Вопросы повышения эффективности бизнеса за счет использования систем электронного документооборота (СЭД) обсудили на форуме компани "ИнтерТраст"
10 октября 2007 года в Москве прошел "Электронный документооборот. Управляйте документами в интересах Вашего бизнеса!", посвященный современным технологиям коллективной работы пользователей, автоматизации документационного обеспечения управления и бизнес-процессов.
Провела мероприятие компания "ИнтерТраст", более десяти лет разрабатывающая системы автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов, хорошо известные в нашей стране под торговыми марками CompanyMedia и OfficeMedia.
Практически с момента своего образования (1994 г.) она ежегодно проводит данный Форум, основной целью которого является знакомство посетителей с самыми современными технологиями автоматизации документационного обеспечения управления, а также предоставление возможности участникам мероприятия в неформальной обстановке пообщаться с коллегами и перенять их успешный опыт эксплуатации систем автоматизации.
Отличительными чертами Форума’2007, сменившего старое название на "Электронный документооборот. Управляйте документами в интересах Вашего бизнеса!" стали ориентация на более широкую аудиторию (не только ИТ-специалистов, занимающихся вопросами автоматизации, но и руководителей компаний, заинтересованных в повышении эффективности своего бизнеса, а также других специалистов, участвующих в документационном обеспечении управления и желающих повысить качество и продуктивность своей работы за счет использования современных СЭД); в связи с этим значительно более широкий круг докладов аналитического характера, посвященных российскому рынку СЭД.
Все представленные на Форуме доклады были прочитаны в рамках 3 секций (первая и третья - для руководителей компаний и сотрудников, участвующих в документообороте и реализации бизнес-процессов, вторая- большей частью для ИТ-специалистов):
"Экспертиза профессионалов" (на ней были прочитаны аналитические доклады о тенденциях и перспективах развития рынка систем электронного документооборота);
"Технологические платформы и базовые сервисы современного электронного документооборота" (посетители данной секции прослушали доклады, посвященные технологиям организации электронного документооборота и бизнес-процессов, коллективной работы пользователей, обеспечения юридической значимости данных процессов);
"Реализованные проекты и профессиональные консультации" (доклады о назначении и функционале систем электронного документооборота, практическом их применении, проблемах внедрения и эксплуатации, путях решения данных проблем).
В проведении первой секции активное участие приняли ведущие аналитики рынка документационного обеспечения управления: Сергей Афанасьев, исполнительный директор "Гильдии Управляющих документацией", Михаил Ларин, директор Всероссийского научно-исследовательского института делопроизводства и архивного дела, Андрей Колесов, заместитель главного редактора журнала "Byte/RE", обозреватель еженедельника "PC Week/RE", Владислав Боркус, генеральный директор "Исследовательско-консалтинговой группы КОННАСИ".
В частности, Сергей Афанасьев осветил проблемы стандартизации и добровольной сертификации программных продуктов и технологий электронного документооборота. Им было отмечено, что на фоне существования большого количества программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию делопроизводственных процессов (более 70), не существует национального стандарта, который бы формулировал требования к бумажному документообороту и автоматизированным системам и позволял доработать систему делопроизводства до полного ее соответствия потребностям государственной структуры, предприятия, банка.
Принят национальный стандарт на базе ISO 15489, который определяет только общие рамки существования делопроизводственных процессов и технологий. Вместе с тем единых национальных требований по формированию систем электронного документооборота пока нет. По мнению специалистов "Гильдии управляющих документацией", наиболее оптимальный выход из сложившейся ситуации – доработка и усовершенствование европейских "Типовых требований к автоматизированным системам электронного документооборота" (MoReq) и дальнейшее их введение в действие.
Андрей Колесов в докладе "Рынок управления документами: технологические и деловые аспекты развития" отметил, что в целом российские компании только сейчас переходят от решения с помощью систем электронного документооборота (СЭД) задач учета документов к собственно автоматизированной работе с документами: от управления реквизитами документа к управлению его содержанием, к процессам создания документов, поддержке коллективной работы пользователей, к интеграции СЭД с другими компонентами корпоративной информационной системы.
Опираясь на изучение зарубежного опыта и современных российских тенденций, он также озвучил некоторые перспективы дальнейшего развития рынка СЭД:
в ближайшие годы в общем случае будет преобладать смешанный вариант организации документооборота с использованием традиционных бумажных и электронных носителей информации;
будет наблюдаться ситуация, когда спрос на реализацию проектов создания СЭД будет опережать предложения;
на передовые позиции выйдут поставщики инфраструктурного программного обеспечения, такие как IBM и Microsoft.
Андрей Линев, генеральный директор компании "ИнтерТраст", в докладе "Анализ рынка систем электронного документооборота с точки зрения компании и разработчиков программного обеспечения" представил свое видение потребностей рынка СЭД, сформированное в результате анализа современного его состояния:
полноценное управление документами с поддержкой всего жизненного цикла информации;
доступ к информации в СЭД через браузеры, а также с различных мобильных устройств;
интеграция СЭД с ERP- (в первую очередь, HR и финансовыми модулями), CRM-, банковскими и бухгалтерскими (1С) системами, ПО кадрового учета, ABBYY, "Крипто-ПРО";
наличие бизнес-ориентированного Workflow-механизма в составе СЭД, обеспечивающего автоматизацию бизнес-процессов, связанных с реализацией базовых деловых миссий компаний.
Андрей Линев также обозначил изменения в требованиях рынка, которые можно ожидать в ближайшем будущем:
наличие в СЭД электронного архива, обеспечивающего управление интегрированными бумажно-электронными архивами предприятий;
обеспечение возможности практического применения в системах электронной цифровой подписи для обеспечения юридически значимого документооборота;
усиление аналитических (интеграция систем документационного обеспечения управления с различными аналитическими приложениями) и поисковых технологий в системах (KPI-ССП);
соответствие российским ("Электронная Россия") и международным стандартам (MoReq), особенно со стороны публичных компаний;
наличие нескольких типов рабочих мест (для руководителей, предметных специалистов).
Во второй секции выступили сотрудники компаний IBM, ИнтерТраст, Крипто-Про, НТЦ ИРМ. Специалисты корпорации IBM осветили функциональные возможности, направление применений и стратегию развития Lotus Domino/Notes, платформы, предоставляющей эффективные и гибкие инструменты коллективной работы с информацией, а также представили новую, восьмую, версию платформы.
Доклад Владимира Панова, главного технолога компании "ИнтерТраст", был посвящен реализованной в СЭД CompanyMedia технологии workflow, с помощью которой могут быть автоматизированы сложные маршруты движения документов.
Павел Смирнов, специалист компании "Крипто-Про", дал ответы на практические вопросы применения электронно-цифровой подписи и обеспечения ее юридической значимости.
Наибольший интерес для руководителей компаний, а также предметных специалистов (делопроизводителей, сотрудников канцелярий, юридических департаментов, финансистов, бизнес-аналитиков и всех тех, кто участвует в документообороте) представляла секция "Реализованные проекты и профессиональные консультации", в рамках которой выступили представители компаний, активно использующих системы электронного документооборота. Они смогли поделиться с участниками форума опытом эксплуатации систем автоматизации, рассказать о проблемах, с которыми пришлось столкнуться, и способах их преодоления, о методах оценки эффекта от внедрения СЭД, осветить практические вопросы организации электронного документооборота.
Так, Вероника Сопыева, ассистент президента "Heliopark Group", в своем выступлении поделилась методами оценки эффекта от внедрения систем электронного документооборота.
Юрий Кулаков, начальник управления документационного и информационного обеспечения аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, рассказал о внедрении СЭД CompanyMedia в органах исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа.
Анатолий Ушаков, начальник отдела внедрений департамента информационных технологий ЗАО "Трансмашхолдинг", осветил опыт реализации проекта создания СЭД в ТМХ.
Кроме того, практическую пользу представляли доклады специалистов компании-организатора: Ольги Подолиной, консультанта Центра консалтинговых услуг и внедрений ("Электронный документооборот и задача повышения эффективности управления для традиционного и альтернативного менеджмента", "Сбалансированная система показателей и система электронного документооборота"), Вадима Ипатова, заместителя директора Центра маркетинга и продаж ("Возможности электронного документооборота как инструмента управления"), Михаила Димитрогло, начальника Отдела защиты информации ("Обеспечение безопасности электронного документооборота"), Дениса Вдова, начальник Отдела внедрений ("Управление проектами внедрения ЭДО с точки зрения технологии и рисков").
"Изюминкой" мероприятия стал бизнес-тренинг, посвященный эффективной организации работы сотрудников компании, - "Ценность времени: основы грамотной организации рабочего дня".
На протяжении более десятка лет Форум является незаменимой информационной площадкой по обмену опытом и знаниями в области практического применения перспективных технологий по автоматизации делопроизводства и документооборота.
В этом году мероприятие посетили около 300 человек.