+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Большому кораблю – большое плавание
Статьи и интервью

Большому кораблю – большое плавание

01.03.2012

Эта всем известная поговорка как нельзя лучше подходит и к описанию проектов в области внедрения электронного документооборота. С одной стороны, информационные технологии должны обслуживать бизнес-процессы, а с другой — они сами по себе являются мощным стимулом для изменения и совершенствования внутренних и внешних процессов в компании.

Об этом и не только мы говорили с Анатолием Моргуновым, начальником Департамента эксплуатации информационных систем Внешэкономбанка — организации, активно внедряющей и развивающей технологии электронного документооборота. В беседе также принял участие Валерий Хамов, начальник Департамента разработки информационных систем Внешэкономбанка.

С чего начинался проект по внедрению электронного документооборота во Внешэкономбанке?

Анатолий Моргунов, начальник Департамента эксплуатации информационных систем ВнешэкономбанкаАнатолий Моргунов: Почему возникла необходимость внедрения электронного документооборота? Дело в том, что поток информации, которую приходится обрабатывать руководству и рядовым сотрудникам в процессе принятия решений, у нас достаточно велик. Необходимость внедрения системы, которая, в том числе, позволила бы более эффективно использовать трудовые ресурсы, стала особенно ощутимой в конце прошлого столетия – начале нынешнего. Банком была проделана большая работа по анализу имевшихся на тот момент на рынке решений. В результате была выбрана система электронного документооборота на платформе Lotus Domino. Это была система CompanyMedia, разработанная компанией "ИнтерТраст". После небольших доработок, которые учли потребности бизнеса, началось поэтапное внедрение.

Особенность первого шага состояла в том, что данное решение не являлось полноценной системой электронного документооборота, оно лишь обеспечивало контроль за прохождением и исполнением документов и т.д. Иными словами, документы в системе регистрировались, но не помещались в нее, а "передвигались" традиционным способом — с помощью курьерских служб.

Первоначально данная концепция была рассчитана на три года, но руководство предложило сократить этот срок вдвое, до полутора лет. Итак, решение было принято, и мы приступили к внедрению электронного документооборота уже в полном объеме. Эффективность такой работы была невелика, поэтому в банке была разработана концепция внедрения электронного документооборота. Она была утверждена во всех инстанциях, а затем представлена руководителю нашего банка. В ней были сформулированы цели и задачи, а также ожидаемые результаты всех этапов проекта — повышение производительности труда, совершенствование системы управления, повышение качества управленческих решений, оптимизация затрат и т.д. Мы для себя сформулировали принцип максимального использования уже существующей системы, приняли за основу поэтапную модель реализации проекта, обязались обеспечить опережающее совершенствование нормативной базы, сформулировали принцип активного вовлечения в проект сотрудников банка, и, конечно, обязались неукоснительно соблюдать нормативную базу. Приказом по банку была создана рабочая группа во главе с первым заместителем Председателя Николаем Косовым.

Как формировалась рабочая группа по проекту, и кто вошел в ее состав?

Анатолий Моргунов: Рабочая группа была создана приказом по банку, в ее состав вошли люди, принимающие решения на определенных участках и имеющие в распоряжении соответствующие административный ресурс.

Валерий Хамов: Мы понимаем, насколько важен проект, поэтому непосредственное руководство рабочей группой осуществляет первый зампред Внешэкономбанка. Помимо него, в состав рабочей группы входят представители всех ключевых подразделений.

Что уже сделано к настоящему времени? С какими трудностями пришлось столкнуться?

Анатолий Моргунов: В настоящее время во Внешэкономбанке полностью автоматизированы с позиции электронного документооборота процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции.

Оказалось, что это проект не столько технический и технологический, а в большой степени организационный. Дело в том, что в процессе работы с документами задействовано большое количество сотрудников, в том числе из бизнес-подразделений. Чтобы эффективно использовать технологии электронного документооборота, необходимо было изменить людей. Изменить их подход, показать, что работа с электронными документами не только ускоряет процесс принятия решений, но и облегчает работу. Сами понимаете, переломить человеческие привычки — дело непростое. Насильственными действиями ничего не добьешься, нужно убеждать.

Еще один немаловажный аспект — обучение. Нам пришлось организовать обучение в специальном учебном классе, подготовить образовательные программы и обеспечить их освоение людьми.

Задействовать систему мы начали по подразделениям. Особенностью этого поэтапного подхода стала опора на "друзей", то есть на те подразделения, которые были предрасположены к внедрению инноваций. Считаю, что эту работу мы провели успешно.

В связи с тем, что на рынке появились и быстро вошли в моду мобильные устройства, наше руководство также потребовало от нас реализовать поддержку подобных "гаджетов". Руководитель нашего банка считает необходимым иметь возможность работать с документами удаленно. Проект оказался довольно сложным, поскольку на тот момент на рынке еще не было подходящих решений. Мы провели анализ всех предложений, посмотрели также и на то, что делалось для Сбербанка, для Президента Татарстана, для Правительства РФ. Подготовили аналитический отчет, проанализировали состояние нашей платформы и поняли, что менять саму платформу не имеет смысла, ее нужно развивать дальше, поскольку у нас уже были определенные наработки. Таким образом, мы с компанией "ИнтерТраст" на основе взаимных договоренностей (для ускорения процесса не оформляя зачастую документы, которые в соответствии с корпоративными стандартами должны были оформлять) начали работу.

Компания-внедренец выделила нам своих сотрудников, поскольку тогда в нашем банке не было достаточного количества специалистов, глубоко разбирающихся в электронном документообороте с использованием мобильных технологий.

На первом этапе мы предложили нашему руководству решение для мобильного документооборота, базирующегося на ноутбуке. Поскольку мы использовали технологию Lotus Domino, на ноутбуке под управлением Windows можно было установить "толстого" клиента для этой платформы. Обеспечив работу на ноутбуке, мы решили и проблемы с безопасностью. Дело в том, что внутренний сегмент банка, в котором функционирует система электронного документооборота, защищен от внешней среды. Поэтому нам пришлось решать задачу по безопасному переносу информации в демилитаризованную зону, которая уже имеет выход в Интернет. Таким образом, мы обеспечили защищенное соединение, образовав VPN-тоннель на ноутбуке. Одновременно совместно с компанией-внедренцем мы продолжали работать над решением для планшетов iPad. Мы генерировали потребности, а они старались их реализовать. Таким образом, первое внедрение рыночного решения "ИнтерТраст" для документооборота на iPad было осуществлено у нас, с учетом всех наших потребностей, в том числе и сложившейся технологии взаимодействия нашего руководителя с его аппаратом.

В чем заключается эта технология?

Анатолий Моргунов: Подготовленные для принятия решения документы с проектами резолюций передавались в аппарат председателя банка, где они еще раз рассматривались, корректировались, при необходимости возвращались на доработку и т.д. И только после этого проект решения становился пригоден для того, чтобы предложить его председателю, со всеми возможными комментариями. Все эти аспекты пришлось учесть в процессе разработки.

Таким образом, мы решили задачу по реализации защищенного соединения с iPad, удовлетворили все потребности нашего руководителя в области интерфейса. Теперь он может работать, находясь в любой точке мира. Мы использовали все возможности по организации устойчивой связи, в том числе и с помощью спутниковой мобильной телефонии ИНМАРСАТ. Пока еще эта функция не запущена в промышленную эксплуатацию, но могу заверить, что она уже работает.

Почему для реализации электронного документооборота на мобильных устройствах была выбрана именно платформа iPad?

Валерий Хамов: Мы провели анализ всей среды мобильных устройств, и остановились на iPad, как на наиболее востребованном и популярном продукте.

Анатолий Моргунов: Между прочим, мы обнаружили интересную тенденцию: не все руководители хотят использовать iPad, поэтому в ближайшем будущем появится кроссплатформенное расширение. Насколько мне известно, оно будет реализовано уже в новой версии CompanyMedia.

Что еще планируется сделать в ближайшем будущем?

Следующий этап развития системы электронного документооборота — организация внутренней жизни банка. Речь идет о внутреннем документообороте, а чем он будет защищен, мы пока не решили — либо ЭЦП, либо сертифицированными криптосредствами, либо встроенными средствами платформы Lotus Domino.

Внутренний документооборот уже сейчас поэтапно внедряется. Все-таки технологические возможности у нас опережают организационные потребности и аспекты.

Людям надо дать возможность привыкнуть к работе в новых условиях. Поэтому внутри организации пока работает смешанная модель документооборота. Мы имеем программно-аппаратное решение, но вводим его поэтапно, попутно проводя соответствующее обучение. Попутно мы решаем возникающие проблемы. К примеру, сейчас мы решаем задачу по избавлению от факсимильных аппаратов, с тем, чтобы полностью эмулировать их в рамках системы электронного документооборота. Соответственно, сейчас мы ищем устойчиво работающее решение подобного класса и поставщика, который смог бы решить эту проблему.

В чем специфика работы с информацией и документами во Внешэкономбанке?

Валерий Хамов, начальник Департамента разработки информационных систем ВнешэкономбанкаВалерий Хамов: Государственная корпорация Внешэкономбанк — серьезная организация с богатой историей, огромным накопленным опытом, традициями и соответствующим менталитетом. Одним из серьезных моментов, жестко регламентирующих работу, является документооборот. Имеются соответствующие нормативные документы, и весь банк работает в соответствии с ними. Существуют жесткие правила по подготовке документов, их контролю, визированию и т.д. Документы, которые поступают во Внешэкономбанк, как правило, имеют очень серьезный характер. Поэтому основная задача, стоявшая в ходе внедрения электронного документооборота, — не нарушить жизнеспособность банка, как единого организма.

Вообще же практика внедрения СЭД в чистом виде вызвала "аппетиты" и потребности в автоматизации процессов движения документов в других областях, не свойственных документообороту. Нашим руководителем было прямо заявлено: "Я не хочу больше на заседаниях правления видеть бумаги". Поэтому вне рамок Lotus Domino, вне рамок CompanyMedia мы реализовали возможность предварительного анализа и представления на заседании членам правления документов в электронном виде. Также была реализована система подготовки документов к заседаниям наблюдательного совета. Для кредитного комитета мы одновременно с представлением документов членам комитета решили задачу обеспечения электронного голосования. Анатолий Моргунов: Кстати, уже в ходе проекта возникали новые специфические направления. К примеру, заместители председателя задали нам вопрос о поддержке мобильных устройств: "Почему для председателя это было сделано, а для нас нет?". В итоге в план работы была включена разработка и реализация возможности работы в удаленном режиме с мобильных устройств для руководителей банка следующего уровня. Это новый пласт работы, в соответствии с которым были внесены изменения в план проекта.

Наши бизнес-подразделения с удовольствием демонстрируют данные продукты своим партнерам, и те тоже хотели бы их иметь, однако эти решения являются уникальными, их нельзя вырвать из нашей технологической среды. Почему я об этом говорю? Это же целое поле деятельности для компаний, которые ведут разработки в данных областях, ведь у многих организаций схожие задачи. Одним словом, внедрение электронного документооборота всколыхнуло целый пласт потребностей.

Расскажите, пожалуйста, подробнее об основных этапах внедрения системы документооборота во Внешэкономбанке.

Анатолий Моргунов: Всего этапов шесть. Согласно принятой концепции, на первом этапе планируется обеспечить автоматизацию обработки входящих в банк документов, как на бумажных носителях, так и в виде сообщений электронной почты и факсимильных. На втором планируется обеспечить регистрацию и хранение всех исходящих из банка документов, при этом остальные операции с исходящими документами пока будут выполняться на бумажных носителях. На третьем этапе планируется обеспечить автоматизированную обработку внутрибанковских документов, включая их подготовку, согласование, подписание, отправку и получение. На четвертом этапе внедряется "Информационно-справочная система распорядительных документов", в которой будут храниться все нормативные документы банка с учетом их актуальных версий, а также будет доступен поиск по реквизитам и содержимому. На пятом этапе будут обеспечены подготовка, согласование, учет, регистрация, поиск и хранение договорных документов. Наконец, на шестом этапе должен быть создан единый электронных архив всех обрабатываемых документов.

Каким образом во Внешэкономбанке реализован процесс обучения сотрудников электронному документообороту?

Анатолий Моргунов: Как я уже говорил, в банке оборудован учебный класс. Раньше мы приглашали для обучения сотрудников представителей фирмы "Саман". Но случилось так, что работавшие с нами преподаватели этой фирмы перешли к нам в штат.

Само обучение строится следующим образом. После того как мы убедились в работоспособности системы, мы совместно с преподавателем из учебного класса составляем обучающий курс, который сначала апробируется на сотрудниках ИТ-подразделения. После этого составляется программа для сотрудников бизнес-подразделений, и они приглашаются в учебный класс для прохождения обучения. Затем уже они приступают к практической работе. Разумеется, им всегда готов прийти на помощь специалист нашего учебного класса или сотрудник службы Service Desk, которая регистрирует все инциденты. Если вопрос простой, помогают сотрудники первой линии поддержки. Если вопрос сложнее, привлекается вторая линия, а в наиболее сложных ситуациях специалист лично приходит к сотруднику и решает проблему непосредственно на его рабочем месте. Таким образом, у нас создана комплексная система. На первой стадии люди проходят обучение, моделируя работу с документами, а на второй работают уже непосредственно на своем рабочем месте, пользуясь при необходимости технической поддержкой.

Вообще система электронного документооборота по своей сути имеет два аспекта. Ведь она лежит на плечах двух подразделений — ИТ-департамента и дирекции по обеспечению банковской деятельности. В случае необходимости консультации оказывают и специалисты службы, непосредственно отвечающей за работу с документами. Повторю еще раз, что внедрение электронного документооборота — проект в большей степени организационный.

И последний вопрос. Следующим этапом эволюции электронного документооборота является управление корпоративным контентом в целом. Когда во Внешэкономбанке СЭД сменит ECM-система?

Анатолий Моргунов: У нас проектный подход, и ежегодно в рамках такого подхода формируется портфель потребностей бизнеса. Как только возникнет такая потребность, мы непременно ее реализуем. Надеюсь, мы сумеем ее реализовать, не меняя при этом уже существующую платформу.

Автор: Григорий Рудницкий
Источник: журнал "IT Manager"
Дата публикации: 02.2012

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх