Эффективные закупки. Банк ВТБ автоматизировал закупочную деятельность с помощью СЭД CompanyMedia

Банк ВТБ запустил в промышленную эксплуатацию решение, позволившее оптимизировать процессы подготовки и оформления документов, необходимых для проведения процедуры закупок. Разработанная специалистами компании "ИнтерТраст" система получила название "СДО-Закупки" ("Система документационного обеспечения – Закупки"). В основе внедренного решения — четвертая версия СЭД CompanyMedia.

Заказчик: Банк ВТБ
Исполнитель: Компания «ИнтерТраст»
Задача: Автоматизация закупочной деятельности Банка ВТБ (в соответствии с ФЗ-223)
Программный продукт: система управления документами и задачами CompanyMedia
Число пользователей: 984
Сроки реализации проекта: 2015-2016 гг.
Пресс-релиз и публикации по итогам проекта:

Задачи проекта

В 2015 в Банке ВТБ возникла задача обеспечить соответствие внутренних бизнес-процессов требованиям федерального закона № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Одним из таких требований является информационная открытость закупок, проводимых компаниями с долей государственного участия 50% и более. В рамках проекта предстояло следующие процессы в сфере закупок:

• создание и утверждение проектов заявок подразделений и департаментов Банка ВТБ на закупки на основе данных, содержащихся в системах бюджетирования и планирования;
• создание и утверждение проектов заявок на внеплановые закупки;
• подготовка закупок на основании утвержденных заявок;
• согласование и утверждение закупочной документации;
• публикация закупочной документации на торговой площадке и других интернет-ресурсах;
• внесение в систему данных о результатах заседаний Комиссии по закупкам Банка ВТБ;
• публикация результатов заседаний комиссии по закупкам на торговой площадке;
• ввод и хранение данных о контрагентах – участниках процедуры закупки;
• ввод и хранение данных о победителях процедуры закупки;
• подготовка проектов договоров с контрагентами по результатам закупки.

Работы по проекту выполняла команда, в которую входили ИТ-специалисты Банка ВТБ и компании «ИнтерТраст». В основе внедренного ИТ-решения — система управления документами и задачами CompanyMedia, созданная компанией «ИнтерТраст» и эксплуатирующаяся в Банке ВТБ более 10 лет.

Решение

Бизнес-решение «СДО-Закупки» («Система документационного обеспечения – Закупки»), внедренное в Банке ВТБ, позволяет автоматизировать  процессы подготовки и оформления документов, необходимых для проведения процедуры закупок.

В состав решения входит специализированный модуль, с помощью которого автоматизирована работа Комиссии по закупкам. Участникам комиссии обеспечена возможность дистанционного участия в ее работе с применением планшетных устройств.

Бизнес-решение обладает широкими интеграционными возможностями. В частности, реализован обмен данными с системами планирования и бюджетирования, применяемыми в Банке ВТБ. Возможно автоматическое формирование заявок в «СДО-Закупки» на основе годового плана, формируемого в системе бюджетирования. Из закупочного решения в систему бюджетирования выгружаются данные о договорах, заключенных по результатам завершенных закупочных процедур.

Реализовано двустороннее взаимодействие между «СДО-Закупки» и электронными торговыми площадками. Автоматизирована не только публикация закупочной документации сведений на торговых площадках, но и передача заявок поставщиков в закупочную систему в тех случаях, когда торги проводятся в электронной форме.

Результаты проекта

Решение «СДО-Закупки», разработанное специалистами «ИнтерТраст», применяется для сквозной автоматизации всех этапов закупочной деятельности Банка ВТБ, включая сбор и согласование заявок внутри банка, формирование и публикацию пакетов закупочной документации,  осуществление процедуры закупок, выбор контрагентов и подготовку проектов договоров с поставщиками. На настоящий момент с решением «СДО-Зукупки» работают 984 пользователя, непосредственно участвующих в закупочной деятельности, а в процессах подачи заявок и согласования различных документов по закупкам могут участвовать все участники электронного документооборота — свыше 22 000 пользователей.

Внедрение «СДО-Закупки» позволило достичь нескольких основных целей:

• обеспечить соответствие действующему законодательству (№223-ФЗ)
• перейти к электронному документообороту в области закупок
• обеспечить юридически значимый внутренний электронный документооборот с применением электронной подписи
• оптимизировать бизнес-процессы, сопровождающих закупочную деятельность
• сократить сроки создания и согласования документации, сопровождающей закупочную деятельность
• добиться экономии времени для всех категорий пользователей — специалистов финансового и юридического департаментов, бухгалтерии, службы безопасности и других подразделений, участвующих в закупочной деятельности
• оптимизировать работу Комиссии по закупкам Банка ВТБ
• обеспечить контроль и анализ эффективности закупок — финансовых показателей и исполнительской дисциплины.

Мнение заказчика

Кристина Землянская, эксперт отдела организации закупок Управления анализа и контроля затрат Финансового департамента Банка ВТБ  «Соответствие действующему законодательству было главной, но не единственной задачей, которую необходимо было решить в ходе проекта. Благодаря внедренному решению нам удалось перейти к электронному документообороту в области закупок, оптимизировать весь бизнес-процесс. На бумажных носителях остались только договоры с контрагентами, а весь внутренний документооборот ведется в системе с применением электронной подписи. Это существенно экономит время всех категорий пользователей — специалистов финансового и юридического департаментов, центральной бухгалтерии банка, службы безопасности и других подразделений, участвующих в закупочной деятельности. Значительно упростилась работа Комиссии по закупкам. На заседаниях комиссии еженедельно рассматриваются от 20 до 100 вопросов, связанных с закупочной деятельностью. В нее входят руководители высокого уровня, чья высокая занятость не всегда позволяет каждому из них лично участвовать в заседаниях. Им обеспечена возможность мобильной работы с документами и голосования по вопросам заседаний с помощью планшетов iPad. По итогам проекта удалось сократить среднее время проведения заседания комиссии более чем на 50% — с 4 часов до 1 - 1,5 часов».

Дальнейшее развитие решения

Планируется  развивать внедренное решение по нескольким направлениям:

• дальнейшее развитие и расширение интеграции с электронной площадкой – автоматизация ведения реестра договоров, публикации закупок из плана закупок и др.
• дальнейшее развитие аналитических инструментов – создание полноценного BI-инструмента.
• завершение масштабирования на региональную сеть Банка ВТБ
• тиражирование системы на Группу ВТБ – амбициозная задача на среднесрочную перспективу.