+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / ИТ добрались до уничтожения документов
Статьи и интервью

ИТ добрались до уничтожения документов

06.04.2012
Автор: Михаил Демидов
Источник: информационный портал "CNews"
Дата публикации: 06.04.2012

На рынке начинает назревать новый тренд по автоматизации вендорами ECM-решений – потенциальные клиенты хотят автоматизировать процесс уничтожения документов. Российские разработчики СЭД уверены, что подобная функция будет невостребованной.

ИТ добрались до уничтожения документов

По данным исследования, проведенного аналитиками Gimmal Group среди 2,2 тысяч компаний, почти 96% из них так или иначе имеют специальный регламент согласования удаления бумажных документов, хранящихся за пределами организации, а в 78-82% - внутри нее. За это отвечают менеджеры отделов документообеспечения, юридического сопровождения, хотя чаще всего в первом случае решение принимает автор документов, во втором – участники в ходе совместной работы. Процесс согласования удаления электронных документов чаще всего применяется к данным, размещенным внутри компании (73% респондентов), особенно в крупных репозиториях, чем к данным, выведенным в "облако" (61%). Здесь последнее слово за удалением остается во всех случаях за теми, кто совместно работает с данными. Проанализировав собранные данные, аналитики пришли к выводу о необходимости использования вендорами СЭД автоматизированных решений согласования массового удаления или изъятия документов, в частности, маршрутизации (workflow) в виде отдельного процесса.

Российские разработчики СЭД проанализировали по просьбе CNews результаты опроса и не увидели причин для автоматизации регламентации уничтожения документов. В качестве обоснования они выдвинули разницу в подходах, присущих России и Западу.

Так, Алексей Назаренко, директор по качеству "ИнтерТраст", заметил, что выделение документов к уничтожению в нашей стране является конечной точкой не одного процесса, как в западных странах, а целых трех различных процедур с различным управлением. Во-первых, выделения к уничтожению архивной документации. Решение в этом случае принимается экспертной комиссией организации путем экспертизы ценности документации с истекшим сроком хранения, доля такой документации составляет не более 1-2% от размеров архивного фонда организации. Во-вторых, выделения к уничтожению документации текущего делопроизводства (обычно производится на основании нормативного аппарата самой организации, и такая документация уничтожается как не представляющая ценности для самой компании, ее работников, общества и/или государства. Уничтожение производится обычно на основании положений локальных нормативных актов, регулирующих документооборот организации; объем уничтожаемых документов может составлять от 2 до 10% от всего объема документации подразделения. В-третьих, выделения к уничтожению регистрируемой документации, хранимой в подразделении (решение об уничтожении принимается непосредственно владельцем — подразделением, в котором хранится указанная документация, ее объем максимален и может в отдельных случаях составлять до 95% всей документации подразделения). "В случае реализации в системе электронного документооборота механизмов уничтожения документации целесообразность решения данной задачи с помощью workflow-системы определяется той группой документов, к которой эта документация может быть отнесена. Так, уничтожение архивной информации с предварительной экспертизой ценности может и должно быть реализовано посредством автоматизации документоориентированных процессов, - объясняет он идею зарубежных коллег. - В свою очередь, уничтожение документов из текущего делопроизводства хотя и должно быть согласовано с руководителем подразделения-владельца и, как вариант, с профильным экспертом, однако не требует применения workflow-реализации. Это происходит вследствие того, что механизмы согласования реализованы во всех современных СЭД как с поддержкой workflow, так и без нее. Нерегистрируемая документация может выделяться к уничтожению - и по факту уничтожается - в самом подразделении обычно с минимальным задействованием СЭД вообще, а механизмов workflow и даже согласования для реализации этих процедур не требуется".

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM в Terralink, считает, что применение систем класса RM – это именно та область, где расхождение между российской и мировой практикой наиболее велико - на Западе вопросам управления сроками хранения документов, порядку их уничтожения и стандартам в этой области уделяется гораздо больше внимания, государственное регулирование в этой области гораздо более строгое, и, соответственно, судебная практика гораздо богаче. "В то же время в России продажи программного обеспечения RM и проектов по его внедрению пока не носят в столь же массового характера, как, скажем, систем управления ОРД или архивами финансовых документов", - констатирует он, считая, что говорить о том, как применить приведенные данные по опросу, невозможно.

Оценивая востребованность таких систем, эксперт предлагает исходить из интенсивности потоков на согласование удаления - задача интегратора состоит в том, чтобы при внедрении RM-системы, разработать такие бизнес-правила, чтобы они покрывали не менее 99,9% массива хранимых записей. Тогда относительно оставшегося 0,1%, который будет по определению включать максимально чувствительные для бизнеса документы, можно будет принять ответственное решение относительно их дальнейшей судьбы. "Поскольку рабочие маршруты прохождения документов (workflow) в современных системах являются значительно более передовым способом принятия коллективных решений, чем проведение совещаний, то workflow будут скорее более необходимым средством для автоматизации процессов. Однако, если сравнить workflow с процессом голосования в соцсети ("лайк"), с помощью которого пользователи выскажутся за удаление документа, то, я думаю, что успех такому подходу будет обеспечен, а про workflow никто и не вспомнит".

Андрей Лубенец, старший управляющий по корпоративным проектам ABBYY Россия, уверен, что неопределенность в обсуждаемом вопросе присуща и России, и Западу, хотя стимулами, вносящими ясность в развитие решений является снижение расходов на хранение документов (и бумажных, и цифровых), а также законодательство. Так, эксперт привел пример ужесточения законодательства по отношению к акционерным компаниям (Закон Сарбейнза - Оксли) после известных скандалов с компанией Enron в 2001 году и последовавшее усиление требований к подготовке финансовой отчетности компаний, к раскрытию информации, и как следствие, требований к хранению документов и управлению их жизненным циклом, что нашло свое отражение в ИТ-системах. По его словам, это стимулировало развитие автоматизированных систем управления первичными документами (Records Management, RM) и отрасли ECM в целом.

В ходе опроса CNews нашлись и игроки рынка, не увидевшие разницы между реалиями Запада и России в обсуждаемом вопросе. Дмитрий Романов, заместитель генерального директора компании "Логика бизнеса 2.0" (ГК "АйТи"), сравнил незаинтересованность респондентов в проблеме уничтожения информации с аналогичной слабой заинтересованностью в понимании стратегии развития в том смысле, что во многих российских организациях вопросы долгосрочного стратегического планирования также актуальны не более чем для нескольких процентов сотрудников. По его словам, отечественные СЭД имеют обсуждаемую в западном опросе функциональность: "Ведение номенклатуры дел с указанием сроков хранения, проведение экспертизы ценности, подготовка актов на списание и уничтожение документов - типовой набор функций современной системы электронного документооборота. Workflow как таковой здесь не представляется особо востребованным, поскольку чаще всего решения в экспертной комиссии принимаются не на уровне отдельных документов, а на уровне папок с делами, коробов, полок и шкафов в архивах".

С ним согласен и Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик DIRECTUM, будучи убежденным в том, что все зависит от принятой процедуры уничтожения документов: она может быть жестко регламентирована, а уничтожению может предшествовать создание описей и актов, и в этом случае автоматизация такой процедуры поможет проводить ее с меньшими отклонениями от установленных требований.

Сергей Курьянов, директор по развитию "ДоксВижн", обращает внимание на важность необходимой регламентации (pre approvement) процесса удаления: то, что по этому опросу меньше уделяют внимания электронным документам, просто временная небрежность.

В целом, респонденты CNews из России признали актуальность обсуждаемой темы, но отметили существенные различия в данном подходе со стороны российской практики работы с документами.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх