+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Истории успеха / Cоздание дружественного отношения будущего персонала к новой системе — это один из ключевых факторов успеха внедренческих работ!
Истории успеха

Cоздание дружественного отношения будущего персонала к новой системе — это один из ключевых факторов успеха внедренческих работ!

Берёзовская ГРЭС-1ОАО «Берёзовская ГРЭС-1» одна из первых крупнейших компаний Красноярского края перешла на работу с электронными версиями документов, внедрив в 2003 году систему электронного документооборота CompanyMedia (разработчик – московская компания «ИнтерТраст»).

Основные работы по внедрению системы и вводу ее в промышленную эксплуатацию были проведены специалистами ООО «НТЦ «ИнтерБИТ» в 2003 – 2004 годах.

Поскольку внедрение систем подобного класса накладывает на сотрудников компании-заказчика дополнительную нагрузку (помимо выполнения должностных обязанностей им необходимо осваивать новый программный продукт и новые технологии взаимодействия), компания-исполнитель организовала выполнение работ таким образом, чтобы будущие пользователи CompanyMedia смогли привыкать к ней постепенно.

Так, на этапе обследования документационного обеспечения управления ОАО «Берёзовская ГРЭС-1» специалистами ИнтерБИТ были выявлены ключевые сотрудники, интенсивная работа с которыми могла бы существенно облегчить освоение системы остальным.

Александр Илюшенко, отмечает: «Одной из недекларируемых в рамках официальных документов задач для нас как специалистов по внедрению была задача непрерывного «ограмотнения» будущего персонала системы. Прежде всего, в каждой выполняемой нами работе обязательно участвовал представитель заказчика. Его задача заключалась не только в содействии нам, но и в понимании того, что и зачем мы делаем. Также каждая наша работа сопровождалась подробным отчётом о выполнении работ, в котором указывалось, что фактические сделано, какие фактические результаты получены. Составляя эти отчёты, мы помогали персоналу понять ключевые места в работе как отдельных модулей, так и всей системы. Мы старались подробно объяснить персоналу решение всех проблем, с которыми они сталкивались в процессе эксплуатации системы. Оценивая сейчас процесс внедрения, мы можем сказать, что создание дружественного отношения будущего персонала к новой системе — это один из ключевых факторов успеха внедренческих работ».

В целом, структура внедренческих работ включала: работы по установке и настройке программного обеспечения (платформа IBM Lotus Domino/Notes и разработанная на ней система CompanyMedia); обучение сотрудников работе с типовыми функциями системы; разработка и реализация методик делопроизводства и документооборота в рамках системы; контроль качества выполняемых работ и получаемых результатов.

Устоявшаяся типизация документооборота по видам документов (входящие, исходящие, внутренние и т.д.) определила общий ход внедрения. Первым было решено автоматизировать работу со входящими документами. Потом, основываясь на полученных результатах, планировалось автоматизировать работу с внутренними и организационно-распорядительными документами. Последней была автоматизация работы с исходящими документами.

В конце 2005 года специалисты ИнтерБИТ, не останавливая работу сотрудников компании-заказчика с системой, выполнили обновление программного обеспечения Lotus Notes/Domino и CompanyMedia.

В настоящий момент в системе работает практически весь аппарат управления предприятия (около 100 человек): полностью в электронном виде сотрудниками выполняются процессы подготовки и согласования управленческих документов, контроля исполнительской дисциплины, публикации приказов и распоряжений.

Реализация решения и полученный эффект оказались столь значительными, что после вхождения ОАО «Берёзовская ГРЭС-1» в состав Оптовой генерирующей компании №4 в 2005 году было решено продолжить эксплуатацию CompanyMedia.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх