+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Новости / "Контроль исполнения поручений руководителей": новые возможности повышения эффективности управления
Новости

"Контроль исполнения поручений руководителей": новые возможности повышения эффективности управления

18.11.2008

Обсудить на форуме

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства CompanyMedia® всегда предоставляла развитые средства контроля исполнительской дисциплины. С появлением нового рабочего места "Контроль исполнения поручений руководителей" менеджеры любого уровня получили простую и удобную возможность непосредственно контролировать выполнение поставленных ими задач.

Спор о том, какой стиль управления - демократичный или директивный - эффективнее, академичен. Демократичный, предполагающий высокую самостоятельность менеджеров среднего и нижнего уровня, отсутствие системы контроля исполнения, считается прогрессивным и имеет свои преимущества. Он обеспечивает гибкость и высокую оперативность ведения бизнеса. Однако в условиях кризиса значение качества принимаемых решений, ответственности менеджеров, точность и своевременность исполнения поставленных задач многократно возрастает независимо от размера и отраслевой принадлежности компании. Организации, придерживающиеся в управлении принципа "если решение не задокументировано, его не существует", более устойчивы в период экономической нестабильности. При достижении определенной критической массы контролируемых задач данный принцип усиливается и перерождается в форму "управленческое решение не существует, если оно не оцифровано".

Традиционно системы электронного документооборота предоставляют функционал регистрации и контроля управленческих решений для поддержки директивного стиля управления. Система CompanyMedia® компании "ИнтерТраст" располагает развитым инструментарием создания, учета и контроля исполнения распоряжений, поручений, указаний, решений коллегиальных органов управления и других директивных акций в рамках деловой активности.

До сих пор наиболее популярным способом предоставления руководству информации о состоянии исполнительской дисциплины было формирование отчетов, подготавливаемых соответствующими службами. Это связано с тем, что любая система электронного документооборота требует определенных навыков работы с ней. А руководящий состав, как правило, не имеет достаточно времени и желания, чтобы освоить эти навыки и самостоятельно работать в системе. Получение информации в виде периодически формируемых отчетов часто приводит к потере актуальности предоставляемых данных и оперативности контроля. Кроме того, отчеты не могут содержать всей информации по интересующим руководителя вопросам, относящимся к тому или иному решению. Также хорошо известно, что непосредственное участие в процессе контроля руководителей заметно повышает ответственность подчиненных и дисциплину исполнения решений.

С целью облегчения доступа руководства к содержащейся в СЭД информации специалистами компании "ИнтерТраст" разработан новый тип рабочего места - "Контроль исполнения поручений руководителей" (сокращенно "КИПР"). Он позволяет руководителю нажатием одной кнопки в агрегированном виде получать информацию о всех контрольных поручениях, которые данный руководитель выдал своим подчиненным, подведомственным подразделениям и филиалам. Аналогичным образом руководитель осуществляет контроль адресованных ему поручений вышестоящего руководства. При этом он не только получает информацию о неисполненных и просроченных поручениях, но может просмотреть ход их исполнения, узнать текущее состояние вопроса, открыть любой связанный с поручением документ.

Руководитель высшего звена был обеспечен возможностью получать доступ к поручениям находящегося в его подчинении менеджмента, контролировать качество принимаемых решений и влиять таким образом на управленческий процесс.

"Мы всегда понимали, что каждой категории участников документооборота требуется свой набор средств и возможностей для работы с электронными документами. Обеспечение их своим удобным и понятным рабочим местом позволяет проще вовлечь в электронный документооборот весь персонал организации, что повышает эффективность ее деятельности. Обеспечение рабочих мест руководителей системой контроля исполнения поручений является органичным развитием этой идеи", - отмечает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по работе с корпоративными заказчиками.

КИПР – это:
  • гарантия высокой скорости получения актуальной информации;
  • удобный интерфейс, не требующий обучения;
  • возможность получения полноценной информации по вопросам, находящимся на контроле;
  • быстрая настройка рабочего места без необходимости установки специального ПО.

    "Возможность оперативного контроля деятельности подчиненных сотрудников и структур (филиалов, дочерних компаний и т.д.) — несомненное преимущество, которое неразумно не использовать в условиях кризиса и которое позволит выйти из него с новой культурой управления и, возможно, новыми моделями бизнеса", - выразил надежду Вадим Ипатов.

  •  
    Подписка на новости
    Ваш E-mail
    вернуться наверх