+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Современная СЭД/ECM – информационный центр управления компанией
Статьи и интервью

Современная СЭД/ECM – информационный центр управления компанией

30.08.2012
Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 08.2012 г.

Современная компания практически любого размера и профиля деятельности непрерывно порождает, обрабатывает и утилизирует огромное количество информации. Эта информация необычайно разнообразна. С одной стороны, к ней можно отнести бухгалтерские и финансовые записи, а также записи управленческого учета, с другой – документацию системы ДОУ, договоры, документы системы менеджмента качества, техническую и технологическую документацию. И если около 10 лет назад для работы со всей этой информацией компаниям приходилось содержать большой штат специалистов по непрофильной деятельности, то со временем появилось большое количество программных решений, которые функционально обеспечивали автоматизацию управленческого и технического документооборота, бухгалтерского учета, складской, производственной, претензионно-исковой и иных видов деятельности, связанной с управлением корпоративным контентом.

Корпоративный контент – информация, порождаемая организацией в процессе своей деятельности. Под этим словосочетанием, пришедшим к нам из-за рубежа, под- разумеваются все типы информации, возникающие в организации: и документы, и записи, и различные типы недокументированных сведений.

Информационные системы, автоматизирующие процессы управления корпоративным контентом, получили название "ECM-системы", аналогом же таковых решений, используемых у нас в стране и в странах ближнего зарубежья, являются прежде всего системы электронного документооборота, которые за последние годы эволюционировали от простого программного обеспечения, автоматизирующего обработку корреспонденции, управления нормативно-распорядительной документацией и исполнительской дисциплиной, до высококлассных систем, решающих задачи управления корпоративной документоориентированной информацией различных типов. Поэтому в настоящее время в России системы электронного документооборота (СЭД) и системы управления корпоративным контентом (ЕCM) можно считать эквивалентными как по функциональности (рис. 1), так и по занимаемому месту на рынке корпоративных информационных систем.

Функциональность современной СЭД/ECM-системы

Рис. 1. Функциональность современной СЭД/ECM-системы

Информационная среда организации

Тем не менее в зависимости от непосредственных направлений деятельности организации ее информационное пространство (рис. 2) могут составлять различные информационные системы, функциональность которых обусловлена как особенностями бизнеса, так и возрастом компании, типизацией и степенью развития ее системы управления:

учетные системы – информационные системы, автоматизирующие бухгалтерский и налоговый учет в компании;

казначейские системы – информационные системы, автоматизирующие процедуры управленческого учета и казначейства;

системы управления ресурсами (ERP, enterprise resource planning) – информационные системы поддержки управления производственными операциями и ресурсами предприятия. Такая система обеспечивает управление любой ресурсной базой: от управления персоналом (HRM) до управления финансами и складскими запасами.

Ключевыми решениями такого типа является, прежде всего, SAP R/3, однако элементы управления персоналом (следует отличать от кадрового делопроизводства) зачастую реализуются и в рамках автоматизации типовых деловых процедур СЭД/ЕСМ-систем;

системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM, customer relationship management) – информационные системы прикладного класса, предназначенные для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов.

CRM – модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности – меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнерах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей;

e-mail. Сервис электронной почты обеспечивает не только связь между пользователями – работниками организации, но и возможность взаимодействия между пользователями и информационными системами путем направления пользователям сообщений, содержащих ссылки, выполняющие активные действия в информационных системах;

портал – сайт в корпоративной информационной сети, предоставляющий возможность единого унифицированного доступа к различным его сервисам, в том числе и к перечисленным ранее.

Функционал СЭД/ЕСМ-систем в организации

Если рассмотреть в общем задачи, решаемые современной системой электронного документооборота, то в них входит поддержка любой документоориентированной деятельности организации, а поскольку документ – совокупность зафиксированной информации, поддающейся идентификации, то "полномочия" СЭД/ЕСМ-систем становятся очень широкими. Они включают в себя поддержку различных моделей управления, используемых в организации:

директивный менеджмент (распорядительная документация и контроль исполнения поручений), регулярный менеджмент (нормативная документация), процессный менеджмент (WorkFlow и управление произвольными и типовыми документоориентированными процессами предприятия).

Информационная среда организации

Рис. 2. Информационная среда организации

Кроме того, СЭД/ECM-системы зачастую отвечают за управление корпоративной эффективностью:

на основе оценки эффективности исполнения активностей, их агрегации и представления заинтересованным менеджерам панелей показателей эффективности отдельных процессов, работников, подразделений; а также достижение стратегических целей организации по различным направлениям.

Таким образом, именно функциональность систем электронного документооборота несет в себе задачи поддержки системы менеджмента компании, управления документами, записями и показателями.

Эта черта делает СЭД/ЕСМ-систему ведущей компонентой информационного пространства организации.

Важно знать! Вокруг СЭД-решения консолидируются остальные информационные ресурсы компании, в результате чего из совокупности разрозненных сервисов создается единая информационная структура, сервисы которой предназначены для обеспечения деятельности организации в полном объеме в части как основной, так и обеспечивающей деятельности.

Интеграция компонент системы

Создание эффективного корпоративного информационного пространства организации невозможно без интеграции ее компонент. Именно интеграция позволяет функционально связать две информационные системы, обеспечив возможность обмена между ними документами, данными, событиями и пр.

Таким образом воплощаются, к примеру, механизмы взаимодействия, реализованные между практически любой современной СЭД и учетной системой 1С (рис. 3).

Обмен документами через программный шлюз

Рис. 3. Обмен документами через программный шлюз

Что дает такое решение? Прежде всего, возможность для учетной системы выступать активным участником в автоматизированных workflow-процедурах. Рассмотрим возможность такой реализации для прикладного решения, автоматизирующего процесс движения заявки на закупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ) (рис. 4).

1. Работник создает в СЭД заявку на приобретение ТМЦ, сразу указывая расходную статью бюджета, подгружающуюся из казначейской системы.

В заявке он указывает тип и количество ТМЦ по каждой закупаемой позиции, обосновывает необходимость закупки и желаемый срок ее исполнения.

2. На основании введенных данных СЭД/ЕСМ-система высчитывает структуру согласования заявки, которая, к примеру, начнется с согласования с непосредственным начальником заявителя, а в случае, если по указанному счету происходит превышение расхода, согласование также происходит с руководителем направления деятельности.

3. К тому моменту, когда проект заявки попадает на согласование наследственному руководителю заявителя (вычисляется путем проведения логических операций над организационной структурой, введенной в ЕСМ-систему), последнему становятся доступны не только данные, введенные в заявку, но и дополнительные данные, к примеру показатели эффективности выполнения этой процедуры в целом либо позиционно, что позволяет провести корректировку заявки, допустим, разбиением ее на две с различными приоритетами исполнения.

4. В зависимости от непосредственных параметров проекта заявки к ее согласованию может быть подключен финансовый контролер либо другой специалист подразделения казначейства, в задачи которого входит урегулирование финансовой части заявки с особенностью бюджетного режима компании.

5. Далее проект заявки проходит согласование по цепочке, по вееру, либо комбинированно по заинтересованным должностным лицам организации.

При этом вне зависимости от модели согласования для некоторых работников требуются данные учетной системы, к примеру остатки средств по расчетным счетам, которые также загружаются в СЭД из учетной системы.

В случае успешного прохождения согласования проект заявки утверждается в автоматическом режиме либо выделенным руководителем, после чего приобретает распорядительную функцию и является основанием для создания задания на закупку.

6. В задание на закупку вносится информация из заявки в части ТМЦ, а также дополнительные сведения по исполнению поручения закупки в организации: критерии качества и срок исполнения.

7. Работник, выполняющий закупку, по факту ее проведения производит контроль поставки, после чего отчитывается в СЭД о том, что ТМЦ, заявленные к закупке, находятся на корпоративном складе и могут быть получены заявителем.

8. По факту получения уведомления заявитель получает заказанные ТМЦ, о чем ставит отметку в информационной системе, без которой система продолжит ему напоминать о необходимости выполнения регламентированного действия.

Сквозной процесс прохождения заявки на закупку ТМЦ

Рис. 4. Сквозной процесс прохождения заявки на закупку ТМЦ

Необходимо учитывать при этом, что выполнение каждой операции связано также с тем, что СЭД/ЕСМ-система занимается непрерывным сбором и обработкой показателей эффективности, на основании которых в дальнейшем будут вычислены данные по результативности подразделений и работников.

Рассмотрев процедуру закупки, произведенную посредством интеграции только СЭД с учетной системой, становится очевидным, что при более плотной интеграции корпоративных информационных систем вокруг системы электронного документооборота становится возможным получение значительного роста эффективности такой информационной структуры относительно разрозненных, неинтегрированных информационных систем.

Интеграционная шина

Однако разработка интеграционного шлюза между СЭД и каждой информационной системой является задачей высокозатратной, что снижает эффективность решения в целом.

Решением в этом случае является стандартизация видов документов, данных и событий, которыми могут обмениваться информационные системы, и обеспечение их полноценного взаимодействия с интеграционной шиной в целом, а не с конкретным шлюзом (рис. 5).

Документоориентированная интеграционная шина

Рис. 5. Документоориентированная интеграционная шина

Таким образом, в разрозненном состоянии информационные системы, составляющие корпоративное информационное пространство, представляют собой достаточно малоэффективное решение. Выше было показано, что интеграция (объединение этих систем в единую информационную структуру) максимально эффективно может быть произведена вокруг системы электронного документооборота (СЭД/ЕСМ) как инструмента автоматизированной поддержки системы управления компанией. При этом интеграция СЭД с отдельными информационными системами – компонентами информационного пространства является эффективной только при наличии очень небольшого количества таких информационных систем и практически исключает развитие модели в целом. Максимальную же эффективность от интеграции информационных систем со скачкообразным синергетическим ростом эффективности можно получить лишь при создании в информационном пространстве компании единой интеграционной шины, через которую системы класса ERP, ECM, CRM и др. смогут обмениваться документами, событиями и данными, обеспечивая тем самым единую, максимально эффективную структуру, через которую сервисы информационного пространства предоставляются компании, эксплуатирующей такое решение.

Словарь

Интеграционная шина – программное решение, средство взаимодействия различных информационных систем, позволяющее компонентам информационной среды организации взаимодействовать не напрямую, а опосредованно, тем самым обеспечивая универсальность и уменьшение затрат на интеграцию приложений.

Самой известной интеграционной шиной в нашей стране является СМЭВ – система межведомственного электронного взаимодействия, позволяющая запрашивать данные из различных информационных систем различных ведомств и обеспечивать работоспособность портала gosuslugi.ru в части предоставления государственных услуг гражданам и организациям в электронной форме.

Шлюз – программная система, обеспечивающая взаимодействие (обмен данными, документами, событиями) между двумя информационными системами организации.

Синергия – резкий, скачкообразный рост эффективности взаимодействия, существенно превышающий как отдельные эффекты каждого участника взаимодействия, так и их сумму.

Синергетический эффект – существенное возрастание эффективности деятельности в результате интеграции, объединения отдельных частей в единую систему.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх