+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати

Документы

Модуль «CompanyMedia – Документы»  служит для создания структурированного хранилища документов, создания тематических каталогов документов для информационной поддержки бизнес-процессов организации. Пользователи получают возможность подготовки и совместной работы с документами, не требующими учета в делопроизводческих базах.

Модуль позволяет создавать общие рабочие папки для различных служб и департаментов организации, личные рабочие папки, базы знаний, хранилища произвольного контента — текстовых документов, таблиц, аудио- и видео-материалов и т.д. Для папок и отдельных документов могут быть настроены права доступа, определяющие круг пользователей, имеющих возможность просматривать или изменять тот или иной контент.

«CompanyMedia – Документы» обладает развитыми возможностями построения папок-рубрикаторов, схем (категорий) доступа к информации, упорядоченного хранения документов, поддержки версионности и др.

Пользователям доступны такие возможности, как:

Рис. 1<

Рис. 1. Способы категоризации «Библиотека документов» — по папкам, по автору, по тематике.

В пользовательском интерфейсе документы модуля могут быть категоризированы:

По папкам — отображается иерархия папок и отнесенных к ним документов, папки и подпапки отображаются по алфавиту,  внутри папки документы сортируются по дате создания. Если пользователю, согласно его правам доступа, не доступен ни один документ в папке, пустая папка не отображается.

По тематике — записи категоризуются по тематике (название тематики – заголовок категории), внутри категории документы сортируются по дате. Если пользователю не доступен ни один документ с какой-то тематикой, категория не должна отображаться.

По дате создания 

По автору — записи категоризованы  по автору (пользователю, создавшему документ), внутри категории сортировка организована по дате создания.

Документы пользователей — сюда помещаются документы, не отнесенные ни к одной папке. Записи категоризованы  по автору, создавшему документ, внутри категории сортировка настроена по дате создания.

«CompanyMedia-Документы» позволяет:

  • обеспечить одновременную работу с документом сотрудников в рамках одной или нескольких организаций независимо от территориального положения, существенно сократить время подготовки документов и повысить их качество за счет учета мнения разных сотрудников;
  • автоматически предоставлять доступ к документу лицам, указанным в реквизитах докмента (адресаты, участники совместной подготовки и согласования и т.д.), давать доступ только тем сотрудникам, которых документ касается (соблюдать конфиденциальность), гарантированно, в автоматическом режиме доставлять документ всем заинтересованным сотрудникам (надежность доставки и обеспечения доступа);
  • разграничивать права доступа к документам (в зависимости от должностных обязан­ностей, вида документа, принадлежности и других параметров), обеспечивать высо­кую степень защиты документа от несанкционированного доступа, поддерживать любой сложности регламенты управления документами, основанные на ролевых, административных и других принципах;
  • исключить некорректное использование неактуальных версий документов и вместе с тем хранить историю создания документа за счет развитого механизма поддержки версионности.
вернуться наверх