Корпоративный электронный архив

Корпоративный электронный архив предназначен для организации эффективной работы с архивными документами в соответствии с государственными, отраслевыми и ведомственными нормами. Модуль «Корпоративный электронный архив» решает задачи завершающей фазы жизненного цикла документов и замыкает весь комплекс процессов, связанных с обработкой документов.

Модуль позволяет решать задачи работы с документами:

• «Электронного» хранения (документы, которые обрабатываются и хранятся только в электронном виде)
• Бумажного хранения (документы, для которых хранение предусмотрено только на бумажном носителе)
• Смешанного хранения (документы, которые обрабатываются и хранятся как на бумажном носителе, так и в электронном виде)

CompanyMedia "Корпоративный электронный архив" может использоваться как полностью самостоятельный продукт или во взаимодействии с другими прикладными модулями системы. Таким образом, формирование архива может осуществляться путем прямой передачи документов на архивное хранение из различных модулей CompanyMedia (как в электронном виде, так и с параллельной передачей бумажного носителя в подразделение Архива); путем ретроконверсии документов на бумажном носителе, не находившихся на учете в CompanyMedia; путем картотечного учета документов на бумажном носителе, еще не прошедших ретроконверсию или не подлежащих ретроконверсии (не имеющих электронной формы).

Основные возможности модуля «Корпоративный Электронный Архив»:

• Формирование архива
• Автоматизация работы с документами, хранящимися в архиве
• Обеспечение единого места хранения сведений об архивных документах
• Оперативное обращение к документам электронного архива, поиск и использование в работе
• Автоматизация выдачи архивных документов и контроль возврата документов в архив.
  

Работники, связанные с процедурами архивного хранения, выполняют следующие функции:

• Первоначальное заполнение справочников подсистемы
• Подготовка документов для передачи в архив
• Передача документов в архив
• Уничтожение архивных документов
• Переработка описей в электронном архиве
• Поиск документов в архиве
• Формирование заявок на выдачу архивных документов
• Выдача архивных документов.

Модуль состоит из набора следующих компонентов:

• Справочники архива
• Каталог электронного архива
• Требования на выдачу дел
• Хранилище архива.

Для своей работы модуль использует также общие сервисы СЭД CompanyMedia:

• CO (структура организации)
• Уведомления
• Согласование
• Номенклатура дел.

Модуль в системе обеспечивает комплексную, интегрированную, надежную и безопасную информатизацию основной деятельности Архива организации, электронного фонда профильной документации, включая организацию технической, технологической, организационно-технической документации, результатов работы смежных CAD-систем и др., эффективного управления данными информационными и документационными потоками организации на основе единой информационной среды.