маршрутов прохождения документов, причем достаточно часто никто не сможет заранее предсказать, какими запутанными путями пойдет на согласование и утверждение, казалось бы, довольно типовая бумага в самой обычной фирме. Поэтому нередко заказчикам требуется возможность доработать документооборот "под себя". Безусловно, очень хорошо, когда денежных средств достаточно, чтобы заплатить разработчикам за настройку системы. Еще лучше, когда типовая система сочетается с особенностями фирмы так, словно создавалась специально для нее. А если не повезло? Есть ли возможность переписать систему для себя, не заплатив дополнительных денег разработчикам? И часто ли встречаются системы, которые не нужно переписывать? Здесь нередко можно услышать диаметрально противоположные мнения об одной и той же системе электронного документооборота.

"Грамотный IT-специалист может сам создавать нужные маршруты, делать отчетные формы, автоматизировать процессы..."

Система CompanyMediа

Ирина Грекова, начальник отдела делопроизводства управления документационного обеспечения деятельности ОАО "Россельхозбанк": "Некоторые настройки под себя мы делаем самостоятельно, но многие поля системы закодированы, соответственно, если в ней что-то взломать и поменять, при переходе на новую версию система выдаст сообщение об ошибке. Поэтому мы стараемся глобально самостоятельно ничего в системе не менять с момента ее настройки и установки разработчиком. Если же необходимость в доработках существенна, мы выдвигаем свои требования и направляем их в "ИнтерТраст". Например, сейчас как раз идет оценка, во сколько обойдется реализация некоторых доработок".

Ольга Шаталина, заместитель начальника отдела делопроизводства "Российского банка развития": "Внести изменения в CompanyMedia самостоятельно можно. Например, некоторое время назад у нас возникла необходимость сделать полный аналог имеющейся в системе базы данных. Мы легко решили эту задачу своими силами, не прибегая к помощи сотрудников "ИнтерТраст".

Система Directum

Сергей Меньшиков, заместитель председателя правления "Регионального Банка Развития": "На мой взгляд, переделывать систему можно, но сложно. Я не вижу в этом никакой необходимости. Она очень дружелюбна к пользователю, очень хорошо продумана. Если у нас возникают какие-то вопросы, то я просто связываюсь с разработчиками. Компания открыта для здравых идей, кое-что из того, что мы предлагали, разработчики сделали".

Алексей Солдатов, заместитель директора по организационному развитию ГК "Нефтегазовые системы": "Одним из ключевых критериев при выборе системы было наличие типовых решений: канцелярия, управление договорами, управление совещаниями - однако в итоге мы не смогли ими воспользоваться. Благодаря наличию в системе средств разработки мы реализовали собственные прикладные решения. Мы пользуемся архивом документов, но все маршруты пришлось разрабатывать самостоятельно. Мы не выстраиваем бизнес-процессы компании под типовые решения, заложенные в систему, нам приходится дорабатывать систему под требования наших бизнес-пользователей. Практически все, что активно применяется: карточки документов, справочники, - полностью написано заново. В то же время я полагаю, что система не рассчитана на глобальные доработки. Ее разработчики, очевидно, не предполагали, что нам придется многое переделать - и маршруты, и карточки.

В результате мы не можем в полной мере воспользоваться web-доступом, так как web-клиент не позволяет работать с табличными разделами карточек документов. Долгое время в системе отсутствовал отладчик конфигурации, о необходимости которого мы неоднократно сигнализировали разработчику.

В настоящий момент отладчик появился, это значительно сократило время на доработку системы. Если взвешивать потребности и трудозатраты, то, потратив значительные усилия, мы, тем не менее, смогли получить то, что хотели. Полагаю, что при использовании текущего подхода к внедрению (доработка под требования бизнеса) с любой системой было бы то же самое.

Николай Пестерев, руководитель отдела внедрения компании DIRECTUM: "Мы всегда предлагаем своим заказчикам разные варианты. Каждый проект для нас - это не просто отгрузка ПО и настройка, это еще и бизнес-, и ИТ-консалтинг, исследования, разработка проектных решений, тонкая настройка системы. Разумеется, мы часто разрабатываем под конкретного заказчика уникальные решения, основанные на передовых бизнес-практиках, нашем опыте и функционале DIRECTUM".

Система OPTIMA-WorkFlow

Елена Матвеева, начальник отдела управления проектами информатизации компании "ТрансКонтейнер": "У нас нет сотрудника, который мог бы настраивать OPTIMA под наши требования, а обращаться к разработчикам достаточно дорого. Поэтому мы стараемся не вносить в систему принципиальных изменений без серьезной необходимости".

Айдар Габдуллин, директор по информационным технологиям ЗАО "Волгоградский металлургический завод "Красный Октябрь": "Система довольно простая, а программисты у нас продвинутые, поэтому мы расковыряли базу данных и процентов 20 функционала дублировали на нужном нам уровне. Нам удалось написать специальную программу просмотра документов из базы данных OPTIMA-WorkFlow. Мы также дописали согласование договоров, добавив туда удобную для нас печатную форму.

Все это говорит о том, что платформа открыта для творчества. Но наши программисты могли бы эту систему полностью написать сами".

Анастасия Шикалова, начальник управления продаж Optima software: "Все зависит от уровня IT-специалиста компании. У нас открытая платформа. Грамотный IT-специалист может сам создавать нужные маршруты, делать отчетные формы, автоматизировать новые процессы. У нас много заказчиков, которые после внедрения платформы сами ее сопровождают и дорабатывают под себя".

Система "ЕВФРАТ"

Евгений Киселев, руководитель IT-отдела компании "ТраК-сервис": "Код у системы закрытый, глобальные разработки мы делать не можем. Но у нее есть очень хороший инструмент "дизайнер маршрутов". Поэтому мы самостоятельно разрабатываем маршруты и переделывать карточки. Это несложно".

Дмитрий Трифонов, IT-директор транспортной компании "Аэропорт Москва": "В "ЕВФРАТе" есть дизайнер маршрутов, мы его активно применяли во внутреннем документообороте. Наш администратор может сам разрабатывать маршруты движения документов.

Например, расписать стандартные письма: регистратор, генеральный директор, согласующие лица, исполнитель по документу. С тем, чтобы в системе не было того, что нам действительно нужно, мы пока не сталкивались. На мой взгляд, "ЕВФРАТ" охватывает 99% процессов современного делопроизводства".

Система "МОТИВ"

Виктор Чернышев, руководитель службы системного администрирования торгово-производственной компании "ФЕЛИКС": "Код у системы закрытый, но переделывать нам ничего не пришлось. По-моему, любой документооборот в компании можно повернуть так, что он будет нормально проходить через "МОТИВ". Нужно просто разобраться в системе. Все сделано наглядно, понятно, никакой сложности не вызывает".

Александр Титов, руководитель группы сопровождения пользователей компании WestCall: "МОТИВ" - достаточно закостенелая система. Чтобы внести какие-то изменения, нужно писать разработчикам. Они должны рассмотреть их и принять решение, что делается медленно.

Используемый в нашей компании вместе с "МОТИВом" SharePoint гораздо более удобный и гибкий".

Комментарий от разработчика системы "ЕВФРАТ": "Здесь необходимо сделать одно уточнение. Все перечисленные выше системы - это системы с закрытым исходным кодом. Исходный код - это текст программы на языке программирования, превращающийся после компиляции в машинный код, человек не может его прочитать. Возможность переделки во всех системах обеспечивает инструментарий, который у всех систем реализован в разной степени. Например, DIRECTUM и "ЕВФРАТ" позволяют менять число и тип полей на карточке, добавлять туда кнопки, создавать маршруты, отчеты. У CompanyMedia, OPTIMA и "МОТИВа", насколько нам известно, эти возможности ограничены, так как часть изменений делается только на программном уровне - нужно переписывать исходный код, который у всех этих программ закрыт".

"Возможность переделки во всех системах обеспечивает инструментарий, который у всех систем реализован в разной степени"

Неприятные сюрпризы

В заключение хотелось бы отдельно рассказать о жалобах заказчиков на "котов в мешке" - неприятные неожиданности, с которыми столкнулись заказчики уже после покупки и внедрения у себя системы электронного документооборота. Жалобы касаются самых разных вопросов: лицензионной политики, особенностей функционала. Разработчики систем, комментируя приведенную ниже критику, говорят, что неудачные проекты бывают у всех. Право судить о том, где неудачный проект, а где системные проблемы, я оставляю читателям.

Система Directum

Алексей Солдатов, заместитель директора по организационному развитию ГК "Нефтегазовые системы": "Мы столкнулись с очень неприятной ситуацией, связанной с управлением лицензиями. Для доступа в систему используются конкурирующие базовые лицензии. То есть если один пользователь завершает работу, следующий может применить освободившуюся лицензию. У нас же из-за неустановленной проблемы с клиентским приложением после выхода пользователя из DIRECTUM клиентская сессия пользователя оставалась активной - система продолжала "видеть" его как работающего в ней. Для устранения дефицита лицензий нам несколько раз приходилось закупать дополнительные лицензии. В то же время оставалось четкое ощущение, что уже приобретенных лицензий, с учетом количества и активности наших пользователей, должно с запасом хватить. В конце-концов мы идентифицировали эту проблему и вместе с разработчиками справились с ней. Однако до этого момента наша компания успела приобрести 100 базовых лицензий - предел, допустимый нашим вариантом поставки. Приобретение дополнительных лицензий свыше установленного предела было возможно только в случае перехода на другой, более дорогой вариант поставки, чего мы не могли себе позволить.

Кроме того, я не могу сказать, что полностью доволен техподдержкой системы. В целом служба техподдержки работает неплохо, но некоторые наши запросы в течение длительного времени оставались без решения".

OPTIMA-WorkFlow

Елена Матвеева, начальник отдела управления проектами информатизации компании "ТрансКонтейнер": "Основная проблема Optima в том, что это не очень распространенная система, плохо поддающаяся переделке, к тому же с небольшим количеством типовых решений. Когда мы покупали систему, то об этом еще не знали".

Система "МОТИВ"

Евгений Киселев, руководитель IT-отдела компании "ТраК-Сервис": "Мы когда-то использовали эту систему вместо нашего "ЕВФРАТа". Остались крайне негативные впечатления. Был заявлен определенный функционал, но он не был готов — как будто бы нам продали демоверсию. Нельзя было настроить маршруты документов, разделить их по потокам, по отдельным папочкам. Библиотека документов в "МОТИВе" была совершенно ужасная. По сути, вместо системы управления документооборотом мы получили систему постановки отдельных задач и контроля их исполнения. В результате были вынуждены отказаться от "МОТИВа".

Александр Титов, руководитель группы сопровождения пользователей компании WestCall: "По большому счету "МОТИВ" свои функции в нашей компании выполнил - научил сотрудников такому понятию, как "электронный документооборот", дисциплине по работе с задачами. На мой взгляд, на нынешнем уровне развития документооборота это неплохая система постановки задач и управления ими — не более того.

Мне очень не нравится, как работает библиотека "МОТИВа". Она громоздкая, несовременная, плохо структурирована. Например, переименовывается подразделение. Автоматом создается новая папка, а не переименовывается старая. Сотрудник переводится в другое подразделение. Там создается новая папка.

Мне не нравится календарь в "МОТИВе". Даже такую простую вещь, как занятость переговорных комнат, в нем невозможно отметить. В конце концов мы отказались от этой функции.

Наконец, у меня много претензий к разработчикам. Установка последних версий — это очень тяжелая, сложная и дорогостоящая процедура. SharePoint, используемый у нас вместе с "МОТИВом", считается громоздкой системой, и это отчасти так, но по сравнению с "МОТИВом" там все замечательно. Техподдержка в "МОТИВе" работает плохо. Мало того, что все поставленные нами задачи решались долго, так еще и ряд проблем оставался нерешенным. То, что нам хотелось бы изменить, так и не изменилось.

Зато некоторые нравившиеся нам вещи из новых версий исчезли. Например, был прекрасный поиск по номеру задачу. В новых версиях пользоваться поиском не очень удобно. Раньше поступали оповещения о выходящих обновлениях, а сейчас почему-то перестали. Сопровождающая документация отстает от того, что выпускается, и не соответствует тому, что есть. Вообще вся техническая документация очень плохо написана. В результате всего этого мы сейчас больше работаем на системе Office 2010, Project 2010".

Таким образом, можно оценить, что при кажущемся сходстве систем электронного документооборота между ними имеются достаточно важные различия. Мы очень надеемся, что опыт других компаний поможет нашим читателям понять, что им нужно, и определиться с выбором системы, наиболее отвечающей как текущим потребностям, так и перспективам.

В заключение приведем таблицу, где в обобщенном виде представлена собранная в статье информация.

Название системы

Исходная стоимость внедрения

Стоимость эксплуатации

Возможность переделать "под себя"

Настройка удаленного доступа

Функционал

CompanyMedia Средневысокая Профессиональный программист Внести изменения самим сложнее

Да

Очень разнообразный, есть модули корпоративных мероприятий, обращений граждан, "Рабочее место руководителя" и прочее
DIRECTUM Средневысокая Профессиональный программист Можно поменять число и тип полей в карточке, добавлять в нее кнопки, создавать маршруты, отчеты

Да

Очень разнообразный, есть модули корпоративных мероприятий, счетов и т.д.
OPTIMA-WorkFlow Средневысокая Профессиональный программист Для изменений требуются квалифицированные программисты

Да

Очень разнообразный, можно настроить корпоративное управление, работу с обращениями граждан
ЕВФРАТ Средненизкая Может быть обычный пользователь Можно поменять число и тип полей в карточке, добавлять в нее кнопки, создавать маршруты, отчеты

Да

Менее разнообразный, автоматизации заседаний, конференций и совещаний нет
МОТИВ Средненизкая Может быть обычный пользователь Внести изменения самим сложно

Да

Менее разнообразный, автоматизации заседаний, конференций и совещаний нет

"При кажущемся сходстве систем электронного документооборота между ними имеются достаточно важные различия..."

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх