+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Как правильно подготовить организацию к внедрению новой СЭД?
Статьи и интервью

Как правильно подготовить организацию к внедрению новой СЭД?

02.04.2012

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 04.2012 г.

Руководство нашей компании приняло решение о внедрении у нас системы электронного документооборота. Расскажите, как правильно подготовить организацию к внедрению новой системы, чтобы исключить возможные негативные последствия?

Зав. службой ДОУ, г. Таганрог

Антонина Букина, менеджер по работе с клиентами компании "ИнтерТраст": Для того чтобы максимально эффективно внедрить систему электронного документооборота в компании, необходимо представлять себе саму процедуру внедрения в целом, а также этапы этого процесса. Это позволит минимизировать риски, характерные как для самого процесса внедрения СЭД, так и для тех изменений, которые будут происходить в компании.

Еще до того как в организацию приедут специалисты компании-внедренца, чтобы произвести предпроектное обследование, сотрудникам, ответственным за документационное обеспечение компании, необходимо задокументировать все особенности системы документооборота, которая в дальнейшем будет автоматизирована.

Для чего это делается? Прежде всего для того, чтобы зафиксировать все особенности имеющейся системы управления, которая неразрывно связана с системой документооборота организации. Здесь вам поможет разработка группы локальных актов, регламентирующих документооборот организации: положение о документообороте, в котором отражены основные принципы документационного обеспечения управления компании, регламентов процедур (по одному регламенту на каждую процедуру документооборота).

В регламентах необходимо как можно более детально описать маршрут каждого документа, требования к атрибутам на каждом этапе его обработки и к документу в целом, условия начала и окончания работ по документу и по каждому процессу работы с ним.

По окончании вышеперечисленных работ компания становится обладателем комплекта регламентирующей документации, которая сохранит актуальность от двух месяцев до года. Если процесс внедрения СЭД начнется не ранее, чем через полгода после разработки регламентирующих документов, то эту документацию необходимо будет еще раз актуализировать, зафиксировав современное состояние процессов управления. Если документации год и более, то, скорее всего, необходимо ее полностью переработать для максимального соответствия современному состоянию дел.

Далее, учитывая, что отдельные процессы управления до внедрения в организации системы электронного документооборота «дотягиваются» до тех работников, на столах у которых нет персональных компьютеров и не планируется их установка, понадобится доработать процедуры управления таким образом, чтобы обеспечить своевременное информирование таких исполнителей, а также дать им возможность выполнять свои должностные обязанности и при отсутствии непосредственного доступа к СЭД.

На самом первоначальном этапе изменения старой модели документооборота, предшествующей внедрению, следует предусмотреть должностное лицо, ответственное за документооборот в каждом конкретном подразделении – контролера. Именно этот работник, имея в своем распоряжении доступ к СЭД на своем автоматизированном рабочем месте, и будет осуществлять информирование исполнителей о поставленных перед ними задачах и сроках их исполнения, а также регистрировать в СЭД отчеты об исполнении поставленных поручений. По окончании указанных работ необходимо задокументировать внесенные в структуру документооборота изменения, отобразив их в новой редакции положения о документообороте и (или) регламенте контроля исполнения поручений. Это позволит перенести в практически неизменном виде усовершенствованный процесс в систему электронного документооборота, избежав риска разрыва связи между частью исполнителей и СЭД.

Схематический пример перехода к новой модели документооборота с использованием СЭД

Схематический пример перехода к новой модели документооборота с использованием СЭД

Об этих особенностях нужно обязательно проинформировать аналитиков компании, которая будет осуществлять процесс внедрения СЭД, а в дальнейшем при согласовании таких документов, как отчет об обследовании, техническое задание на автоматизацию, необходимо проконтролировать, присутствует ли описание этих аспектов, и если присутствует, то достаточно ли подробно они описаны.

Поскольку автоматизированная система функционально будет опираться именно на эти документы, а в частности – на техническое задание, невнимательное документирование особенностей процессов управления грозит компании практически утратой того наработанного годами управленческого инструментария, который помогал ей справляться с разнообразными проблемами до внедрения системы электронного документооборота. Именно поэтому следует требовать доработки документации в тех частях, которые проработаны слабо либо описание которых отсутствует.

После того как техническое задание многократно вычитано и утверждено, начинается подготовка СЭД к внедрению, во время которой разработчики и консультанты и придают системе функциональность, зафиксированную в техническом задании. Грубо говоря, какую функциональность задокументировали – такую и реализуют. В это время в самой компании, которая готовится к внедрению, проводится обучение сотрудников работе с СЭД. Для этого компания – разработчик системы или компания, осуществляющая ее внедрение, обучают нескольких работников вашей организации – инструкторов и администраторов. После прохождения обучения именно инструкторы начинают обучение всех сотрудников организации работе с системой таким образом, чтобы через 2–3 недели эти люди могли в полном объеме перейти на работу с СЭД.

К моменту, когда с начала проекта прошло примерно две недели, система уже готова к тому, чтобы ее можно было "показывать". Ее развертывают и включают в работу таким образом, чтобы выявить все возможные отклонения и проблемы. Этот этап называется этапом опытной эксплуатации.

На этом этапе на работников канцелярии возлагается обычно двойная нагрузка по выполнению документоориентированных процедур на предприятии:

во-первых, часть работ временно ведется "по старинке", так как документооборот должен эффективно работать без перерывов, в том числе и при внедрении новой СЭД; во-вторых, в это время уже должна работать информационная система, которую нужно в обязательном порядке и в полном объеме подвергнуть тестированию, понимая, что все не выявленные на этом этапе отклонения придется реализовывать, скорее всего, уже за дополнительную плату.

Для того чтобы по возможности снизить на этом этапе нагрузку на персонал подразделений, ответственных за процедуры документооборота, этот вопрос нужно поднять еще на начальных этапах проекта внедрения, а также сообщить о необходимости соответствия всех печатных форм системы формам, использовавшимся в организации ранее.

Обратите внимание! Ввод данных в систему и последующий их вывод в отчетные формы сможет заменить оформление документации "по старинке". По окончании опытной эксплуатации распечатка отчетных форм (журналов и т. д.) будет упразднена, данные останутся лишь в СЭД, а нагрузка на работников при этом будет заметно снижена.

После завершения опытной эксплуатации производится сдача СЭД в промышленную эксплуатацию, которая и является основным режимом функционирования системы на вашем предприятии. Разделяет эти этапы обычно приемка системы, выполняемая в соответствии с программой и методикой испытаний (ПМИ). В зависимости от успешности выполнения требований ПМИ и будет решаться вопрос о сдаче СЭД в промышленную эксплуатацию – с одной стороны, и завершении проекта внедрения системы – с другой.

Таким образом, тщательно проанализировав, изменив и задокументировав процедуры делопроизводства и документооборота, уделив самое пристальное внимание отчету об обследовании и техническому заданию на первом этапе внедрения СЭД, обучению сотрудников, соответствию отчетных форм и журналов, имеющихся в СЭД, тем, что были приняты в вашей компании до информационной системы на этапе опытной эксплуатации, выполнению системой программы и методике проведения испытаний, вы сможете значительно снизить как риски самого внедрения, так и вероятность наступления всех возможных негативных последствий.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх