+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / СЭД и ECM в коммерческом банке: особенности выбора и внедрения
Статьи и интервью

СЭД и ECM в коммерческом банке: особенности выбора и внедрения

28.01.2012

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Дата публикации: 01.2012

Банковский сектор всегда являлся одним из самых привлекательных для разработчиков разнообразных информационных систем. Тем не менее, потребности самих банков постоянно изменяются: они напрямую зависят от развития финансовой структуры, изменений нормативной и регулирующей документации, экономического фона в стране.

В свою очередь, системы электронного документооборота (СЭД), типологически являясь ECM-системами, т. е. системами управления корпоративным контентом, создавались и создаются прежде всего для решения задач управления информацией, которая накапливается в организации в процессе ее деятельности, причем лидерами по количеству такой информации традиционно выступают коммерческие банки, а также страховые компании. Для обеспечения работоспособности в условиях больших потоков документации они вынуждены затрачивать немалые средства на эффективную организацию работы с информацией. ЕСМ-системы предназначены прежде всего для повышения эффективности при работе с документами, а как следствие – для сокращения затрат на обработку информации. Обеспечивая возможность сбора, хранения и предоставления информации по запросу, они позволяют структурировать получаемую информацию и устанавливать единые стандарты для управления корпоративной документацией: ее обработки, хранения, предоставления по запросу и удаления.

Самым распространенными информационными системами управления контентом являются системы электронного документооборота. Фактически СЭД и ECM в России стали понятиями взаимозаменяемыми, а непрерывно расширяющийся функционал СЭД и добавление к ним системы автоматизации процессной деятельности (WorkFlow) уравняли данные понятия практически полностью.

Потребность автоматизации документно-ориентированной деятельности в настоящее время осознает любая отечественная финансовая организация, многие же из коммерческих банков, автоматизировавших документооборот пять и более лет назад, сталкиваются с необходимостью функциональных доработок уже эксплуатируемой СЭД, что не всегда является возможным и напрямую зависит от того, какими требованиями руководствовались IT-специалисты, отдавая предпочтение той или иной системе. Рассматривая вопрос в перспективе, ECM-системы вообще и СЭД в частности являются одними из ключевых технологий, необходимых для деятельности банка, позволяя тем самым решать две основные задачи: уменьшать риски и одновременно повышать эффективность работы. Также зачастую встраиваемые в современные СЭД системы управления отношениями с клиентом (CRM) лишь подтверждают тезис о настоятельной необходимости такой системы в любом современном универсальном, розничном либо корпоративном банке.

Очевидно, что предшествующий процессу внедрения СЭД в банке процесс выбора и формирования требований может значительно отличаться от одной финансовой организации к другой, тем не менее существует несколько общих аспектов, тщательная проработка которых обеспечивает значительную вероятность успешного внедрения информационной системы.

Проанализируем детально процесс выбора СЭД для современного универсального коммерческого банка, поставив при этом задачу обеспечить максимальное покрытие потребностей финансового учреждения как при внедрении, так и в последующие годы.

Основными аспектами, определяющими выбор СЭД для финансовой структуры (исключая возможные политические решения), можно назвать следующие:

Рассмотрим их по отдельности, выделяя при этом дополнительные аспекты, характерные для СЭД финансовой организации.

Функциональные характеристики СЭД

СЭД, внедряемая в организации любого типа, в том числе и финансовой организации, предназначена для решения определенной совокупности задач в следующих сферах:

полная поддержка общего документооборота – работы с входящей, исходящей корреспонденцией и обращениями граждан, нормативной и распорядительной документацией, номенклатурой дел; поддержка частного документооборота – архивного делопроизводства, кадрового делопроизводства, секретного делопроизводства и т. д.;

наличие таких процессов обычно обеспечивается в организации наличием государственного нормативного регулирования одного из направлений деятельности, к примеру в кадровом делопроизводстве к таковым можно отнести процессы направления работника в командировку и последующего формирования отчетности;

реализация полноценной WorkFlow-системы, обеспечивающей автоматизацию специфичными и динамически изменяющимися процессами финансовой организации - рассмотрение кредитных заявок и т.д.;

системы "collaboration" особенно часто применяются в банках с иностранным капиталом, а также в маркетинговых подразделениях финансовых организаций и подразделениях, отвечающих за разработку и вывод на рынок новых продуктов и услуг;

системы "record management" являются в настоящее время практически неотъемлемой частью информационного обеспечения управления финансовой организацией;

ECM-системы типа "knowledge management" – управления знаниями, обеспечивают поддержку в организации различных корпоративных форумов, информационных порталов, твнутренних социальных сетей и т. д. Таким образом, обеспечивается создание, сохранение и распределение основных элементов интеллектуального капитала компании – знаний ее работников. Использование таких систем в работе финансовой организации тем эффективнее, чем больше по численности персонала сама организация;

обеспечение дифференцированной работы с клиентами – юридическими и физическими лицами; обеспечение сохранения всей истории работы с клиентом, сведений о его финансовой дисциплине, данных, получаемых из бюро кредитных историй, и т. д.;

работа с использованием неструктурированных процедур, автоматизируемая посредством механизмов case-management – т. е. управления по задачам, например открытие расчетного счета юридическому лицу, принятие решения о кредитовании физического лица и т. д.

Собственно, требования, предъявляемые банками к СЭД, часто бывают столь разнообразны, что это во многом и определило лавинообразное расширение функциональности СЭД, заставив разработчиков автоматизировать всю проблематику, входящую в круг задач ECM-систем.

По окончании формирования требований к СЭД банковская организация приступает к отбору решений, удовлетворяющих этим требованиям. Как показывает опыт, чем больше требований предъявляется к СЭД, тем меньше решений доступно для реализации; тем не менее отечественный рынок обычно в состоянии предоставить не менее трех продуктов СЭД, функционально удовлетворяющих практически любому набору требований заказчика.

Стоимостные характеристики выбора банковской СЭД

Стоимость СЭД обычно представляется в виде не одного, а нескольких показателей, рассмотрение которых должно обязательно производиться в полном объеме, так как этот фактор напрямую оказывает влияние на эффективность деятельности структуры в целом.

В общем случае стоимость СЭД складывается из следующих составляющих (рис. 1):

Составляющие стоимости СЭД

Рис. 1. Составляющие стоимости СЭД

В базовом понимании многие из отечественных СЭД разрабатываются вендорами в виде именно тиражируемого продукта, т. е. некоего постоянно развивающегося универсального набора функциональностей, требующего адаптации к запросам банка-клиента. В работу по адаптации входят настройки системы, указание конкретных исполнителей тех или иных документно-ориентированных операций, настройка маршрутов документов.

Если банк динамично развивается и изменения в процессах у него происходят достаточно регулярно, то для такой организации значительно более выгодным является наличие в штате собственных специалистов, обученных работе с системой на простом технологическом уровне – системных технологов, в задачи которых и будут в дальнейшем входить работы по внесению изменений в системную функциональность СЭД.

Любая СЭД для обеспечения функциональности хранения документации использует систему управления базами данных (СУБД), лежащую в основе ее архитектурного решения.

У нас в стране самыми популярными СУБД, используемыми как в СЭД, так и в иной корпоративной информационной инфраструктуре, являются:

В зависимости от типа организации, ее форм собственности, наличия в ее уставных документах определенных видов деятельности, стоимость лицензирования такой СУБД может значительно различаться – таким образом, для каждого банка она будет индивидуальной вследствие разнообразных факторов, влияющих на стоимость лицензирования, а именно:

количества рабочих мест пользователей, подключенных к СЭД; количества и типа серверов, используемых для работы системы; процессоров, устанавливаемых в эти сервера, и даже количества ядер в этих процессорах.

Кроме СУБД лицензируются некоторые системные модули, обеспечивающие элементы безопасности СЭД, такие как электронная цифровая подпись, криптографическая защита хранимых системой данных и т. д. – обычно такие модули приобретаются дополнительно и их стоимость следует учитывать отдельно.

Все современные СЭД требуют использования выделенной серверной платформы – как для хранения документных данных, так и для работы сервера приложений, обеспечивающего реализацию функциональности СЭД. В зависимости от типа банка и его территориальной распределенности серверная платформа может быть единой для всех СЭД либо использовать распределенное хранение данных по филиалам, при этом зачастую в самой инфраструктуре сети передачи данных такой кредитной организации требуется произвести изменения, обеспечивающие взаимосвязь между ее аппаратными компонентами на уровне системных требований, а лучше – с их превышением, что даст возможность дальнейшего развития СЭД одновременно с кредитной организацией, тем самым обеспечивая банк актуальными документно-ориентированными сервисами.

Несмотря на то что внедрение в банке СЭД, ее настройка и ввод в эксплуатацию производятся силами внешней компании, ответственной за внедрение, эта компания далеко не всегда является производителем самой СЭД, обычно осуществляя только внедрение и высокоуровневое техническое сопровождение. Исключить риски, связанные с тем, что система в банке будет эксплуатироваться в течение длительного срока, а компания-внедренец может через несколько лет оказаться неспособной оказать помощь банку в части технической поддержки, можно двумя путями: во-первых, это прямая работа с вендором системы, а во-вторых, это обучение собственного технического персонала и передача функций высокоуровневой технической поддержки СЭД собственной IT-службе. В этом случае обучение и периодические консультации, производимые вендором в зависимости от проблематики, возникшей в СЭД, требуется также учитывать в стоимости системы.

Если СЭД присутствует в банке лишь функционально либо если она по иным причинам не удовлетворяет требования кредитной организации, то компании, осуществляющей внедрение СЭД, необходимо обеспечить перенос данных из предыдущей системы в новую, внедряемую. Затраты на эти работы также должны учитываться при анализе стоимостных характеристик СЭД.

Существует и иная классификационная модель расчета стоимости СЭД – это разделение общей стоимости на стоимость внедрения системы и стоимость владения ею. Тем не менее при анализе факторов, составляющих и стоимость внедрения, и стоимость владения, становится очевидным тот факт, что итоговые расчетные данные являются полностью аналогичными данным подхода, который рассмотрен нами ранее.

Таким образом, изменяется только классификационная модель, а ценовые составляющие остаются прежними, что позволяет произвести анализ стоимости в форме, принятой в организации, либо более удобной для непосредственного исполнителя.

Лицензирование

Во многих случаях кредитная организация имеет возможность значительно снизить стоимость внедрения СЭД путем эффективного управления лицензионным портфелем. Обеспечивается такой подход прежде всего за счет анализа уже имеющихся у банка лицензий на компоненты информационной инфраструктуры и выбора СЭД, использующих аналогичные компоненты.

Проиллюстрировать такой подход можно следующим образом (рис. 2).

Схема единого лицензирования СУБД

Рис. 2. Схема единого лицензирования СУБД

Нередко некоторые компоненты информационной среды банка используют для хранения данных одну и ту же СУБД. Очевидно, что при анализе стоимостных характеристик новой системы разумно будет сделать выбор СЭД, совместимой с уже используемой в кредитной организации системой.

Структурные и интеграционные характеристики СЭД

В некоторых ситуациях, периодически имеющих место в отечественных банках, при частой смене руководства, курирующего использование информационных технологий, можно столкнуться с проблемой, когда каждая из информационных систем, как уже внедренная, так и планируемая к внедрению, существует сама по себе. В дальнейшем такой подход значительно осложнит работу банка, особенно в части дистанционного банковского обслуживания (ДБО) и иных задач, требующих использования совместных данных различных информационных систем.

Примером такого подхода может служить часто встречающаяся ситуация, при которой кадровый документооборот по работникам банка ведется в одной информационной системе, тогда как СЭД также использует немалую часть тех же данных о персонале. При этом заполнение справочников и работа со сведениями о сотрудниках может происходить раздельно, вследствие чего указанные данные оказываются неактуальными.

Планирование и предварительное рассмотрение требований к интеграционным характеристикам СЭД, а также обеспечение системы программными связками-коннекторами к другим информационным системам банка способно в значительной степени повысить эффективность работы организации в целом и способствовать более эффективному взаимодействию работников кредитной организации в рамках выполнения своих должностных обязанностей – в частности.

Современная СЭД, эксплуатируемая в коммерческом банке, предоставляет возможность автоматизации если не всех, то очень многих актуальных потребностей финансовой организации, помогая управлять процессами, документами, записями, корпоративным контентом и т.д.

Подводя итоги, становится ясно, что задача выбора СЭД является достаточно сложной и требующей многокомпонентного анализа функциональных, стоимостных, лицензионных и иных характеристик, но если кредитная организация уделит надлежащее внимание этим факторам еще до внедрения системы, то она получит в лице СЭД/ECM системы необычайно мощный и эффективный инструмент, который способен автоматизировать всю документно-ориентированную деятельность банка.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх