Автоматизация работы наблюдательных советов банков Группы ВТБ

Специалисты "ИнтерТраст" разработали для Группы ВТБ новую версию мобильного рабочего места CompanyMedia. Приложение применяется для дистанционной работы со значимым корпоративным контентом и автоматизации работы наблюдательных советов банков, входящих в группу. Мобильное приложение является частью комплексного решения, используемого для автоматизации бизнес-процессов, связанных с подготовкой, проведением и контролем исполнения решений коллегиальных органов финансовой организации.

Заказчик: Группа ВТБ
Исполнитель: Компания «ИнтерТраст»
Задача: Автоматизации бизнес-процессов, связанных с подготовкой, проведением и контролем исполнения решений наблюдательных советов.  
Программный продукт: система управления документами и задачами CompanyMedia
Число пользователей: более 80
Сроки реализации проекта: 2015 г.
Пресс-релиз и публикации по итогам проекта:

Задачи проекта

На заседаниях наблюдательных советов финансовых организаций, входящих в Группу ВТБ, принимаются решения, определяющие стратегию развития и приоритетные направления деятельности дочерних банков и Группы в целом, влияющие на их экономическую эффективность и конкурентоспособность. В состав Наблюдательных советов входят руководители высокого уровня, чья высокая занятость не всегда позволяет каждому из них лично участвовать в заседаниях. Большинство участников заседаний наблюдательных советов находятся в различных компаниях и нередко в разных государствах. Ситуация дополнительно усложняется необходимостью многоэтапного рассмотрения значительного объема документов. Подготовка и проведение заседаний Наблюдательных советов – сложные  управленческие активности, которые требуют системного подхода и применения эффективных ИТ-инструментов. В связи с этим руководством Группы ВТБ было принято решение автоматизировать процессы подготовки, проведения и контроля исполнения решений Наблюдательных советов банков, входящих в Группу.

Работы по проекту выполняла команда, в которую входили ИТ-специалисты Группы ВТБ и компании «ИнтерТраст». В основе внедренного ИТ-решения — система управления документами и задачами CompanyMedia, созданная компанией «ИнтерТраст» и эксплуатирующаяся в Группе ВТБ более 10 лет.

Решение

Бизнес-решение «CompanyMedia. Заседания Наблюдательного совета банка», созданное компанией «ИнтерТраст», обеспечивает комплексную автоматизацию подготовки, проведения и контроля исполнения решений, принимаемых в ходе заседаний высших коллегиальных органов финансовых организаций, входящих в Группу ВТБ. Решение ориентировано на широкий круг пользователей, в их числе: высшее руководство банков Группы, независимые директора, руководители подразделений и филиалов, корпоративные секретари и помощники руководителей, а также сотрудники, принимающие участие в подготовке материалов заседаний. Одна из ключевых особенностей решения – возможность дистанционного участия в работе заседаний Наблюдательного совета с применением планшетных устройств.

Интерфейсы системы

• Наличие web-интерфейса с расширенным функционалом
• Мобильное приложение для планшетных устройств, ориентированное на потребности руководителей высшего звена
• Полная синхронизация данных сервера CompanyMedia c браузерным и мобильным клиентами решения
• Возможность рассмотрения вопросов, согласования материалов и голосования с применением web-интерфейса или мобильного приложения
• Просмотр статистики исполнительской дисциплины по выданным поручениям в мобильном клиенте или web-интерфейсе.

Три режима работы

• Централизованный режим.Всю работу по информационному наполнению заседаний выполняет корпоративный секретарь в однопользовательском режиме: формирует повестку заседания, создает вопросы к ней, вносит в систему дополнительные информационные материалы по вопросу, а также проекты решений и приложения к ним, полученные от докладчиков по электронной почте. После проведения заседания секретарь готовит протокол и рассылает его членам коллегиального органа.
• Многопользовательский режим.Секретарь формирует повестку заседания, создает вопросы к ней и уведомляет ответственных за подготовку о назначении их ответственными за подготовку вопроса. В этом случае проекты решений и другие материалы по вопросам заседания готовят в системе непосредственно докладчики или назначенные ими ответственные сотрудники, секретарь выполняет контрольную функцию.
• Инициативный режим. Вопросы формулируют и предлагают для включения в повестку непосредственные члены коллегиального органа — в зависимости от возникшей потребности. Секретарь может включить вопрос в повестку или отказать во включении с указанием причины. Этот режим может использоваться для подготовки заседаний, для которых не утверждается план вопросов на период, либо если возник внеплановый вопрос, который требует более срочного принятия решения, чем в следующий плановый период. Инициативный режим работы может комбинироваться с централизованным и многопользовательским.

При любом режиме работы может осуществляться синхронизация данных решения с мобильным приложением. В частности, после утверждения повестки она поступает на мобильные рабочие места постоянных членов коллегиального органа вместе с проектами решений по вопросам. После регистрации протокола, этот документ также пересылается на мобильные рабочие места участников заседания.

Результаты проекта

По итогам проекта была проведена сквозная автоматизация работы Наблюдательных советов банков, входящих в Группу ВТБ. Были автоматизированы следующие процессы:

• Формирование проекта повестки дня;
• Подготовка вопросов к заседанию (материалов по вопросам, проектов решений и приложений к ним);
• Утверждение повестки заседания;
• Рассылка документов к заседанию и повестки дня участникам заседания;
• Проведение заседания в очной или заочной форме;
• Подготовка и согласование протокола заседания;
• Подписание и регистрация протокола;
• Рассылка протокола участникам заседания;
• Выдача поручений и контроль исполнения решений, принятых по итогам заседания.

Внедренное решение обеспечивает:

• Дистанционное участие в работе заседаний Наблюдательных советов;
• Оперативность получения информации о планируемых заседаниях (в том числе на мобильные устройства);
• Ускорение поиска документов, относящихся к заседанию;
• Сокращение длительности подготовки и согласования повестки, материалов заседания и протокола;
• Возможность подготовки материалов и вопросов заседания специалистами головной организации, сотрудниками филиалов, дочерних организаций;
• Упорядочивание регистрации протоколов совещаний в организации;
• Оптимизация процесса выдачи и контроля исполнения поручений;
• Контроль исполнения решений заседания по срокам и исполнителям;
• Отчетность по планируемым и проведенным совещаниям;
• Возможность применения электронной подписи.

Большинство участников заседаний наблюдательных советов находятся в различных компаниях и нередко в разных государствах. Мобильное рабочее место CompanyMedia позволяет оптимизировать процессы подготовки и проведения заседаний на всех этапах — от формирования повестки и ознакомления с материалами до голосования и контроля исполнения принятых решений.