+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Истории успеха / Автоматизация группы компаний "Корстон"
Истории успеха

Автоматизация группы компаний "Корстон"

Роль документов в качестве носителей информации в современных организациях очень велика. Они выступают универсальным инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, организацией, ее клиентами и партнерами. От эффективности документооборота во многом зависит успешная деятельность всей компании

В процессе работы с документами задействованы большинство сотрудников – от рядовых исполнителей до руководителей. Непосредственное участие в документообороте принимают секретари и работники служб документационного обеспечения управления, которые выполняют ответственную задачу – ведение делопроизводства организации.

Для повышения качества работы с документами компании все чаще используют специальное программное обеспечение – системы электронного документооборота (СЭД). Они позволяют автоматизировать традиционное делопроизводство, устранить случаи потери документов, увеличить скорость обмена информацией, сократить непроизводственные затраты и затраты на приобретение расходных материалов.

Когда же возникает необходимость в автоматизации документооборота и делопроизводства? Как правильно выбрать систему? Опытом решения этих и многих других вопросов делится Светлана Сергеевна Дрижова, ведущий консультант отдела автоматизации документооборота группы компаний "Корстон".

Когда возникает необходимость в автоматизации документооборота и делопроизводства?

Зачастую решение об автоматизации принимается на этапе активного развития бизнеса, когда объем бумажных документов возрастает и достигает определенной критической величины, а операции, связанные с их обработкой и доставкой, замедляют работу организации. Затрудняется поиск нужной информации для принятия решений и их исполнения. Неизбежными становятся потери и повторное создание документов. Все эти факторы приводят к снижению эффективности процессов управления и деятельности организации в целом.

В группе компаний "Корстон" необходимость автоматизации делопроизводства возникла в 2003 г., когда активное развитие предприятия, открытие новых филиалов в других городах потребовали ускорения процессов подготовки документов и четкости выполнения принятых решений.

Как выбрать систему?

Выбирая систему, мы обращали внимание на наличие в программных решениях таких свойств, как:

Проанализировав рынок информационных технологий и изучив функциональные возможности различных СЭД, представленных на российском рынке, мы приняли решение о внедрении системы электронного документооборота CompanyMedia, разработанной компанией "ИнтерТраст".

Выбор определили следующие преимущества системы:

При выборе системы сыграло свою роль и то обстоятельство, что она совершенствовалась в течение многих лет (выходили ее новые версии, учитывающие потребности пользователей) и завоевала доверие и популярность на рынке, что подтверждается ее успешным внедрением во многих предприятиях и организациях.

Что дальше?

Выбрав систему и подписав договор с поставщиком, мы прежде всего изучили существующие на предприятии процессы ведения делопроизводства. Это позволило описать реальное положение дел, и в результате для каждого вида документа был определен его жизненный цикл. В соответствии с данными этой экспертизы и была настроена система электронного документооборота.

В ходе внедрения и во время опытной эксплуатации проводилась модернизация системы с учетом потребностей компании. Специалисты "ИнтерТраст" специально для нашей организации разработали собственные входящие в систему подсистемы, обеспечивающие жизненно важные бизнес-процессы (например, выполнение платежей со всей цепочкой их согласования). После опытного запуска была начата и успешно продолжается промышленная эксплуатация системы.

Каковы же результаты?

Внедрение системы электронного документооборота позволило перейти на качественно новый уровень организации документационного обеспечения управления.

При помощи системы электронного документооборота в компании осуществляются:

На сегодняшний день СЭД успешно эксплуатируется в головном офисе компании и некоторых ее филиалах. С системой работают более 500 человек: руководители, юристы, бухгалтеры, менеджеры и, конечно же, секретари и специалисты служб ДОУ.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх