Документационное обеспечение управления

Модуль «CompanyMedia-Делопроизводство» предназначен для решения такой задачи, как автомати¬зация документооборота в территориально-распределенных организациях, технология делопроизводства которых предполагает централизованное от¬слеживание движения документов в режиме реального времени. Модуль сохраняет все традиции и нормы делопроизводства, утвержденные нормами и требова¬ниями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

«CompanyMedia-Делопроизводство» обеспечивает автоматизацию следующих функций:

• фиксирование всех реквизитов документов в соответствии с действующими стандартами и требованиями заказчика;
• распределенное (на местах) внесение поручений и резолюций;
• контроль исполнения документа в целом, отдельных поручений и отдельных исполнителей;
• фиксирование передачи бумажных экземпляров и копий;
• ручная и автоматизированная установка связей между документами с указанием типов связей, информации о документе и необходимого комментария;
• автоматическое формирование дел при отнесении документов к номенклатурным делам;
• использование сканера для получения графических образов документов и файлов с распознанными текстами;
• поиск по набору реквизитов или по контексту;
• построение отчетов по найденным или выделенным документам в соответствии с шаблоном отчета;
• заверение содержания документов, поручений и отчетов об исполнении с помощью ЭП;
• возможность учета всей (в том числе нерегистрируемой) входящей корреспонденции;
• поддержка работы с сопроводительными письмами.

Инструменты автоматизации

Комплексная автоматизация документооборота осуществляется за счет функциональных подсистем модуля «CompanyMedia-Делопроизводство»:

• Входящие документы;
• Исходящие документы;
• Внутренние документы;
• Организационно-распорядительные документы.

Каждая из подсистем может состоять из множества комплектов баз данных, позволяющих вести раздельное хранение документов по временному принципу (по годам), по отношению к вопросу, по степени конфиденциальности и т.п.

При работе с системой пользователям доступны унифицированные сервисы:

• Уведомления
  

Пользователь получает уведомления о появлении новых документов, об изменениях в документах, имеющих к нему отношение, и о касающихся его событиях в системе (например, об окончании процесса согласования, о приближении контрольного срока исполнения резолюции, о появлении отчета по резолюции и т.д.).
Уведомления отображаются в интерфейсе рабочего места в отдельной закладке. Каждое уведомление содержит ссылку на электронный документ с набором сведений о нем и атрибутами для сортировки и поиска. Пройдя по ссылке, можно сразу начать работу с документом.

• Ознакомление
  

Сервис предназначен для автоматизации процесса формального ознакомления сотрудников организации с документами. Инициатор процесса создает лист ознакомления из шаблона или выбирает участников из списка. После того, как электронный документ отправлен на ознакомление, каждый из его адресатов получает соответствующее уведомление. Участник процесса может оставить в листе ознакомления комментарий. В свою очередь инициатор получает уведомления от системы о ходе ознакомления. Вся информация о ходе ознакомления фиксируется в карточке документа.

• Согласование
  

Сервис предназначен для выполнения процедуры электронного согласования документов в системе. Инициатор, подготовивший документ в системе, создает лист согласования. При его создании можно использовать заранее настроенные шаблоны или настроить маршрут согласования «с нуля», используя справочник структуры организации. Система позволяет выбирать в качестве участников согласования сотрудников, подразделения или функциональные роли. При использовании сервиса сохраняется история создания и утверждения документов, включая комментарии участников подготовки, версии документов, историю согласования.
Согласование может быть параллельным или последовательным. В первом случае проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, во втором согласование проходит поэтапно. Возможен также комбинированный вариант, когда определенный этап согласования проходит в параллельном режиме, а другой — в последовательном.

• Списки рассылки
  

Сервис предназначен для формирования и хранения списков повторяющихся рассылок электронных документов. Данные списки могут быть использованы в модулях и прикладных решениях при внесении данных об адресатах документа. Помимо общедоступных, система позволяет создавать и персональные списки рассылки, доступные только конкретному пользователю.

• Специализированный почтовый ящик
  

Сервис предназначен для получения корреспонденции от организаций и частных лиц, ее обработки и отправки по электронной почте. CompanyMedia позволяет настроить группы операторов поступающей корреспонденции для писем, пришедших от организаций, частных лиц, неопознанных корреспондентов. Каждая группа операторов получает доступ к соответствующим письмам в специализированном почтовом ящике. Они же являются получателями дайджестов – информационных электронных писем с перечнем поступившей корреспонденции. Оператор обрабатывает каждое письмо, принимая решение – передавать письмо на регистрацию как входящий документ, как обращение гражданина или не регистрировать.

Автоматизация документооборота. Основные показатели эффективности

Внедрение СЭД CompanyMedia позволяет добиться следующих результатов:

• Экономия стоимости ресурсов и материалов. Достигается за счет сокращения затрат на копирование и размножение документов (а значит и расходов на бумагу, материалы), их доставку в бумажном виде, приобретение и обновление копировально-множительного оборудования, содержание архивов бумажных документов.
• Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников — за счет экономии рабочего времени на осуществление рутинных процессов обработки документов, которые при внедрении СЭД выполняются автоматически;
• Ускорение информационных потоков. От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит, насколько она мобильна и динамична, с какой скоростью принимаются управленческие решения и как быстро они реализуются, насколько быстро организация способна реагировать на изменения внешней среды.
• Повышение продуктивности работы. Внедрение системы электронного документооборота приводит к сокращению непроизводительных затрат рабочего времени на 25-30%, высвобожденное время может быть потрачено сотрудниками на выполнение более важных задач.