+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Управление процессами промышленного предприятия с использованием информационных систем класса Workflow
Статьи и интервью

Управление процессами промышленного предприятия с использованием информационных систем класса Workflow

17.02.2012

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: информационный портал "ECM.ICT-OnLine.Ru"
Дата публикации: 17.02.2012

Для современного промышленного предприятия, имеющего еще “советские” корни либо сформированного уже после экономических потрясений конца XX века, одним из условий его успешной деятельности являются системы менеджмента качества, в обязательном порядке внедряемые в таких организациях. В этих системах управления используется процессный подход, что является обязательным условием для сертификации такой системы и в дальнейшем обеспечивает предприятию заметные конкурентные преимущества на рынке.

Сегодня практически на каждом более-менее крупном промышленном предприятии используется такая концепция управления, которая позволяет представить себе всю процедуру создания предприятием ценности (товаров и услуг) в виде совокупности взаимосвязанных, периодически повторяющихся процессов, которыми и может быть описана деятельность предприятия. Концепция процессного подхода к управлению появилась впервые в стандартах СМК ISO 9000:2000, с того момента обрела большую популярность и даже была закреплена в национальных и отраслевых системах стандартизации.

Практически во всех случаях внедрение процессного подхода обеспечивало повышение эффективности бизнес-процессов организации. Но процессная деятельность не находила надлежащего отражения в системах управления корпоративным контентом (ECM). До того момента, пока информационные системы не обеспечили поддержку управления потоками работ (workflow).

Рассмотрим взаимосвязь процессного управления с потоком работ (workflow). Потоком работ называют выполнение действий в соответствии с задокументированным порядком (процессом), приводящим к созданию товара/оказанию услуги. Процессное управление подразумевает описание и реализацию комплекса работ по созданию товара/оказанию услуги, тогда как поток работ - это непосредственные действия, приводящие к конкретному, единичному результату. К примеру, для того, чтобы обеспечить отгрузку со склада готовой продукции металлургического предприятия вагона нефтяных труб, необходимо обеспечить последовательное заполнение комплекса документов: от сертификата качества на продукцию до копийной железнодорожной накладной. Если же мы говорим о потоке работ, то речь идет о вполне определенной продукции, вагоне и документах, таким образом, поток работ характеризует последовательность действий при создании единичной ценности.

Цели Workflow-системы на предприятии

Исторически сложилось, что автоматизация потоков работ была начата с документоориентированных процессов, что и определило разработчиков таких систем — ими стали создатели систем электронного документооборота (СЭД), относимых к ECM-системам. В результате первыми на промышленных предприятиях познакомились с автоматизацией потоков работ работники подразделений, ориентированных на документационное обеспечение управления (ДОУ). Однако эти системы достаточно быстро вошли в жизнь специалистов, связанных с техническим и технологическим документооборотом. Внедрение систем такого класса делает необходимым полную перестройку (реинжиниринг) автоматизируемых процессов с целью их оптимизации и обеспечения максимально эффективной дальнейшей деятельности организации.

Цели автоматизации потоков работ:

Цели автоматизации процессов

Рис. Цели автоматизации процессов

Выполнение множества workflow-потоков сопровождается сбором статистических данных о характеристиках выполненных потоков, представленных в отчетах различных типов. Эти отчеты служат основой для выявления типовых маршрутов выполнения процессов, распределения затрат, причин нарушения сроков выполнения отдельных операций. Полученные сведения являются основными данными для анализа управленческой и производсводственной деятельности предприятия, в том числе для выделения и вычисления показателей эффективности и результативности отдельных исполнителей, подразделений и целых направлений. Собранные данные агрегируются и предоставляются руководству предприятия для принятия решений об “узких местах” процессов, что создает основу для дальнейшего совершенствования системы управления предприятием, что обеспечивает надлежащий вектор развития предприятия в целом.

Внедрение Workflow: немного экономики

Внедрение любой автоматизированной информационной системы на предприятии — задача достаточно затратная: с одной стороны, требуются немалые вложения в проект, причем не только не этапе внедрения системы, но и промышленной эксплуатации. С другой, - в процессе внедрения workflow-системы производится документирование и реинжиниринг документно-ориентированных процессов: процедуры обработки документации значительно меняются, и бывает, что персонал не готов сразу принять новую методологию работы и перейти к эксплуатации с информационной системы, отказавшись от работы по-старинке. Это может привести к временному снижению эффективности автоматизируемых процедур, однако затем ситуация достаточно быстро выправляется. Третьим (обычно самым серьезным) экономическим фактором является тот факт, что экономический эффект от внедрения информационной системы заметен далеко не сразу.

Тем не менее, внедрение СЭД экономически связано со значительным сокращением затрат.

Снижаются следующие виды расходов компании:

В качестве фактических данных, иллюстрирующих описанное снижение затрат, можно привести исследование, проведенное службой SBS в 2000 году.

Исследование показало, что:

Совокупность экономических параметров внедрения workflow-системы позволяет добиваться синергетического повышения эффективности труда, которая тем выше, чем больше документоориентированных процедур включает основная деятельность организации. Максимальный экономический эффект от внедрения системы поддержки потоков работ получают холдинговые управляющие компании, включая входящие в структуру холдинга промышленные предприятия. Также такой подход позволяет автоматизировать сквозные потоки работ внутри холдинга в целом.

Заключение

Процессный подход к управлению, как и системы управления потоками работ (workflow) - не универсальны. В частности, они не всегда эффективны при управлении проектами, ситуационном менеджменте. Тем не менее, workflow-технологии играют ведущую роль в оптимизации документоориентированной деятельности, когда предприятие характеризуется большими объемами создаваемой документации. Потребность в повышении эффективности работы и снижения затрат (временных и финансовых) на работу с документацией заставляет руководство промышленных предприятий искать решение именно во внедрении систем электронного документооборота, что позволяет решить текущие задачи и сделать значительный задел на будущее.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх