Дайджест ИнтерТраст № 2

13.03.2014

CompanyMedia: новости разработки 

Во втором выпуске дайджеста «ИнтерТраст» мы открываем новую рубрику «CompanyMedia: новости разработки», в которой будем информировать вас о развитии программного продукта – новшествах и изменениях, которые расширяют функциональность системы, делают ее более технологичной и удобной для пользователей. 

В актуальную версию системы внесен ряд улучшений технологического характера, направленных на удобство администрирования, управления персональным рабочим местом пользователя  и повышение работоспособности системы. Технологические новшества коснулись работы с уведомлениями и персональными коллекциями документов, а также настроек обязательных реквизитов документа. 

Также выполнен ряд функциональных изменений: пользователям доступны новые возможности при работе с содержанием документов, со связанными документами, введены новые алгоритмы расширенного поиска. 

В основном доработки коснулись работы web-клиента CompanyMedia. 

Технологические улучшения 

Увеличенная скорость доставки уведомлений. Поступление новой задачи или резолюции, регистрация входящих и исходящих, начало и ход согласования договора или другого документа, отправка на ознакомление, поступление отчета об исполнении – эти и многие другие процессы отражаются в web-интерфейсе системы в разделе «Уведомления». Уведомления первоначально формируются на сервере CompanyMedia и затем автоматически рассылаются сотрудникам организации, принимающим участие в подготовке документов, решении бизнес-задач, обработке кейсов. В актуальной версии CompanyMedia срок доставки уведомлений значительно сокращен и находится в интервале от 10 секунд до 1 минуты.

Рис. 1. От момента старта процесса до появления в WEB-клиенте уведомления – не более 1 минуты.

Гибкие настройки хранения записей в персональных коллекциях документов. В основе подхода к организации рабочего места CompanyMedia – персональные коллекции контента, состоящие из индивидуального набора ссылок на документы, с которыми пользователь регулярно работает в рамках своей основной деятельности. В единой среде пользователь видит полный комплекс своих задач и связанных с ними документов, обновляемая подборка которых отражает состояние всех деловых активностей, в которых сотрудник принимает участие.

Ранее настройка времени хранения записей в персональных коллекциях осуществлялась администратором CompanyMedia без учета статусов уведомлений, задач или документов. Удаление этих объектов выполнялось без различий в типах.

В текущей версии системы реализована возможность настройки срока хранения записи в зависимости от типа и статуса объекта: 

• Для уведомлений: непрочитанных, прочитанных и находящихся в корзине
• Для задач:  необработанных, обработанных, завершенных и находящихся в корзине
• Для документов: последних открытых и последних сохраненных. 

Настройка реквизитов, обязательных для заполнения. В конфигурационном файле web-клиента можно указать, какие из реквизитов будут обязательными при «простом» сохранении нового документа. Например, поле «Тематика» для разных видов документов или поле «Тип договора» в регистрационно-контрольной карточке договора  и т.п. Указание некоторых реквизитов влияет на дальнейший ход работы с документом. Так, в зависимости от выбранного типа документа пользователю становится доступен тот или иной шаблон согласований.

Ранее обязательные к заполнению реквизиты не были выделены особым образом. В результате, если тип документа не был указан, существовала возможность ошибочного согласования по укороченному или «нулевому» варианту. Другой пример значимого реквизита – «Тематика». От того, как заполнено это поле, зависит выбор исполнителей, к которым поступит документ.

Теперь обязательные поля на форме отмечены «звездочкой», и если они останутся незаполненными, сохранить документ и отправить его в работу не удастся. Это существенно снижает возможность ошибок при работе с важными документами, такими, как договоры.

Повышение качества преобразования в pdf. На сервере системы может быть использован пакет LibreOffice 4, в котором качество формирования PDF-файлов из файлов MS Word значительно выше, чем в OpenOffice. В частности, без ошибок обрабатываются закладки и поля документов.

Новые версии плагинов. В CompanyMedia реализовано три вида плагинов, позволяющих решать следующие задачи:

• Добавление и редактирование файлов
• Присоединение скан-копий документов
• Формирование сводного файла из нескольких исходных (применяется для объединения виз, резолюций и т.п.). 

В актуальной версии CompanyMedia обеспечена возможность работы без установки новой версии плагинов. Это позволяет избежать массовой переустановки плагина в ходе эксплуатации системы, если новый функционал не востребован. При необходимости у пользователя есть возможность установить новую версию, вызвав окно «О системе». 

В новой версии плагина FileUploader добавлена возможность выбора нескольких файлов в диалоге добавления файлов (подробнее об этом нововведении – в разделе, посвященном функциональным доработкам).

Рис. 2. Пользователи получили возможность самостоятельно устанавливать обновленные версии плагинов CompanyMedia. 

Функциональные улучшения 

Расширенные возможности работы с содержанием. При добавлении файлов на вкладке «Содержание» в карточках документов появилась возможность выбрать и вложить сразу несколько файлов из диалога Проводника. Выбору осуществляется путем нажатия клавиши «CTRL» и кликом мышки по нужным файлам. При нажатии «открыть» выбранные файлы помещаются на кладку «Содержание». Ранее в системе было доступно только последовательное добавление отдельных файлов. Для работы данной функции необходима установка актуального плагина FileUploader . 

Рис 3. Добавление нескольких файлов к содержанию документа. 

Кроме того, появилась возможность распечатать текст содержания, внесенный именно как текст, а не как файл. В качестве примера можно привести служебные записки, которые зачастую не оформляются в виде отдельных файлов. Печать содержания осуществляется по кнопке в правой стороне плашки «текст». При этом в распечатанном документе внизу страницы будет добавлен идентификатор, позволяющий понять, что текст распечатан из системы. Ранее для выполнения этой операции требовалось скопировать текст из интерфейса системы в текстовый редактор и только затем распечатать. 

 

Рис. 4. Печать текста содержания доступна непосредственно из системы.

Единые шаблоны согласования для нескольких видов документов. Важным улучшением стала возможность применять один шаблон согласования для нескольких видов документов. Например, единый шаблон может применяться для служебных записок, докладных записка и заявлений. 

Рис. 5. Несколько документов – один шаблон согласования (на примере web-клиента). 

Для документов модуля «Договоры» возможно не только указать виды договора, но и выбрать, для каких объектов применять этот шаблон – только для договоров указанных видов, только для дополнительных соглашений, или для тех и для других. Нововведение позволяет избежать создания избыточных шаблонов для нескольких видов договоров в тех случаях, когда фактически применяется один и тот маршрут согласования и общий список согласующих.

Рис. 6. Единые шаблоны согласования для различных типов договоров (на примере Notes-клиента)

Прочие изменения 

Дополнительные параметры расширенного поиска. Для поиска резолюций и регистрационно-контрольных карточек добавлен параметр «Контролер», позволяющий отбирать документы и резолюции, которые контролируют выбранные пользователи. При поиске карточек обращений граждан пользователь может выбрать такие параметры, как «Улица», «Дом». 

Изменены правила предоставления доступа к связанным документам. Любой читатель документа получает доступ к связанным документам. Это распространяется и на тех, кто указан в реквизитах документа (в том числе, на замещающих), и на исполнителей резолюций, и на участников согласования/ознакомления всех уровней вложенности, а также на адресатов обсуждений по документу, резолюциям, отчетам, листам согласования и визам, листам ознакомления и ответам. Это дает пользователям возможность составить более полную картину работы с документом.

Новости CompanyMedia

06.03.2014
Мобильные решения CompanyMedia представлены на конференции в ЯНАО
Компания «ИнтерТраст» приняла участие в IV окружной методико-практической конференции «Система электронного документооборота как инструмент межведомственного регионального взаимодействия», прошедшей в городе Губкинский, ЯНАО. Гостям мероприятия были представлены мобильные рабочие места CompanyMedia, позволяющие эффективно работать с документами, используя планшеты iPad и Android.



28.02.2014
Интеграция CompanyMedia с универсальной электронной картой: новые возможности в области защиты информации
Компанией «ИнтерТраст» обеспечена возможность применения УЭК в качестве носителя ключа электронной подписи, применяемой в системе CompanyMedia.

Статьи и обзоры

18.02.2014
Современная СЭД: от работы с документами к управлению эффективностью

Делопроизводство, №1, 2014

Андрей Линев, генеральный директор компании «ИнтерТраст»: «Рынок СЭД разворачивается в направлении решения задач, характерных для управляющих всех уровней. Система электронного документооборота должна стать удобным сервисом, технологическим помощником для этой группы пользователей».

13.02.2014
Кейсы в документообороте

Современные технологии делопроизводства и документооборота, №2, 2014

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, рассказал о применении инструментов адаптивного кейс-менеджмента в документообороте, а также о принципах персонализации интерфейса и контента в современной СЭД.  

Анонсы мероприятий

Онлайн-семинар «Современная практика применения СЭД для организации заседаний в крупных компаниях»

Приглашаем вас принять участие в бесплатном онлайн-семинаре «Современная практика применения СЭД для организации заседаний в крупных компаниях», который состоится 24 апреля 2014 г. в 11.00 мск.

DOCFLOW 2014 – юбилейная конференция-выставка

20 мая в Москве пройдет юбилейная конференция-выставка DOCFLOW 2014. DOCFLOW отмечает в этом году 20 лет. Участники мероприятия узнают о том, как менялись запросы и стратегии компаний, какие проекты были реализованы за последний год и к чему следует готовиться разработчикам, чтобы соответствовать требованиям бизнеса и пользователей. 

CompanyMedia. Советы и приемы

Как добавить в «Избранное» сразу несколько документов

У пользователей нередко возникают задачи, требующие быстро создать подборку документов для дальнейшей работы с ними. Критерием выбора может быть тематика, тип документа, отправитель, конкретная дата или период времени, номер и т.п.  

В CompanyMedia 4 обеспечена возможность добавления сразу нескольких документов в «Избранное». Для этого нужно открыть раздел «Документы» в левой части интерфейса, выбрать тип документов, и, выделив один из них мышью, нажать клавишу «пробел». После этого слева от списка документов появится дополнительная панель, позволяющая отметить необходимые документы. Затем следует в панели инструментов выбрать «Другое», а в раскрывающемся списке – «Добавить в избранное».

По умолчанию в разделе «Избранное» предусмотрены две папки – «Документы в работе» и «Информационные материалы», однако пользователь может создать дополнительные вкладки по собственному усмотрению. В «Избранном» может храниться до 15 ссылок на документы.

Документы также можно добавить, используя панель расширенного поиска.

 Планирование в режиме drag-and-drop

В разделе «Календарь» можно не только запланировать дату выполнения одной или нескольких задач, но и быстро перенести намеченные сроки, если они по каким-то причинам сдвигаются. При этом нет необходимости планировать заново. Достаточно открыть раздел «Календарь» и выбрать дату – список запланированных на этот день активностей при этом появится справа от календарной сетки. Остается лишь выбрать и перенести задачу на другую дату с помощью мыши.