+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Истории успеха / Полностью безбумажный внутренний документооборот в Международном московском банке.
Истории успеха

Полностью безбумажный внутренний документооборот в Международном московском банке.

Система Система электронного документооборота CompanyMedia (разработчик - ЗАО «Компания «ИнтерТраст») Платформа Lotus Notes/Domino (IBM) Заказчик: Международный московский банк (ММБ)

Международный московский банк принадлежит к числу самых крупных и высокотехнологичных финансовых учреждений страны, обладает развитой и постоянно расширяющейся филиальной и региональной сетью и является одним из лидеров в области оказания финансовых услуг. Это российский коммерческий банк с международным участием, специализирующийся на обслуживании корпоративных и частных клиентов, корпоративном финансировании и казначейских операциях. ММБ первым среди российских банков начал операции на международных финансовых рынках, установил контакты с зарубежными государственными агентами гарантирования экспортных кредитов и международными финансовыми организациями.

Задача

Рационально построенный документооборот образует замкнутый цикл и обеспечивает бесперебойный обмен информацией, ее архивацию и возможность полнофункциональной поисково-справочной работы. При хаотичном же документообороте наблюдаются разрывы технологических цепочек, что ведет к различным проблемам, в том числе к систематическим потерям документов.

В определенный момент руководство банка пришло к пониманию того, что необходимо внедрение системы электронного документооборота (СЭД), с целью обеспечения бесперебойного обмена информацией и легкого доступа к ней, создания системы обратной связи и контроля исполнения документов и поручений по ним.

Решение

Когда решение о переходе на электронный документооборот было принято, специалисты банка сформулировали перечень необходимых требований к программному обеспечению:

После анализа предлагаемых рынком программных продуктов ММБ остановил свой выбор на системе электронного документооборота, разработанной компанией «ИнтерТраст». Выбор данного программного комплекса объясняется целым рядом причин:

Развитие проекта:

В связи с масштабностью и инновационным характером проекта внедрению системы в промышленную эксплуатацию предшествовала большая организационная и подготовительная работа, которая осуществлялась всеми участниками СЭД без отрыва от основных обязанностей. Внедрение СЭД проходило поэтапно и осуществлялось Управлением документационного обеспечения банка (планирование процесса, технологическое администрирование) при технической поддержке и системном администрировании со стороны Управления информационных технологий. С целью внедрения СЭД CompanyMedia в ММБ и ее адаптации к условиям и требованиям банка была создана проектная (рабочая) группа, в которую вошли как специалисты ММБ, так и сотрудники ИнтерТраст. Рабочая группа составила план внедрения проекта, включающий все технологические, технические и организационные этапы, и разработала нормативную базу, обеспечивающую внедрение проекта.

Одновременно с этим административной группой совместно с руководителями задействованных в проекте подразделений была проведена значительная организационная работа:

С 2000 года, когда было начато тестирование базовой версии CompanyMedia, рабочей группой ММБ совместно с ИнтерТраст в систему было внесено более двухсот доработок, адаптирующих ее к условиям банка. Эта работа продолжается и будет вестись на постоянной основе. Стоит отметить, что при выборе системы невозможно найти такую, которая сразу может решить все проблемы в организации. Любую из них необходимо адаптировать к условиям конкретного документооборота и требованиям фирмы. Поэтому возможность гибкой настройки и расширения функциональности, которой обладала CompanyMedia, также определила выбор в ее пользу.

Одновременно с работой по внедрению СЭД велись анализ и корректировка путей движения бумажных документов, оптимизация технологических цепочек. После сообщения руководителей подразделений, филиалов и региональных представительств ММБ о готовности к работе в CompanyMedia был издан приказ о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию в банке и всей его филиальной сети (более 50 подразделений, 12 региональных филиалов и представительств) 1 декабря 2003 г.

Результат

По оценкам экспертов, Международный московский банк первым среди российских банков перешел в 2003 на полнофункциональный внутренний электронный документооборот, что позволило решить такие задачи, как:

Реализация данного проекта позволила организовать бесперебойный обмен информацией, обеспечила возможность полнотекстового поиска информации, что помогает каждому сотруднику оперативно получать необходимую информацию, повысила эффективность работы головного офиса в режиме реального времени с удаленными офисами и другими подразделениями и структурами, что особенно актуально для ММБ, имеющего значительную филиальную и региональную сеть.

СЭД как принципиально новый инструмент работы с документами улучшил контроль исполнения документов и, как следствие, уровень исполнительской дисциплины. Сейчас согласование и принятие решений исчисляются минутами, а не часами, что обеспечивает более оперативное обслуживание клиентов.

Любовь Татузова, начальник управления документационного обеспечения ММБ, отмечает: «В настоящий момент ММБ полностью перешел на безбумажный внутренний документооборот, включающий все варианты работы с документами в режиме реального времени независимо от удаленности рабочего места (подготовка проекта документа, электронное согласование, подписание, регистрация, автоматическая доставка с уведомлением адресата, наложение резолюций, контроль исполнения). Сегодня система установлена как в главном офисе и отделениях банка в г. Москве, так и во всех его филиалах и представительствах в других городах, что, благодаря осуществлению работы в режиме «онлайн», позволило минимизировать временные затраты.

Сегодня невозможно представить рабочее место сотрудника банка без CompanyMedia. Более того, человек, который по какой-либо причине решит игнорировать СЭД и отказаться от работы в ней, сразу же будет выключен из целого ряда процессов и просто не сможет полноценно выполнять свои обязанности.

Сейчас мы можем констатировать факт успешного внедрения системы электронного документооборота в банке. В настоящий момент в СЭД работает около 2000 работников банка, CompanyMedia входит в пакет обязательного программного обеспечения каждого рабочего места».

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх