Автоматизация документооборота на предприятии с помощью модулей системы CompanyMedia
Модули CompanyMedia — прикладные решения, каждое из которых предназначено для автоматизации бизнес-процессов, относящихся к определенной предметной области. Модули могут применяться в качестве самостоятельных приложений и в комбинированном режиме — в этом случае гибкое сочетание функциональности модулей позволяет создавать комплексные решения, максимально соответствующие потребностям заказчика. Таким образом, автоматизация документооборота на предприятии реализуется в соответствии с потребностями конкретного заказчика. Для взаимодействия прикладных подсистем используется инфраструктура ActiveFrame, являющаяся каркасом, информационным ядром CompanyMedia.
В состав CompanyMedia входят модули:
Модуль CompanyMedia «Делопроизводство» предназначен для автоматизации внутренних и внешних электронных коммуникаций. Подсистема объединяет такие компоненты, как «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы» и другие. В модуле реализовано сочетание современных моделей ведения бизнеса и лучших практик российского документооборота и делопроизводства (ГСДОУ).
Система обеспечивает автоматизацию документооборота в рамках следующих функций:
- фиксирование всех реквизитов документов в соответствии с ГСДОУ и требованиями заказчика;
- распределенное (на местах) внесение поручений и резолюций;
- контроль исполнения документа в целом, отдельных поручений и исполнителей;
- фиксирование в системе передачи бумажных экземпляров и копий (смешанный документооборот);
- автоматическое формирование дел при отнесении документов к номенклатурным делам;
- поиск по набору реквизитов или по контексту;
- построение отчетов по найденным или выделенным документам в соответствии с шаблоном отчета;
- заверение содержания документов, поручений и отчетов об исполнении с помощью ЭП;
- возможность учета в системе всей (в том числе нерегистрируемой) входящей корреспонденции;
- работа с сопроводительными письмами в рамках электронного документооборота.
Подсистема CompanyMedia «Нормативно-распорядительные документы» предназначена для публикации и хранения официальных действующих на предприятии, а также устаревших нормативных и распорядительных документов. Модуль позволяет управлять комплексом документов, к числу которых относятся государственные и корпоративные нормативные акты, регламенты и инструкции, а также постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.
Автоматизируемые участки документооборота:
- подготовка, согласование проектов документов, их публикация и последующее хранение, поддержка версионности, отменяющих и заменяющих документов, полностью и в частях;
- поддержка ЭП при согласовании и утверждении (подписании) документа;
- работа с гиперссылками, позволяющими поддерживать базу документов в актуальном состоянии;
- документооборот в обособленных подразделениях и филиалах, публикация документов филиалами.
Документооборот в сфере договорной документации — один из наиболее значимых участков работы с корпоративным контентом. Модуль «CompanyMedia - Договоры» — это автоматизация всего жизненного цикла контрактной документации, включая создание проектов договоров, их согласование, формирование электронного архива. Система позволяет существенно сократить сроки согласования по договорам и полностью исключить риск потери документов.
Автоматизация документооборота по договорам:
- подготовка текста договора на основе шаблонов типовых договоров;
- подготовка нетиповых договоров, в том числе с поддержкой юридической логики;
- контроль прохождения (где и у кого находится), фиксация сроков согласования и резолюций, версий договоров;
- заключительное визирование договоров ответственным сотрудником или руководителем (ЭП);
- организация централизованного реестра договоров компании или предприятия в электронной форме (регистрация и учет, хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов);
- поиск, оперативное получение информации и отчетов;
- предоставление информации по договору подразделениям компании или отдельным сотрудникам;
- учет выдачи и возврата оригиналов документов;
- организация электронного архива завершенных и расторгнутых договоров.
Автоматизация внутреннего документооборота требует корректной работы с заявками в электронном виде. Модуль автоматизирует процессы, связанные с подготовкой и рассмотрением различных видов заявок, посредством которых подразделения организации взаимодействуют и оказывают услуги друг другу. В основе модуля – карточка «универсальной» заявки, которая может служить шаблоном для реализации заявок разных видов.
Возможности системы позволяют сотрудникам организации:
- создавать заявки и регистрировать их;
- обрабатывать заявки и контролировать их исполнение;
- архивировать выполненные заявки.
Модуль «CompanyMedia - Заседания» предназначен для комплексной автоматизации подготовки, проведения и контроля исполнения решений, принимаемых в ходе заседаний коллегиальных органов, включая заседания наблюдательных советов. Одна из ключевых особенностей модуля – возможность дистанционного участия в работе заседаний с применением планшетных устройств. Электронный документооборот, связанный с заседаниями, позволяет существенно экономить время руководителей высшего звена и сотрудников, участвующих в подготовке необходимых материалов.
Сквозная автоматизация на всех этапах:
- формирование проекта повестки дня;
- подготовка вопросов к заседанию (материалов по вопросам, проектов решений и приложений к ним);
- утверждение повестки заседания;
- рассылка документов к заседанию и повестки дня участникам заседания;
- проведение заседания в очной или заочной форме;
- подготовка и согласование протокола заседания;
- подписание и регистрация протокола;
- рассылка протокола участникам;
- выдача поручений и контроль исполнения решений, принятых по итогам заседания.
Корпоративный электронный архив предназначен для организации эффективной работы с архивными документами в соответствии с государственными, отраслевыми и ведомственными нормами. Таким образом, система CompanyMedia обеспечивает решение задач завершающей фазы жизненного цикла документов и замыкает весь комплекс процессов документооборота.
Модуль позволяет решать задачи:
- «электронное» хранение (документы, которые обрабатываются и хранятся только в электронном виде);
- бумажное хранение (документы, для которых хранение предусмотрено только на бумажном носителе);
- смешанное хранение (документы, которые обрабатываются и хранятся как на бумажном носителе, так и в электронном виде).
Модуль ориентирован, в первую очередь, на предприятия и организации, ведущие делопроизводство обращений граждан, и позволяет сократить временные затраты на регистрацию, обработку и контроль исполнения обращений физических лиц. Электронный документооборот по обращениям граждан значительно увеличивает эффективность работы органов власти всех уровней.
В системе возможно осуществление следующих действий:
- регистрация и учет первичных и повторных обращений;
- выбор исполнителей поручений по обращению;
- постановка на контроль исполнителей поручений;
- контроль исполнения поручений и хранение результатов в системе;
- подготовка, хранение и отправка ответных документов (сопроводительных писем и документов, письменных ответов заявителям и др.);
- формирование документов по обращениям в дела;
- создание электронного архива документов по обращениям (возможность их хранения в различных форматах);
- построение различных отчетов по обращениям;
- поиск документов по набору реквизитов, ответственному сотруднику, контексту;
- регистрации и хранения первичных и повторных обращений граждан в организацию;
- необходимая работа по обращениям;
- предоставления удобных средств контроля за исполнением поручений.
Модуль CompanyMedia «Поручения» предназначен для создания и контроля исполнения устных поручений, не связанных с документами.
В подсистеме реализованы следующие возможности:
- создание поручения (с указанием его автора, исполнителя, срока исполнения)
- редактирование поручения (изменение текста задания, состава исполнителей, пр.)
- постановка и снятие с контроля отдельных исполнителей, перенос срока исполнения с указанием причины переноса
- создание сотрудниками отчетов об исполнении поручений с целью: доложить о проделанной работе, уведомить автора поручения о ходе работ, запросить новый срок
- поиск поручения, удовлетворяющего заданным критериям.
Модуль «CompanyMedia-Факс» предназначен для хранения информации о факс-сообщениях, поступивших и направленных в другие организации или компании, сбора данных об их регистрации.
«CompanyMedia- Факс» позволяет:
- сократить издержки на обработку больших объемов факсимильной переписки
- сократить сроки доставки факс-сообщений адресатам
- автоматизировать регистрацию официальных документов, поступающих посредством факсимильной связи
- сократить расходы на обслуживание факсимильной техники
- обеспечить контроль доставки сообщений и гарантировать их сохранность.