+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Добавление функциональности в систему электронного документооборота, реализованную на основе Lotus
Статьи и интервью

Добавление функциональности в систему электронного документооборота, реализованную на основе Lotus

31.07.2012
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 07.2012 г.

Наше предприятие использует систему электронного документооборота, реализованную на основе Lotus, однако она функционально достаточно ограниченна: автоматизируется только работа с входящими и исходящими письмами, а также распорядительная документация. Мы бы хотели добавить в нее функцию контроля исполнения поручений. Расскажите, каким образом это может быть сделано и внесет ли это существенные изменения в саму СЭД с точки зрения аппаратного обеспечения, лицензий и т. д.?

Руководитель отдела делопроизводства, г. Курган

Полина Кочеткова, компания "ИнтерТраст": Любая современная система электронного документооборота, являясь по сути своей прежде всего корпоративной информационной системой, реализована на основе так называемой трехуровневой архитектуры.

В вершине такого подхода лежат интерфейсные решения, обеспечивающие взаимодействие СЭД с ее пользователями, в качестве серединного звена используется сервер приложений, ответственный за функциональность решения, то есть как раз за то, что эта конкретная система электронного документооборота может делать – за ее функциональность.

В основании такой архитектуры находится хранилище электронных документов и их атрибутов – СУБД.

Архитектура СЭД

Lotus Domino/Notes является системой управления базами данных (СУБД) достаточно редкого на отечественном (да и мировом) рынке типа – иерархических документоориентированных систем. Главной особенностью такого хранения является менее универсальная, но более приспособленная к потребностям документоориентированных решений структура, функционально сходная с номенклатурой дел:

для адресации того или иного документа используется механизм движения от корня к ветвям (от подразделенийдокументообразователей – к делам этих подразделений; от дел, содержащих типизированную документацию, – к хранимым документам и их атрибутам).

Такой подход значительно отличается от более популярных СУБД – реляционных, данные в которых хранятся в структуре, очень сходной с таблицей, и адресуются путем задания координат по вертикали и горизонтали.

Как следствие, из-за столь существенных различий в структуре хранения данных в настоящий момент систем электронного документооборота, которые бы могли работать и на иерархической СУБД Lotus Domino, и на реляционных СУБД на отечественном рынке нет, однако их появление планируется уже в 2013 г.

Достигается это путем внедрения в архитектуру системы электронного документооборота нового элемента – интерфейса, отвечающего за взаимодействие сервера приложений и системы управления базой данных.

Стоимость проекта функционального реинжиниринга СЭД складывается из стоимости лицензий на СУБД и на сервер приложений, а также из стоимости работ по конфигурированию функциональности сервера приложений, что и обеспечивает те или иные функции в работающей системе. Стоимость интерфейса пользователя существенного влияния на стоимость системы в целом обычно не оказывает.

Таким образом, для расширения функциональности СЭД необходимо определиться, что из имеющейся системы можно сохранить, минимально доработав. Самыми часто встречающимися являются при этом следующие ситуации.

1. Сервер приложений СЭД и уровень ее интерфейса пользователя обеспечивают возможность изменения функциональности системы путем простого изменения ее настроек.

Такое возможно при реализации СЭД на основе систем автоматизации документоориентированных бизнес-процессов (WorkFlow-систем). В этом случае стоимость доработок будет минимальной. Единственное, что может ее заметно увеличить, – это скачкообразный рост потребности системы в производительности СУБД, что потребует в перспективе дополнительного аппаратного сервера и, как следствие, дополнительных лицензионных выплат за сервер СУБД Lotus Domino.

2. Сервер приложений не обеспечивает возможности изменения функциональности реализованной на его основе СЭД.

В этом случае сохраняется возможность, эффективно управляя портфелем лицензий предприятия, сохранить лицензии СУБД Lotus, заменив при этом в информационной системе уровень сервера приложений, т. е. фактически заменить саму систему электронного документооборота, что позволит сразу заложить значительный ресурс в дальнейшее развитие СЭД не только в части автоматизации документооборота, но и в части инструментария, поддерживающего систему управления предприятием: от контроля исполнения поручений до системы управления проектами, регламентами и любым другим инструментарием, широко представленным на современном отечественном рынке корпоративных информационных систем.

3. Рассматривая ситуацию, аналогичную предыдущей, но при условии того, что функциональность имеющихся на рынке Lotus-совместимых систем электронного документооборота может не соответствовать фактическим потребностям вашей организации либо стратегии ее развития, имеет смысл дождаться появления в ближайшем будущем универсальных СЭД, которые могут быть внедрены на любой СУБД, в том числе и Lotus Domino.

К сильным сторонам такого решения можно отнести универсализм такой СЭД и ее интегрируемость с любыми другими информационными системами вашей компании, образуя тем самым единое информационное пространство из СЭД, учетной (бухгалтерской) системы, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), кадровой системой, системой управления производством (ERP). Во многих случаях такая СЭД "нового образца" сможет не только обеспечить интеграцию имеющихся информационных систем, но и заменить некоторые из них, исключая разве что учетные решения.

Таким образом, непосредственный вывод о возможности расширения функциональности системы электронного документооборота, эксплуатируемой в вашей компании, смогут сделать вместе два специалиста: по документообороту и по корпоративным информационным системам.

Если же итоговые выводы по путям модернизации СЭД сделать затруднительно, то очень желательно обратиться в компанию, которая предоставляет своим клиентам услуги ИТ-консалтинга, которая и поможет ответственно рассчитать максимально выигрышное решение в настоящий момент либо порекомендует немного подождать с проектом в его текущем представлении до появления на рынке более эффективных решений, которые смогут наиболее полно удовлетворить потребности вашей компании в автоматизации процессов управления и документооборота как в настоящем, так и в ближней и среднесрочной перспективе.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх