Работа коллегиальных органов

Решение предназначено для информационной поддержки подготовки и проведения заседаний таких коллегиальных органов управления организации, как Совет Директоров, Правление, Комитеты и Комиссии и др.

Проведению заседания любого уровня обычно предшествует большая подготовительная работа, а именно, составление повестки дня, подготовка каждого вопроса для обсуждения, составление списка приглашенных, проектов решений, извещение ответственных и т.д. По результатам проведения заседания составляется протокол, в котором фиксируется ход обсуждения рассмотренных на нем вопросов и принятия решений. Протокол подписывается председателем и секретарем. Регистрируются и исполняются протоколы как организационно-распорядительные документы с контролем исполнения поручений по каждому вопросу или даже части вопроса.

В решении реализованы следующие основные функции:

• Формирование и учет вопросов, выносимых на заседание. В том числе планируемых вопросов
• Подготовка и согласование проектов решений и материалов по вопросам заседания
• Формирование, согласование и утверждение повестки дня (составленной из перечня вопросов), ознакомление с утверждённой повесткой дня
• Формирование, предварительное согласование отдельных пунктов, согласование проекта протокола в целом
• Регистрация протокола в базе данных «Организационно-распорядительных документов»
• Формирование выписок из зарегистрированного протокола
• Формирование поручений, контроль исполнения поручений по протоколам
• Система предоставления и ограничения прав доступа на создание, просмотр, изменение и удаление
• Присоединение электронных документов (файлов)
• Поиск документов по реквизитам и присоединенным файлам.

Жизненный цикл документов коллегиальных органов управления, реализованный в решении «Работа коллегиальных органов», представлен на рисунке.

Решение обеспечивает работу по подготовке вопросов к заседаниям и фиксации в протоколе принятых решений, а также по дальнейшему контролю исполнения решений.

В CompanyMedia поддерживаются различные режимы работы:

Централизованный режим. Всю работу по информационному наполнению заседаний коллегиальных органов осуществляет секретарь в однопользовательском режиме: формирует повестку заседания, создает вопросы к ней, вносит в систему дополнительные информационные материалы по вопросу, а также проекты решений и приложения к ним, полученные от докладчиков по электронной почте; после проведения заседания секретарь готовит протокол и рассылает его членам коллегиального органа;

Многопользовательский режим. Секретарь формирует повестку заседания, создает вопросы к ней и уведомляет ответственных за подготовку о назначении их ответственными за подготовку вопроса. В этом случае проекты решений и другие материалы по вопросам заседания готовят в системе непосредственно докладчики или назначенные ими ответственные сотрудники, секретарь выполняет контрольную функцию.

Инициативный режим. Вопросы формулируют и предлагают для включения в повестку непосредственно члены коллегиального органа – в зависимости от возникшей потребности. Секретарь может включить вопрос в повестку или отказать во включении с указанием причины. Этот режим может использоваться для подготовки заседаний, для которых не утверждается план вопросов на период, либо если возник внеплановый вопрос, который требует более срочного принятия решения, чем в следующий плановый период. Инициативный режим работы может комбинироваться с централизованным и многопользовательским.

Режим работы зависит, главным образом, от принятого регламента работы коллегиального органа и не требует дополнительных настроек системы. Таким образом, функциональность бизнес-решения позволяет работать с заседаниями, организованными по различному принципу работы.

При любом режиме работы может осуществляться синхронизация данных решения с мобильными приложениями CompanyMedia. По факту утверждения повестки, она поступает на мобильные рабочие места постоянных членов коллегиального органа вместе с проектами решений по вопросам. После регистрации протокола, этот документ также пересылается на мобильные рабочие места участников заседания.

На мобильном рабочем месте постоянных участников также предусмотрена возможность предварительного голосования и внесения комментариев к решению.