+7 (495) 956-79-28

Заседания

Бизнес-решение «CompanyMedia. Заседания», созданное компанией «ИнтерТраст», предназначено для комплексной автоматизации подготовки, проведения и контроля исполнения решений, принимаемых в ходе заседаний. Решение ориентировано на широкий круг пользователей, в их числе: высшее руководство организации, независимые директора, руководители подразделений и филиалов, корпоративные секретари и помощники руководителей, а также сотрудники, принимающие участие в подготовке материалов заседаний. Одна из ключевых особенностей решения – возможность дистанционного участия в работе заседаний с применением планшетных устройств.

Характерные особенности решения «CompanyMedia. Заседания»

  • Системный подход к работе разных групп пользователей
  • Интегрированность в бизнес-процессы организации, поддерживаемые COMPANYMEDIA, использование единых сервисов с СЭД (согласование, ознакомление, ход исполнения, уведомления)
  • Комплексный подход к автоматизации процесса (все этапы жизненного цикла).
    • Функциональная поддержка всех этапов процесса: от подготовки до исполнения решений.
    • Обеспечение работы всех участников процесса: от секретаря до исполнителей поручений (вплоть до конечного исполнителя).
    • Наличие разных типов рабочих мест в зависимости от роли участника, его задач и местонахождения.
    • Обеспечение работы руководителя в режиме «с помощником».
    • Подтверждение ЭП всех значимых действий пользователя:  согласование документов, утверждение повестки, выдача поручений и пр.
  • Соответствие решения высоким требованиям к информационной безопасности

Основные возможности решения

Сквозная автоматизация на всех этапах

Интерфейсы системы

   
  • Формирование проекта повестки заседания
  • Подготовка вопросов к заседанию (материалов по вопросам, проектов решений и приложений к ним)
  • Утверждение повестки заседания
  • Рассылка документов к заседанию и повестки дня участникам заседания
  • Проведение заседания в очной или заочной форме
  • Проведение голосований по вопросам заседания, как в очной, так и заочной форме с планшета
  • Подготовка и согласование протокола заседания
  • Подписание и регистрация протокола
  • Рассылка протокола участникам заседания
  • Выдача поручений и контроль исполнения решений, принятых по итогам заседания.
  • Наличие web-интерфейса с расширенным функционалом
  • Мобильное приложение для планшетных устройств
  • Полная синхронизация данных сервера CompanyMedia c браузерным и мобильным клиентами решения
  • Возможность рассмотрения вопросов, согласования материалов и голосования с применением web-интерфейса или мобильного приложения
  • Просмотр статистики исполнительской дисциплины по выданным поручениям в мобильном клиенте или web-интерфейсе.

Решение поддерживает три режима работы

  • Централизованный режим. Всю работу по информационному наполнению заседаний выполняет секретарь в однопользовательском режиме: формирует повестку заседания, создает вопросы к ней, вносит в систему дополнительные информационные материалы по вопросу, а также проекты решений и приложения к ним, полученные от докладчиков по электронной почте. После проведения заседания секретарь готовит протокол и рассылает его участникам заседания. 
  • Многопользовательский режим. Секретарь формирует повестку заседания, создает вопросы к ней и уведомляет ответственных за подготовку о назначении их ответственными за подготовку вопроса. В этом случае проекты решений и другие материалы по вопросам заседания готовят в системе непосредственно докладчики или назначенные ими ответственные сотрудники, секретарь выполняет контрольную функцию.
  • Инициативный режим. Вопросы формулируют и предлагают для включения в повестку непосредственные руководители — в зависимости от возникшей потребности. Секретарь может включить вопрос в повестку или отказать во включении с указанием причины. Этот режим может использоваться для подготовки заседаний, для которых не утверждается план вопросов на период, либо если возник внеплановый вопрос, который требует более срочного принятия решения, чем в следующий плановый период. Инициативный режим работы может комбинироваться с централизованным и многопользовательским.

При любом режиме работы может осуществляться синхронизация данных решения с мобильным приложением. В частности, после утверждения повестки она поступает на мобильные рабочие места участников заседания вместе с проектами решений по вопросам. После регистрации протокола, этот документ также пересылается на мобильные рабочие места участников заседания.

Преимущества решения

Бизнес-решение «CompanyMedia. Заседания» обеспечивает ряд преимуществ:

  • Дистанционное участие в работе заседаниях
  • Оперативность получения информации о планируемых заседаниях (в том числе на мобильные устройства)
  • Ускорение поиска документов, относящихся к заседанию
  • Сокращение длительности подготовки и согласования повестки, материалов заседания и протоколаВозможность подготовки материалов и вопросов заседания специалистами головной организации, сотрудниками филиалов, дочерних организаций
  • Упорядочивание регистрации протоколов совещаний в организации
  • Оптимизация процесса выдачи и контроля исполнения поручений
  • Контроль исполнения решений заседания по срокам и исполнителям
  • Отчетность по планируемым и проведенным совещаниям
  • Возможность применения электронной подписи


← Назад в раздел