+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Особенности электронного документооборота в машиностроении
Статьи и интервью

Особенности электронного документооборота в машиностроении

21.05.2012

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Rational Enterprise Management"
Дата публикации: 04.2012 г.

Внедрение систем электронного документооборота на современном машиностроительном предприятии решает большое количество управленческих задач. Естественно, когда посредством СЭД автоматизируют документоориентированные управленческие процессы, подходы к внедрению и эффекты, получаемые от внедрения, во многом сходны для больших предприятий и не зависят от их профиля. Тем не менее системы электронного документооборота, внедряемые на предприятиях машиностроительной отрасли, имеют свои особенности.

Функциональность современной системы электронного документооборота, востребованная на предприятии машиностроительного профиля, условно может быть разделена на функционал, автоматизирующий общий документооборот предприятия, и функционал, автоматизирующий работу с частными документами, в котором потребности предприятия отражены более явно. В статье рассматривается функциональность систем электронного документооборота применительно к потребностям современных машиностроительных предприятий для решения как общих, так и более специфических, частных, задач.

Общий документооборот

Любое современное предприятие имеет дело с документами общего характера, поскольку реализует функции, необходимые для надлежащего функционирования организации, взаимодействующей с одной стороны со своими работниками, а с другой – с обществом и государством.

Таким образом, система электронного документооборота, внедренная на современном предприятии, реализует следующие функции:

● коммуникативные. Для реализации этих функций используются процедуры обработки входящей и подготовки исходящей корреспонденции, автоматизирующие взаимодействие с внешними организациями и государственными органами, а также процедура обработки обращений граждан, автоматизирующая работу с входящей корреспонденцией от физических лиц, не являющихся хозяйствующими субъектами;

● служебные. Эти функции предназначены для автоматизации и упорядочивания самой системы документооборота предприятия и включают процедуры делопроизводства (работу с номенклатурой дел организации и ведение дел, включая управление их содержанием и формирование служебной документации — титульного листа, описи и т.д.);

● управленческие. К этой группе функций, автоматизируемых СЭД, следует отнести две группы процессов управления документацией: во-первых, управление и хранение нормативной документации, во-вторых, процессы управления распорядительной документацией и исполнительской дисциплиной.

Любое современное предприятие управляется прежде всего с использованием директивной модели управления, реализуемой с помощью процессов общего документооборота: подготовка распорядительных документов и контроль исполнения поручений.

Подготовка распорядительных документов, осуществляемая практически любой современной СЭД на предприятии, является стандартной процедурой отечественного документооборота и предусматривает выполнение целого ряда работ:

выдача поручения о подготовке распорядительного документа исполнителю. Выполняется должностным лицом, в чью зону ответственности входят указанные задачи. В дальнейшем этим же должностным лицом осуществляется общий контроль за прохождением документа, его согласованием и т.д.;

подготовка проекта распорядительного документа. Выполняется исполнителем (работником, получившим соответствующее поручение от должностного лица). В его задачи входит подготовка проекта документа, согласование с должностным лицом, поставившим задачу о подготовке распорядительного документа, создание регистрационно-контрольной карточки (РКК) распорядительного документа в системе электронного документооборота, установка в ней перечня согласующих должностных лиц и порядка согласования, наконец отправка документа на согласование;

направление уведомления из СЭД о необходимости проведения согласования. Должностные лица, участвующие в процедуре согласования, знакомятся с текстом документа и при согласии с ним проводят процедуру. При несогласии либо частичном согласии должностное лицо направляет документ посредством СЭД исполнителю на доработку, указывая при этом основания несогласия с текстом документа;

доработка исполнителем проекта документа на основании указаний согласующих лиц и инициатора разработки, после чего версия документа обновляется в РКК СЭД;

выдача проекта документа посредством СЭД после проведения согласования утверждающему должностному лицу, которым на предприятии является его единоличный исполнительный орган – генеральный директор. Тем не менее, в зависимости от применяемой модели управления утверждать распорядительные документы с ограниченной областью применения могут и другие руководящие работники. И система электронного документооборота предприятия должна уметь реализовывать эту особенность;

регистрация после утверждения проекта документа или их группы путем присвоения регистрационного номера в специализированном журнале СЭД, после чего статус документа меняется с "проекта" на "документ", исполнение положений которого становится обязательным.

На основании введенного в действие распорядительного документа, а также при наличии служебной потребности руководящих работников в выдаче поручений сотрудникам используется другой, смежный с предыдущим процесс контроля исполнения поручений, при котором контролируется выполнение поручения как по существу, так и по срокам, что как раз и обеспечивается функциональностью системы электронного документооборота. Кроме того, СЭД позволяет также реализовывать функциональность переноса сроков отчета и т.д.

Тем не менее, общей функциональностью возможности СЭД для предприятия машиностроительного профиля не ограничиваются. Существует целый набор профильных решений, основными потребителями которых как раз является машиностроительная отрасль. Далее мы детально рассмотрим функциональность двух таких документоориентированных решений — управление архивами техдокументации и автоматизацию основных процедур системы менеджмента качества предприятия.

Архивы технической документации

При реализации конструкторской и технологической подготовки производства (ТПП) создается, используется и утилизируется значительное количество документации, причем в настоящее время большая ее часть формируется различными средствами конструкторской разработки (программными системами), а частично ранее разработанная документация используется как в электронном, так и бумажном виде. Также большой объем документации образуется при технологическом и оперативном планировании производства и управлении производственным процессом.

Для обеспечения надлежащего и эффективного управления всеми документами, порождаемыми машиностроительным предприятием в течение всего цикла производства, используются специализированные технологические решения по управлению документацией, реализуемые на основе современных универсальных систем электронного документооборота. Функциональность подсистем управления технической и технологической документацией сочетает в себе универсальные решения, автоматизирующие нормативную и распорядительную документацию и архив документов.

Таким образом, современный архив технической документации обеспечивает выполнение следующих функций:

автоматизацию жизненного цикла хранимых документов. Документ в процессе своего жизненного цикла проходит серию стадий: подготовку проекта документа, выполняемую обычно в профильной информационной системе, интегрируемой с системой электронного документооборота предприятия; нормативный контроль (нормоконтроль), устанавливающий соответствие формы документа установленным техническим требованиям; согласование документа, устанавливающее соответствие содержания документа требованиям и задачам его разработки и наконец утверждение и регистрацию, после чего документ переносится в архив технической документации для дальнейшего его использования в производственной деятельности уполномоченными сотрудниками предприятия;

интеграцию с информационными системами-поставщиками документов. На этапе разработки проекта документа, а также внесения в него изменений в связи с замечаниями нормоконтроля и дальнейшего согласования и утверждения разработчик (работник, осуществляющий работы по внесению корректировок) использует в работе информационные системы класса САПР. Именно интеграция с этими системами позволяет осуществлять документоориентированные процессы нормоконтроля, согласования и утверждения проектов технической документации, а также позволяет управлять версиями документов при внесении изменений (например, корректировок);

сканирование и ретроконверсивный ввод документов. Вследствие того, что исторически техническая документация разрабатывалась на бумажных носителях, для использования такой документации в системе электронного документооборота требуется ее оцифровка. Более того, даже немалая часть документации, которая разрабатывалась с использованием современных САПР, при внедрении СЭД на предприятии оказывается документами с утраченными оригиналами в электронной форме. Такие документы для их введения и использования в архиве технической документации требуется отсканировать (чтобы получить электронный образ), для них также необходимо заполнить нужные атрибуты (разработчик, нормоконтролер, согласующие и утверждающие должностные лица, шифр работ и т.д.). Такие работы могут быть проведены либо посредством использования специализированных программно-аппаратных средств (сканеров с системами распознавания), либо документы могут быть переведены в электронную форму вручную, либо же вся задача может быть передана на аутсорсинг сторонним компаниям, специализирующимся на этой деятельности, которые выполнят указанные работы значительно быстрее и с согласованным уровнем качества. При оцифровке технической текстовой документации кроме заполнения отдельных атрибутов возникает потребность ввода в информационную систему всего текстового контента документа для обеспечения задач поиска;

поиск в архиве технической документации. Данный функционал решает одну из важнейших задач, что делает использование такой документоориентированной системы по-настоящему эффективным. В общем случае, поскольку такие системы обеспечивают прежде всего иерархическую адресацию документации, можно, зная к примеру шифр работ, очень быстро найти все документы, которые разрабатывались либо были связаны с искомым проектом. Другое дело, если отдельные атрибуты неизвестны. В этом случае помогает полнотекстовый поиск — программная подсистема, осуществляющая обработку и индексацию текстового контента хранимых документов. Именно в ее задачи входит отыскать в возможно более сжатые сроки все документы и проекты, максимально релевантные поисковому запросу;

управление доступом в системе электронного документооборота. Электронный архив нормативной и технической документации должен обеспечивать не только разграничение доступа на уровнях непосредственных прав чтения/редактирования документа, но также и косвенных прав, оказывающих непосредственное влияние на формирование выдачи при поиске и т.д.

Остальная функциональность систем электронного документооборота является очень сходной с той, что автоматизирует обычный, общий документооборот, рассмотренный ранее.

Менеджмент качества

Будучи основанной на процессном подходе к управлению, система менеджмента качества (СМК) вне зависимости от отраслевой направленности требует обязательного использования как во время внедрения самой системы менеджмента, так и в дальнейшем. Для обеспечения функциональной поддержки СМК, реализуемой в качестве одного из модулей внедряемой на предприятии системы электронного документооборота, желательно использовать близкий механизм СЭД/ЕСМ-систем — автоматизацию документоориентированных процессов посредством workflow (потоков работ).

Таким образом, для реализации поддержки СМК кроме стандартной функциональности система электронного документооборота должна обеспечить поддержку следующих процессов (потоков работ):

● управление документацией СМК;

● планирование и проведение внутренних аудитов, а также учет и контроль проведения коррекций;

● управление вовлеченностью руководства и сотрудников в процедуры СМК;

● управление обучением и аттестацией персонала;

● управление несоответствиями;

● управление корректирующими и предупреждающими мероприятиями.

Рассмотрим приведенную функциональность более детально.

Управление документацией СМК. Система менеджмента качества в своем составе имеет документационный сегмент, представляющий собой совокупность нормативной документации: руководство по качеству, профильные стандарты организации и т.д. Фактически механизмы управления документацией СМК очень близки по своей сути к механизмам, приведенным в разделе архива технической документации, за исключением разве что необходимости управлять актуальностью документов: проводить контроль их соответствия фактическим процессам предприятия, срокам и т.д.

Планирование и проведение внутренних аудитов. Концепция СМК требует проведения на предприятии периодических работ по контролю фактических процессов требованиям стандартов и нормативной документации. Деятельность по проведению аудитов разделяется на плановую и инициативную. Оба подхода должны поддерживаться в СЭД, также как и назначение аудиторов и информирование о проведении аудита.

Управление обучением и аттестацией персонала. Автоматизация этих задач особенно востребована на тех предприятиях, где важным аспектом обеспечения качества готовой продукции является не только контроль качества на всех этапах производства, но и уровень подготовки персонала, занятого как в процессах производства, так и в процессах контроля. Таким образом, в СЭД обязательно должен быть автоматизирован процесс управления обучением и аттестацией, являющийся также одним из классических процессов управления персоналом на предприятии (HRM).

Поддержка процессов вовлеченности руководства в СМК, включая деятельность по проведению совещаний по качеству, ознакомление с результатами аудитов и сведениями о количестве выявленных несоответствий и корректирующих мероприятиях вообще и коррекциях в частности. Данные процессы относятся в большей степени к организационному аспекту, нежели к сфере автоматизации, и реализуются они за счет стандартной функциональности СЭД.

Управление несоответствиями. Все несоответствия, выявляемые как в процессах менеджмента качества, так и в процессах обеспечения качества, в обязательном порядке должны документироваться и надлежащим образом описываться в системе электронного документооборота.

Осуществление корректирующих и предупреждающих мероприятий. Реализация этого функционала в системе электронного документооборота базируется прежде всего на документированных несоответствиях и результатах аудитов (результатах анализа этих данных, а в конечном итоге — актах о проведенных мероприятиях и их основаниях — аналитических записках, связанных с описаниями несоответствий и результатами аудитов).

Таким образом, современная система электронного документооборота, внедряемая на машиностроительном предприятии, кроме функциональности, характерной для всех стандартных документоориентированных решений (автоматизации общего документооборота) обеспечивает функциональную возможность автоматизации и более специфичных его задач, к примеру управления архивом технической документации или поддержки системы менеджмента качества предприятия.

В случае же, если предприятию окажутся нужны более специфичные решения, то к их услугам широчайшие возможности кастомизации и настройки современных СЭД и, естественно, возможность привлечения экспертов для создания любых решений по управлению документацией предприятия в зависимости от его фактических потребностей.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх